Gemischte Reisekosten korrekt abrechnen: Dienstreise mit Urlaub verbinden

Immer wieder kommt es vor, dass es sich für Arbeitnehmer/-innen anbietet, Geschäftsreisen mit einem privaten Urlaub zu verbinden. So ein Fall liegt beispielsweise vor, wenn ein Seminarbesuch mit einem anschließenden Kurzurlaub verbunden wird. Bei der anschließenden Reisekostenabrechnung ergeben sich jedoch v. a. dann Schwierigkeiten, wenn Aufwendungen nicht eindeutig zuordenbar sind. Die folgenden Beispiele stellen einige Konstellationen vor, die sich aus unterschiedlichen zeitlichen Verhältnissen von privaten und dienstlichen Anteilen ergeben.

(Bild: © Peera – stock.adobe.com)

Fallbeispiel 1: Dienstreise mit verlängertem Wochenende

Angenommen, ein Mitarbeiter fliegt für zwei Wochen in die USA auf eine beruflich veranlasste Reise. Am Wochenende hat er allerdings frei und kann sich dem privaten Vergnügen widmen. In diesem Fall ist das Wochenende eindeutig von zeitlich untergeordneter Bedeutung. Das Gesetz gibt vor, dass es sich bei einem privaten Anteil von weniger als 10 % eindeutig um eine Dienstreise handelt. Der Arbeitgeber muss sowohl die Kosten der Flüge als auch die Übernachtungen übernehmen.

Fallbeispiel 2: Kundentermin während des Urlaubs

Ein anderes Bild liegt vor, wenn z.  B. eine Arbeitnehmerin drei Wochen Urlaub auf Hawaii verbringt und währenddessen für zwei Tage zu einem Kundentermin nach Florida fliegt. Hier ist der Grund der Reise eindeutig privater Natur. Daher muss die Arbeitnehmerin die Flüge von Deutschland nach Hawaii und wieder zurück selbst bezahlen, denn der/die Arbeitgeber/-in hat nicht für die Aufwendungen einer Urlaubsreise aufzukommen. Allein die Kosten, die unmittelbar mit dem Kundentermin zusammenhängen – z. B. die Reisekosten zwischen Hawaii und Florida – sind für die Arbeitnehmerin abziehbar.

Fallbeispiel 3: Eine Woche dienstlich und eine Woche privat

Ein Mitarbeiter reist geschäftlich eine Woche in die USA, verbringt jedoch anschließend noch eine weitere Woche seinen Urlaub dort. In diesem Fall sind die zeitlichen Anteile der dienstlichen und privaten Reise gleich groß. Die Übernachtungen sind klar zuordenbar, d. h. der/die Arbeitgeber/-in kommt nur für die Hälfte der Hotelaufwendungen auf. Die Flüge sind allerdings gemischt – daher müssen die Kosten hier gerecht aufgeteilt werden.

Zusammenfassung: Gesetzliche Regelung bei gemischten Reisekosten

Allgemein gibt die Gesetzgebung Folgendes vor: Wenn der private Anteil unter 10 % liegt, ist die Reise eindeutig dienstlich veranlasst – beträgt dagegen der geschäftliche Anteil weniger als 10 %, liegt eine private Reise vor. Bei anderen Konstellationen werden die Kosten aufgeteilt. Sind die Anteile eindeutig nach objektiven Merkmalen (z. B. der Zeit) dienstlich oder privat zuordenbar, übernimmt der/die Arbeitgeber/-in die Kosten des beruflichen Anteils. Ist eine Aufteilung nach objektiven Merkmalen jedoch nicht möglich, werden die Kosten 50:50 aufgeteilt (BFH-Urteil vom 24.02.2011).

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Augsburg, 13.11.2017
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT