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Die aktuellen Spesensätze 2024 für Dienstreisen innerhalb Deutschlands und ins Ausland wurden angepasst. Sie dienen der Abrechnung von Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten, die während der Dienstreise anfallen. Dieser Beitrag liefert Tabellen zu den derzeit gültigen Reisekostenpauschalen, Kürzungen und Pauschbeträgen. So sparen Sie sich lange Recherchen nach den aktuellen Spesen 2024 in Deutschland.
Für die korrekte Abrechnung der Spesensätze 2024 müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die aktuellen Werte kennen. (Bild: © Robert Kneschke – stock.adobe.com)
Inhaltsverzeichnis
Spesen sind bestimmte Ausgaben, die Beschäftigten während Dienstreisen, Messeauftritten oder anderen auswärtigen beruflichen Tätigkeiten entstehen. Denn bei solchen Reisen kommen oftmals zusätzliche Kosten für Verpflegung, Unterkunft oder Transport auf die Angestellten zu. Um diesen finanziellen Mehraufwand auszugleichen, können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihrer Belegschaft gesetzlich festgelegte Spesensätze in Form von Pauschalbeträgen erstatten. Hierfür benötigen die Beschäftigten entsprechende Belege.
Unter den Begriff Spesen fallen v. a. folgende Aufwendungen:
Wie hoch der jeweilige Pauschbetrag bzw. Spesensatz ist, hängt insbesondere von der Dauer und dem Land ab, in dem die Geschäftsreise stattfindet (Inland oder Ausland). Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht jährlich eine eigene Tabelle mit den aktuell geltenden Spesensätzen für alle Länder. Diese gelten verbindlich für alle Unternehmen.
Ja, Spesen können steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Sie gehören steuerrechtlich zu den Werbungskosten und lassen sich bei einer Steuererklärung in der Anlage N angeben. Für Selbstständige sowie Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber gelten Spesen als steuerabzugsfähige Betriebsausgaben.
Wichtig ist, dass Unternehmen bei der Erstattung der Pauschbeträge die maximalen Spesensätze nicht überschreiten. Diese Spesensätze werden im Folgenden erläutert.
Die aktuellen Spesensätze unterteilen die Verpflegungspauschale in zwei Arten. Sie sind abhängig von der Dauer der Dienstreise und werden wie folgt differenziert:
Diese Unterteilung gilt sowohl für die Abrechnung von Spesensätzen in Deutschland als auch für Spesen im Ausland.
Die Pauschbeträge bzw. Spesensätze für den Verpflegungsmehraufwand im Inland sollen für das Jahr 2024 erhöht werden. Hintergrund ist das am 17.11.2023 vom Bundestag verabschiedete Wachstumschancengesetzes. Zuvor wurden die Verpflegungspauschalen für Deutschland im Jahr 2020 geändert.
Wie sich der Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen in Deutschland ab 2024 erhöht, zeigt folgende Tabelle:
⇒ Hinweis: Gegebenenfalls ist beim Verpflegungsmehraufwand ein Sachbezug zu berücksichtigen.
Am 22.11.2023 veröffentlichte das BMF die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen ins Ausland ab 2024. Dort sind alle Pauschbeträge für Dienstreisen von mehr als acht und mehr als 24 Stunden Dauer definiert.
Für einen besseren Vergleich können Sie hier alle BMF-Schreiben zum Verpflegungsmehraufwand im Ausland als PDF-Datei einsehen:
Das jährliche Aktualisieren der Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen zeigt bereits: Die Spesensätze befinden sich in einem kontinuierlichen Wandel. So erweist sich die Berechnung der Spesen 2024 im Hinblick auf geldwerte Vorteile oftmals als Herausforderung. Unterstützung erhalten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber durch das 1-tägige Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Es informiert die Teilnehmenden an nur einem Tag über alle wichtigen Neuerungen bei den Spesensätzen und der Reisekostenabrechnung.
In diesem Video finden Sie weitere Informationen zur Veranstaltung:
Finden Sie hier einen passenden Termin in Ihrer Nähe oder nehmen Sie bequem von zu Hause aus teil:
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Bei einer Dienstreise innerhalb Deutschlands können Übernachtungskosten über zwei Möglichkeiten steuerfrei erstattet werden:
Diese Übernachtungspauschale können nur Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Einen rechtlichen Anspruch darauf haben Beschäftigte nicht. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit ist seit 2001 ein Wechsel zwischen Einzelnachweis und Pauschbetrag möglich.
