Wie funktioniert die Privatnutzung von Firmenwagen? – Steuer, Kilometerbegrenzung und Nutzungswert

Wollen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmern die Privatnutzung von Firmenwagen erlauben, müssen beide Parteien einige steuerrechtliche Vorgaben beachten. Denn es gibt verschiedene Methoden zur Versteuerung von Firmenwagen zur Privatnutzung. Ebenfalls möglich sind individuelle Regelungen zur Kilometerbegrenzung oder Übernahme von Kfz-Kosten. Worauf Unternehmen und Beschäftigte bei der Privatnutzung von Firmenwagen achten müssen, zeigt dieser Beitrag.

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Inhaltsverzeichnis

1. Privatnutzung von Firmenwagen: Was ist erlaubt?
2. Firmenwagen mit Privatnutzung: Kilometerbegrenzung
3. Nutzungswert bei Privatnutzung von Firmenwagen

Privatnutzung von Firmenwagen: Was ist erlaubt?

Am 22.03.2018 berieten sich die Spitzenverbände der Sozialversicherung (GKV-Spitzenverband, Deutsche Rentenversicherung Bund, Bundesagentur für Arbeit) über die Berücksichtigung der von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern getragenen Aufwendungen. Dabei wurde u. a. über die Privatnutzung von Firmenwagen diskutiert. Die Fachpersonen bestätigten: Firmenwagen zur Privatnutzung als Sachbezug können ein Arbeitsentgelt darstellen. Hier müssen Unternehmen und Beschäftigte auf die steuerrechtlichen Ansatzwerte zurückzugreifen. Dies gilt auch bei der Berücksichtigung der von den Angestellten getragenen Aufwendungen.

Steuerrechtliche Vorgaben

Nach § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV gehören alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung zum Arbeitsentgelt im sozialversicherungsrechtlichen Sinn.

Dieser Grundsatz gilt unabhängig von folgenden Faktoren:

• Besteht ein Rechtsanspruch auf diese Einnahmen?
• Unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form werden die Einnahmen geleistet?
• Werden die Einnahmen unmittelbar oder im Zusammenhang mit ihr erzielt?

Auch die Privatnutzung von Firmenwagen kann als Sachbezug und Arbeitsentgelt i. S. d. § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV gelten. Für die (sozialversicherungsrechtliche) Bewertung dieses Sachbezugs müssen Arbeitgeber die steuerlichen Regelungen aus § 8 Abs. 2 Satz 2 und 3 EStG anwenden (§ 3 Abs. 1 Satz 3 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV)). Diese lauten wie folgt:

Für die Privatnutzung von Firmenwagen gilt § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG. Der Wert der Einnahmen erhöht sich für jeden Kalendermonat um 0,03 % des Bruttolistenpreises (0,03%-Regelung) für jeden Kilometer Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Fahrten nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG (Werbungskosten).

Hierfür muss eine der folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Der Firmenwagen darf für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden.
• Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben keine erste Tätigkeitsstätte, sie müssen nach Absprache mit dem Arbeitgeber jedoch dauerhaft denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise arbeitstäglich aufsuchen.
  → Es gelten die gleichen Regelungen wie bei Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Abs. 2 EStG).

⇒ Sie nutzen ein Elektroauto als Firmenwagen und wollen es privat nutzen? Welche steuerrechtlichen Vorgaben hierbei gelten, beschreibt der Beitrag „Elektroauto (E-Auto) als Firmenwagen: 1%-Regelung, geldwerter Vorteil und private Nutzung“.

Firmenwagen mit Privatnutzung: Kilometerbegrenzung

Im Regelfall definiert der Arbeitgeber eine Kilometerbegrenzung zur Privatnutzung von Firmenwagen. Üblicherweise liegt die erlaubte, jährlich zurückgelegte Distanz zwischen 15.000 und 30.000 Kilometern. Es sind aber auch andere Vereinbarungen möglich. 

Wichtig: Der Firmenwagen darf höchstens zu 50 % für private Zwecke genutzt werden. Sonst gilt das Fahrzeug nicht mehr als Dienstwagen. Insbesondere Angestellte in Personal-, Lohnbüros und Reisekostenabrechnungsstellen müssen diese rechtlichen Vorgaben kennen.

