Steuerliche Behandlung eines Arbeitsessens

Bewirtungskosten| Arbeitsessen | Norma Ebeling-Kapitz
ArbeitsessenIn der Praxis stellt sich häufig die Frage, wie der Fall steuerlich zu behandeln ist, wenn mehrere Arbeitnehmer während der Arbeitszeit in einem Restaurant eine Arbeitsbesprechung abhalten und sich dabei verpflegen. Liegt hier steuerpflichtiger Arbeitslohn vor? Welche Konsequenzen ergeben sich daraus und welche Unterscheidungen sind zu beachten?

Grundsätzlich liegt immer dann steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn die Bewirtung des Arbeitnehmers im Vordergrund steht. Dies gilt auch dann, wenn während der Bewirtung betriebliche Angelegenheiten besprochen werden. Hingegen liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn eine außergewöhnliche betriebliche Besprechung zur Einnahme einer Mahlzeit lediglich unterbrochen wird. Stellt die Beköstigung steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, weil ein Belohnungscharakter für die Bewirtung des Arbeitnehmers vorliegt und überwiegt, ist der Ansatz eines Sachbezugs für die Mahlzeit nicht möglich (R 8.1 Abs. 8 Nr. 3 LStR). Vielmehr ist der Arbeitslohn um die Höhe des auf den Arbeitnehmer entfallenden Anteils der Restaurantrechnung zu erhöhen.

Beispiel 1

Vier Abteilungsleiter eines Unternehmens treffen sich einmal im Monat zu einem geschäftlichen Mittagessen in einem Restaurant. Die Kosten für das Essen und die Getränke trägt der Arbeitgeber, da es sich um ein sog. Arbeitsessen handelt. Der Rechnungsbetrag lautet 380,00 Euro.

Lösung: Es liegt in voller Höhe ein geldwerter Vorteil für die Arbeitnehmer vor, da die Verpflegung nicht während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes erfolgt ist und der Wert des einzelnen Essens für die Arbeitnehmer je 40,00 Euro, und damit den Wert einer üblichen Mahlzeit, übersteigt. Daran ändert sich nichts, auch wenn betriebliche Angelegenheiten während des Essens besprochen worden sind. Der geldwerte Vorteil ist jeweils mit 90,00 Euro zu versteuern. Eine Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG mit 25 % ist nicht zulässig. Hingegen kommt eine Pauschalierung nach § 37b Abs. 2 EStG mit 30 % in Betracht. Sofern das Essen nur einen Wert von maximal 44,00 Euro gehabt hätte, könnte ggf. die monatliche Sachbezugs-Freigrenze zur Anwendung kommen.

Beispiel 2

Aufgrund eines wichtigen Auftrags, der noch im Monat September 2013 abgearbeitet werden muss, ist es erforderlich, das mehrere Arbeitnehmer einer Abteilung an zwei Tagen hintereinander Überstunden machen und jeweils bis ca. 22 Uhr arbeiten.

Variante a:
Die Arbeitnehmer gehen an beiden Tagen um 18 Uhr in ein nahegelegenes Restaurant und nehmen dort ein bereits vorbestelltes Abendessen zu sich. Danach arbeiten sie im Betrieb weiter. Die angefallenen Kosten in Höhe von 30,00 Euro pro Arbeitnehmer trägt der Arbeitgeber.

Lösung: Hier handelt es sich um einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz, wobei der Arbeitgeber ein betriebliches Interesse daran hat, dass der Auftrag fristgerecht abgearbeitet wird. Dies ist nur möglich, wenn die Arbeitnehmer alle gleichzeitig wieder die Arbeit aufnehmen, um an dem Auftrag weiterzuarbeiten. Der Wert der Mahlzeiten bleibt jeweils unter der Grenze für eine übliche Beköstigung in Höhe von 40,00 Euro. Somit liegt eine nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehörende Aufmerksamkeit für den Arbeitnehmer vor. Für die Mahlzeit muss kein Sachbezugswert versteuert werden.

Variante b:
Nach erfolgreicher Erledigung des Auftrags lädt der Arbeitgeber alle beteiligten Arbeitnehmer an einem Tag ihrer Wahl zu einem Essen in ein Restaurant ein. Die Aufwendungen pro Person betragen 40,00 Euro brutto.

Lösung: Die Arbeitnehmer werden als Belohnung für den erfolgreichen Arbeitseinsatz zum Essen eingeladen. Damit handelt es sich um eine steuerpflichtige Zuwendung für die Arbeitnehmer. Daran ändert auch die Einhaltung der Grenze für eine übliche Mahlzeit von 40,00 Euro brutto nichts. Der Wert der Mahlzeit muss versteuert und für die Sozialversicherung voll zum Arbeitslohn hinzugerechnet werden. Sofern die 44-Euro-Freigrenze noch nicht durch andere Zuwendungen ausgeschöpft ist, kann diese zur Anwendung kommen und die Mahlzeit bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei. Auch eine Anwendung des § 37b Abs. 2 EStG wäre möglich. Dadurch ist jedoch nicht die Sozialversicherung abgegolten.