Vorsicht bei privaten Unterkünften: Eventuell zahlen Unternehmen ihren Angestellten keine Übernachtungspauschalen, wenn sie für ihre Dienstreise eine private Unterkunft nutzen. In diesem Fall können die Mitarbeitenden seit 2008 die nicht erstatteten Beträge nicht mehr als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.
Neben den Pauschbeträgen für Verpflegung und Übernachtung gehören auch die Fahrtkosten einer Dienstreise zu den Spesensätzen. Hierfür gibt es eine gesonderte Kilometerpauschale, die Beschäftigte geltend machen können, wenn sie für eine Dienstreise mit dem privaten PKW unterwegs sind. Auch Fahrten zu Besuchen von Kundinnen und Kunden oder Lieferantinnen und Lieferanten sowie Besuche von Messen oder anderen beruflichen Veranstaltungen fallen darunter.
Die Pauschale basiert auf den durchschnittlichen Kosten für Benzin, Wartung und Versicherung pro Kilometer und ist in § 5 BRKG geregelt. Daher wird die Kilometerpauschale pro gefahrenen Kilometer angegeben und ist für Hin- und Rückreise gemeinsam zu berechnen. Sie gilt sowohl für Fahrten im Inland als auch für solche im Ausland und beträgt regulär:
⇒ Achtung: Neben der Kilometerpauschale gibt es noch die sog. Entfernungs- oder Pendlerpauschale. Diese gehört nicht zu den Spesen, sondern betrifft die regulären Fahrten zur Arbeitsstätte (sog. erste Tätigkeitsstätte), also keine Dienstreisen oder sonstigen Auswärtstätigkeiten.
Auch während der Dienstreise immer griffbereit – das digitale Praxishandbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. (Bild: © Halfpoint – stock.adobe.com)
Die voraussichtlichen Sachbezüge der Spesen 2024 sind bereits bekannt. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Beitrag „Neue Sachbezugswerte: Tabelle mit Kennzahlen zu Verpflegung, Unterkunft und weiteren Änderungen“.
Sachbezugswerte fanden bis 1996 bei Bewirtungen keine Anwendung. Lediglich die Verpflegungspauschale wurde gekürzt. Im Rahmen der Spesensätze stellen Sachbezüge eine Kürzung dar, wenn Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber unentgeltlich Mahlzeiten stellen, die auf der Dienstreise in Anspruch genommen wurden. Eine Mahlzeitengestellung durch Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber stellt grundsätzlich einen geldwerten Vorteil dar. Damit ist die Mahlzeit als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. In diesem Fall sind die Sachbezugswerte des jeweiligen Jahres entsprechend anzusetzen, gekürzt um eventuelle Eigenanteile der Beschäftigten zur Mahlzeitengestellung.
In verschiedenen Fällen müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Kürzungen bei der Abrechnung der Spesensätze berücksichtigen. So gilt seit dem 01.01.2010 bei Hotelübernachtungen ein herabgesetzter Steuersatz von 7 % Umsatzsteuer (USt.). Bei Frühstück und allen weiteren Mahlzeiten fallen hingegen 19 % USt. an. Die Beträge müssen getrennt ausgewiesen werden. Eine pauschale Kürzung ist möglich, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
Für ein enthaltenes Frühstück sieht das Reisekosten- und Bewirtungsrecht eine pauschale Kürzung von 20 % vor. Sie beziehen sich auf den für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer mindestens 24-stündigen Auswärtstätigkeit. Bei Mittag- und Abendessen gilt jeweils ein Spesenabzug von 40 %.
⇒ Welche weiteren gesetzlichen Neuerungen Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung jetzt beachten müssen, zeigt ihnen das Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Dort erhalten die Teilnehmenden einen Überblick über sämtliche Änderungen mit Hinweisen, worauf sie bei der Abrechnung künftig achten müssen. Außerdem gibt es jederzeit die Möglichkeit, individuelle Fragen zu stellen und sich mit anderen Verantwortlichen auszutauschen.
Rechtssichere Abrechnung der Reisekosten unter Berücksichtigung aller aktuellen Änderungen
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Augsburg, 22.11.2023 Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT
Quelle: „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“
