Mehrere gleichartige Mahlzeiten: Kürzung der Verpflegungspauschale?

Verpflegungsmehraufwand | Kürzung der Verpflegungspauschale | Christian Ziesel

Wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit, die er vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt bekommt, tatsächlich nicht einnimmt, ist die gesetzlich vorgeschriebene pauschale Kürzung des Verpflegungsmehraufwands dennoch vorzunehmen – außer, wenn der Arbeitgeber z.B. die entsprechende  Mahlzeit abbestellt oder der Mitarbeiter die Mahlzeit selbst veranlasst und bezahlt.

Was ist aber, wenn der Arbeitnehmer das Essen z.B. aufgrund einer Allergie nicht zu sich nehmen kann? Dies zeigen die folgenden Beispiele aus dem „Mitarbeiter-Merkblatt Reisekostenabrechnung 2016“.

Hintergrund:

Wenn der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit – aus welchen Gründen auch immer – tatsächlich nicht eingenommen hat (z.B. weil er das Frühstück verschlafen hat, das Essen nicht mag oder aus gesundheitlichen Gründen nicht zu sich nehmen kann), ist dennoch die Kürzung der Verpflegungspauschalen vorzunehmen. Es ist allerdings in diesen Fällen möglich, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer anstelle einer nicht eingenommenen und von ihm zur Verfügung gestellten Mahlzeit eine weitere gleichartige Mahlzeit im Rahmen der 60-Euro-Grenze – erste und zweite Mahlzeit zusammengerechnet! – zur Verfügung stellt.

Sofern der Arbeitnehmer für eine solche weitere vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit eine Zuzahlung zu leisten hat, mindert die Zahlung des Arbeitnehmers den Kürzungsbetrag der Verpflegungspauschale.

 

Praxisfall:

Beispiel: Günstigeres Mittagessen

Der Arbeitnehmer B nimmt an einer von seinem Arbeitgeber gebuchten eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil und ist mehr als acht Stunden von zu Hause abwesend. In der Tagungsgebühr ist ein Mittagessen zum Preis von 30 Euro enthalten. B verzichtet auf die Einnahme dieses Essens und nimmt stattdessen in der Mittagspause in einem nahe gelegenen Restaurant ein Essen zum Preis von 25 Euro ein, das ihm von seinem Arbeitgeber gegen Vorlage der Rechnung erstattet wird.

Verpflegungspauschale 12,00 Euro
Kürzung für zwei zur Verfügung gestellte Mittagessen
im Gesamtwert von 55 Euro
9,60 Euro
Verbleibende Verpflegungspauschale: 2,40 Euro

 

Beispiel: Teureres Mittagessen

Wie im vorhergehenden Beispiel; der Preis des im Restaurant eingenommenen Essens beträgt allerdings 35 Euro, das der Arbeitgeber in voller Höhe erstattet.

Verpflegungspauschale 12,00 Euro
Kürzung für zwei zur Verfügung gestellte Mittagessen
im Gesamtwert von 65 Euro
0,00 Euro
Verbleibende Verpflegungspauschale: 12,00 Euro
  • Eine Kürzung der Verpflegungspauschale unterbleibt, da der Preis der beiden Mittagessen insgesamt 60 Euro übersteigt (30 Euro + 35 Euro = 65 Euro). Die vom Arbeitgeber getragenen Aufwendungen für die beiden Mittagessen in Höhe von insgesamt 65 Euro sind steuerpflichtiger Arbeitslohn, der in Höhe von 12,00 Euro mit 25 % pauschal besteuert werden kann (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG).
  • Der verbleibende Betrag von 53 Euro ist nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen zu besteuern und beitragspflichtig.

Quelle: Auszug aus dem „Mitarbeiter-Merkblatt Reisekostenabrechnung 2016“, das es exklusiv für alle Abonnenten des Praxishandbuchs „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“ (Hrsg: Norma Ebeling-Kapitz; Forum Verlag Herkert GmbH) gibt

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