Nutzungswert bei Privatnutzung von Firmenwagen

Die Spitzenverbände der Sozialversicherung nutzten in ihrer Niederschrift vom 22.03.2018 die beiden BFH-Urteile vom 30.11.2016 (Az. VI R 49/14 und VI R 2/15). Damals entschied der Bundesfinanzhof, dass ein Nutzungsentgelt, welches der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber zahlt, grundsätzlich den vom Arbeitnehmer zu versteuernden Nutzungswert mindert. Allerdings beschlossen sie auch, dass ein Betrag, der den Nutzungswert übersteigt, weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten führt.

Außerdem vertritt der Bundesfinanzhof (BFH) entgegen seiner früheren Rechtsprechung den Standpunkt, dass im Rahmen der Privatnutzung von Firmenwagen die selbst getragenen Kfz-Kosten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer den pauschal ermittelten Nutzungswert (1%- bzw. 0,03%-Regelung) mindern, wenn die Beschäftigten diesen Aufwand darlegen und nachweisen.

Diesen BFH-Entscheidungen folgte die Finanzverwaltung mit dem BMF-Schreiben vom 21.09.2017 – sowohl für die pauschale Methode als auch für die Fahrtenbuch-Methode zur Ermittlung des Nutzungswerts.

Nutzungswert für Firmenwagen berechnen

Arbeitgeber sind im Lohnsteuerabzugsverfahren zur Anrechnung der individuellen Fahrzeugkosten der Beschäftigten bei der Nutzungswertermittlung verpflichtet, wenn sich aus der arbeitsvertraglichen oder sonstigen Rechtsgrundlage nichts anderes ergibt. Hierfür müssen die Beschäftigten, die ihren Firmenwagen privat nutzen, dem Unternehmen jedes Jahr fahrzeugbezogen die Höhe der individuellen Kfz-Kosten und die Kfz-Gesamtfahrleistung schriftlich übermitteln. Im Einzelnen müssen sie diese Zahlen ggf. umfassend darlegen und belastbar nachweisen.

Auf Grundlage dieser Erklärungen und Belege, die Arbeitgeber im Original zum Lohnkonto nehmen müssen, ist der Lohnsteuerabzug durchzuführen, sofern die Beschäftigten nicht erkennbar unrichtige Angaben machen. Ermittlungspflichten ergeben sich für Arbeitgeber hierdurch nicht. Aus Vereinfachungsgründen ist es nicht zu beanstanden, wenn für den Lohnsteuerabzug zunächst vorläufig fahrzeugbezogen die Erklärung des Vorjahres zugrunde gelegt wird. Nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach Beendigung des Dienstverhältnisses ist der tatsächlich zu versteuernde Nutzwert zu ermitteln und eine etwaige Lohnsteuerdifferenz bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung auszugleichen. Danach können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine Minderung des Nutzungswerts nur noch im Veranlagungsverfahren der Einkommenssteuer geltend machen.

Die steuerrechtliche Minderung des Nutzungswerts durch den Arbeitgeber ist beitragsrechtlich zu berücksichtigen (Verweis in § 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV auf § 8 Abs. 2 Satz 2 und 3 EStG). Das gilt ebenso, wenn die steuerrechtliche Minderung des Nutzungswerts rückwirkend erfolgt. Allerdings begrenzt sich diese Regelung bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung für das vorangegangene Kalenderjahr oder im Laufe des Kalenderjahres wegen Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

Hinweis: Eine steuerrechtliche Minderung des Nutzungswerts im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung führt (unter Berücksichtigung des Grundsatzes aus § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV) nicht zur nachträglichen Beitragsfreiheit.

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Quellen: „Niederschrift der Besprechung der Spitzenverbände der Sozialversicherung über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs am 22.03.2018“ (Punkt 2), BFH: Pressemitteilung Nr. 10 vom 06.03.2019, Urteil vom 08.11.2018 (Az. III R 13/16)

Augsburg, 13.06.2024
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT