Fehlzeitenmanagement: Definition, Kennzahlen und mögliche Maßnahmen

Was tun, wenn die eigenen Beschäftigten immer häufiger oder länger fehlen? Diese Frage können Unternehmen im Rahmen eines Fehlzeitenmanagements beantworten. Hier ermitteln sie geeignete Maßnahmen, um die Anzahl und Dauer anfallender Fehlzeiten so gering wie möglich zu halten. Aber welche Kennziffern sollten dabei berücksichtigt werden und welche Ursachen gibt es für übermäßige Fehl- und Krankheitszahlen?

Kommt es zu massiven Fehlzeiten in der Belegschaft, müssen Arbeitgebende gegensteuern – idealerweise strukturiert anhand eines eigenen Fehlzeitenmanagements. (Bild: © Jeanette Dietl – stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Fehlzeitenmanagement? – Definition
2. Ziele von Fehlzeitenmanagement
3. Ursachen für (häufige) Fehlzeiten
4. Wie kann man Fehlzeiten reduzieren? – Maßnahmen
5. Fehlzeitenmanagement: Seminar

Was ist Fehlzeitenmanagement? – Definition

Der Begriff Fehlzeitenmanagement beschreibt alle Maßnahmen, die dazu dienen, Fehlzeiten von Beschäftigten zu verringern. Im Fokus stehen dabei insbesondere Fehlzeiten aufgrund von Krankheit bzw. Arbeitsunfähigkeit, aber auch das bewusste Fernbleiben vom Arbeitsplatz (Absentismus).

Ein betriebliches Fehlzeitenmanagement ist v. a. notwendig, wenn es vermehrt oder zu immer längeren Fehlzeiten von Seiten der Beschäftigten kommt. Denn mehr Fehlzeiten führen zu Unkosten für Arbeitgebende und können langfristig die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beeinträchtigen. Zudem sind vermehrte Fehlzeiten oftmals ein Warnsignal für die Geschäftsführung, dass es Probleme innerhalb der Belegschaft gibt. Denn gerade krankheitsbedingte Fehlzeiten lassen sich häufig auf die Arbeitsbedingungen zurückführen (Stress, Aufgabenverteilung etc.).

Zu den wichtigsten Bestandteilen eines Fehlzeitenmanagements zählt die Untersuchung aller Arbeitsbedingungen, die die Menge an Fehlzeiten im Unternehmen beeinflussen. Hierzu gehören vorwiegend die Arbeitsorganisation, Tätigkeiten und involvierten Beschäftigten eines Arbeitsplatzes.

Was fällt unter Fehlzeiten?

Fehlzeiten sind zunächst alle Zeiträume, in denen Beschäftigte ihrem Unternehmen aufgrund von Abwesenheit nicht zur Verfügung stehen. Auszuklammern sind Arbeitende im Homeoffice oder an anderen hybriden Standorten. Sie sind zwar ebenfalls nicht persönlich im Betrieb anwesend, stellen jedoch ihre Arbeitskraft weiterhin zur Verfügung.

Im Fehlzeitenmanagement sollten speziell folgende Gründe für Fehlzeiten berücksichtigt werden:

• akute Erkrankung/Arbeitsunfähigkeit (klassische Krankmeldung, Unfall, Arbeitsunfall etc.)
• Vortäuschen einer Arbeitsunfähigkeit („Blaumachen“)
• Weiterbildung/Fortbildung
• Sonderurlaub (Elternzeit, Pflegezeit, Kur etc.)
• Dienstabbruch

Regulärer Erholungsurlaub oder ähnliche vorab bekannte, geplante und kurzfristige Fehlzeiten fallen nicht in den Aufgabenbereich des Fehlzeitenmanagements.

Ziele von Fehlzeitenmanagement

Mit einem agilen Fehlzeitenmanagement verfolgen Unternehmen folgende Ziele:

• Häufigkeit/Dauer aufkommender Fehlzeiten von Beschäftigten reduzieren
• Entstehende Kosten durch Fehlzeiten verringern
• Leistungsfähigkeit und -bereitschaft der Angestellten fördern
• Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens steigern

Um diese Ziele zu erreichen, sollten sich Betriebe erst einmal mit den gängigsten Ursachen für Fehlzeiten und Arbeitsunfähigkeit beschäftigen.

Ursachen für (häufige) Fehlzeiten

Von allgemeiner Unzufriedenheit am Arbeitsplatz über Probleme mit Kolleginnen und Kollegen oder den Vorgesetzten bis hin zu chronischen Erkrankungen – im Fehlzeitenmanagement müssen unterschiedliche Gründe für das Aufkommen von Fehlzeiten beachtet werden.

Diese Ursachen lassen sich z. B. in folgende Faktoren unterteilen:

Kommt es häufiger zu akuten Erkrankungen, sollte die Geschäftsleitung prüfen lassen, ob es bestimmte Arbeitsbedingungen gibt, die die steigende Anzahl an Fehlzeiten verursachen. Kommt es nur innerhalb einer Abteilung zu vermehrter Abwesenheit? Wurden bestimmte Arbeitsabläufe geändert? Wird neuerdings mit bestimmten Gefahrstoffen (anders) gearbeitet? Oder gab es eine Umstrukturierung innerhalb der Führungsebene?

Mit solchen Fragen können Unternehmen im Rahmen ihres Fehlzeitenmanagements Maßnahmen erarbeiten, um die gestiegene Anzahl an Fehlzeiten zu reduzieren.

Wie kann man Fehlzeiten reduzieren? – Maßnahmen

Je nach Ursache eignen sich andere Methoden, um die Häufigkeit oder Dauer von Fehlzeiten zu senken. Die folgende Übersicht soll eine Art Leitfaden bieten, wie ein betriebliches Fehlzeitenmanagement aussehen kann.

Bestandsaufnahme durchführen

Anfangs sollte eine Bestandsaufnahme der aktuellen Krankheitslage im Unternehmen erfolgen. Damit lässt sich leichter einschätzen, wie umfangreich die Maßnahmen sein müssen, die die Fehlzeiten im Betrieb verringern sollen. Hierfür eignen sich spezielle Gesundheitsberichte, die einen Überblick über den derzeitige Gesundheits- und Krankenstand im Unternehmen geben. Sie sollten bestimmte Kennzahlen aufweisen, die die Beurteilung der Bestandsaufnahme vereinfachen.

Zu den wichtigsten Kennzahlen im Fehlzeitenmanagement gehören die Häufigkeit und Dauer von Erkrankungen innerhalb der Belegschaft. Für eine bessere Vergleichbarkeit sollten diese Kennziffern in Abteilungen, Betriebe oder Filialen unterteilt werden. Damit kann das Unternehmen schneller abteilungsspezifische oder regionale Unterschiede bestimmen. Des Weiteren sollten die Daten über mehrere Monate hinweg gesammelt und entsprechend aufbereitet werden. Kommt es z. B. häufig zu Fehlzeiten in der kalten Jahreszeit?

Gegenmaßnahmen ergreifen

Sobald die aktuelle Lage ermittelt wurde, sollten entsprechende Gegenmaßnahmen getroffen werden. Für das Fehlzeitenmanagement bieten sich beispielsweise folgende Maßnahmen an:

• Fehlzeitengespräche mit vor kurzem erkrankten Beschäftigten führen (Krankenrückkehrgespräch)
• weitere Wiedereingliederungsmaßnahmen im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) nutzen, z. B. ein BEM-Gespräch
• passende Weiterbildungen für Beschäftigte und Führungskräfte anbieten, z. B. zu Zeitmanagement-Methoden oder hybrider Führung
• ggf. die bisherigen Arbeitszeitregelungen für Beschäftigte anpassen, um die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sicherzustellen
• (neue) Methoden zur Arbeitszeiterfassung einführen, um sowohl Überbelastungen vorzubeugen als auch auftretende Fehlzeiten zu erfassen
• spezielle Betriebsvereinbarung verfassen, die das Wohlergehen der Mitarbeitenden sicherstellt

Ebenso können die Grundprinzipien des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) das Fehlzeitmanagement ergänzen. Mit deren Hilfe können Unternehmen geeignete Strukturen schaffen, die für weniger Fehlzeiten und höhere Mitarbeitergesundheit sorgen.

Achtung: Eine niedrigere Krankheits- bzw. Fehlzeitenquote steht nicht automatisch für ein gesünderes Arbeitsumfeld. Denn kommen kranke Beschäftigte trotzdem zur Arbeit (Präsentismus), senken sie zwar die auftretenden Fehlzeiten, erhöhen jedoch ggf. das Ansteckungsrisiko für Andere oder schaden der eigenen Produktivität sowie der des Unternehmens.

Unter bestimmten Bedingungen können Arbeitgebende einzelne Beschäftigte sogar kündigen, wenn diese sehr lange oder häufig fehlen. Allerdings gelten hier besonders strenge arbeitsrechtliche Vorgaben.

Krankheitsbedingte Kündigung

Das Kündigungsschutzgesetz definiert hohe Anforderungen, damit eine Kündigung aufgrund langer oder häufiger Krankheit als sozial gerechtfertigt gilt. Folgende Schritte müssen Arbeitgebende in jedem Fall befolgen:

• Gesundheitsprognose erstellen

Anfangs ist eine detaillierte Zusammenstellung aller vergangenen Zeiträume der Arbeitsunfähigkeit der Person notwendig. Es müssen wenigstens die letzten drei Jahre untersucht werden. Laut des Bundesarbeitsgerichts müssen vergangene Fehlzeiten von mindestens sechs Wochen pro Jahr vorliegen (bei Vollzeittätigkeit), damit eine Kündigung in Betracht gezogen werden darf.

• Beeinträchtigung der betrieblichen Belange feststellen

Zusätzlich hat das Unternehmen die künftig zu erwartenden Fehlzeiten zu prognostizieren. Sie müssen die betrieblichen und wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Hierfür müssen Störungen im Betriebsablauf oder finanzielle Belastungen für das Unternehmen zu erwarten sein.

• Interessensabwägung bzw. BEM durchführen

Wenn sowohl die Gesundheitsprognose negativ ausgefallen ist als auch Beeinträchtigungen der betrieblichen Belange ermittelt wurden, muss das Beendigungsinteresse des Unternehmens gegen das Fortsetzungsinteresse des bzw. der Beschäftigten 
abgewogen werden. Bei diesem Vergleich sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

• Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Fehlzeiten vergleichbarer Beschäftigter
• Lebensalter des bzw. der Mitarbeitenden

Erst wenn auch nach Abwägung all dieser Punkte das Interesse des Betriebs dem des bzw. der Beschäftigten überwiegt, ist eine krankheitsbedingte Kündigung tatsächlich erlaubt.

Dennoch ist es oftmals hilfreich, mildere Maßnahmen als eine Kündigung zu ergreifen. Ist es beispielsweise sinnvoll, die Person an einen weniger belastenden Arbeitsplatz zu versetzen? Welche Maßnahmen hier in Betracht kommen, haben Arbeitgebende anhand eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements herauszufinden.

Damit es erst gar nicht zu einer solchen Anhäufung an Fehlzeiten und der Diskussion um eine Kündigung kommt, sollten sich Führungskräfte und Personalbeauftragte schon vorab über die Möglichkeiten des Fehlzeitenmanagements informieren – etwa in einem Seminar.

Fehlzeitenmanagement: Seminar

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Augsburg, 06.06.2023
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT

Quellen: Unfallkasse Baden-Württemberg, Gratis-Download „Krankheit von Arbeitnehmenden: Handlungsmöglichkeiten für Arbeitgebende“