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Die aktuellen Spesensätze für Dienstreisen innerhalb Deutschlands und ins Ausland werden meist jährlich angepasst. Sie dienen der Abrechnung von Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten, die während der Dienstreise anfallen. Dieser Beitrag liefert Tabellen zu den derzeit gültigen Reisekostenpauschalen, Kürzungen und Pauschbeträgen. So sparen Sie sich lange Recherchen nach den aktuellen Spesensätzen 2023 in Deutschland.
Für die korrekte Abrechnung der Spesensätze 2023 müssen Arbeitgeber sorgfältig arbeiten und die aktuellen Werte kennen. (Bild: © Robert Kneschke / stock.adobe.com)
Inhaltsverzeichnis
Die aktuellen Spesensätze unterteilen die Verpflegungspauschale in zwei Arten. Sie sind abhängig von der Dauer der Dienstreise und werden wie folgt differenziert:
Diese Unterteilung gilt sowohl für die Abrechnung von Spesen in Deutschland als auch für Spesen im Ausland.
Die Pauschbeträge bzw. Spesensätze für den Verpflegungsmehraufwand im Inland wurden zuletzt im Jahr 2020 erhöht. Deshalb blieben die dazugehörigen Spesensätze auch in 2021 und 2022 gleich. Da zudem die neuen Spesen 2023 noch nicht bekannt sind, gelten derzeit folgende Beträge:
Tabelle 1: Pauschaler Verpflegungsmehraufwand seit 01.01.2020 bis heuteHinweis: Gegebenenfalls ist beim Verpflegungsmehraufwand ein Sachbezug zu berücksichtigen.
Am 23.11.2022 gab das BMF die neuen Verpflegungspauschalen für 2023 bekannt. Für einen besseren Vergleich können Sie hier alle BMF-Schreiben zu Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen im Ausland als PDF-Datei einsehen:
Das jährliche Aktualisieren der Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen zeigt bereits: Die Spesensätze befinden sich in einem kontinuierlichen Wandel. So erweist sich die Berechnung der Spesensätze 2023 im Hinblick auf geldwerte Vorteile oftmals als Herausforderung. Unterstützung erhalten Arbeitgeber/innen durch das 1-tägige Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Es informiert die Teilnehmenden an nur einem Tag über alle wichtigen Neuerungen bei den Spesensätzen und der Reisekostenabrechnung.
In diesem Video finden Sie weitere Informationen zur Veranstaltung:
Finden Sie hier einen passenden Termin in Ihrer Nähe oder nehmen Sie bequem von zu Hause aus teil:
Sie bevorzugen Bücher und andere Nachschlagewerke? Dann schauen Sie sich unser digitales Praxishandbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“ an. Es enthält Handlungsanweisungen und Tipps für Ihre rechtssichere Reisekostenabrechnung.
Bei einer Dienstreise innerhalb Deutschlands können Übernachtungskosten über zwei Möglichkeiten steuerfrei erstattet werden:
Diese Übernachtungspauschale können nur Arbeitgeber/innen steuerfrei erstatten. Einen rechtlichen Anspruch darauf haben Arbeitnehmer/innen nicht. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit ist ein Wechsel zwischen Einzelnachweis und Pauschbetrag seit 2001 möglich.
Vorsicht bei privaten Unterkünften: Eventuell zahlen Unternehmen ihren Beschäftigten keine Übernachtungspauschalen, wenn sie für ihre Dienstreise eine private Unterkunft nutzen. In diesem Fall können die Mitarbeitenden seit 2008 die nicht erstatteten Beträge nicht mehr als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.
Alle anwendbaren Pauschbeträge immer griffbereit, egal ob an der ersten Arbeitsstätte oder während der Dienstreise – hierfür gibt es das digitale Praxishandbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. (Bild: © Halfpoint / stock.adobe.com)
Im Gegensatz zu den meisten Spesensätzen sind die Beträge für die Kilometer- und Pendlerpauschale für das Jahr 2023 bereits bekannt.
Die Kilometer- bzw. Entfernungspauschale ist in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und 5 EStG geregelt. Von 2022 bis mindestens 2027 sollen folgende Kilometerpauschalen gelten:
Tabelle 2: Angehobene Kilometerpauschalen 2022 bis mindestens 2027
*Die Gesetzgebung beschloss im Februar 2022 die Entfernungspauschale zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte rückwirkend ab dem 01.01.2022 auf 0,38 Euro je Kilometer zu erhöhen. Diese Anhebung war eigentlich erst ab dem Jahr 2024 geplant, sollte mit der Änderung jedoch die Beschäftigten besonders entlasten, die täglich viele Kilometer in die Arbeit pendeln.
Achtung: Die Entfernungspauschale ist auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro gedeckelt – es sei denn, die Beschäftigten können höhere Kosten nachweisen. Außerdem müssen sie für die Fahrt ihr eigenes Auto nutzen oder einen Firmenwagen, der ihnen zur Privatnutzung überlassen wurde.
Die Kostendeckelung bei 4.500 Euro gilt z. B. bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (ohne Nachweise). Hier lassen sich alternativ zur Abrechnung per Entfernungspauschale die tatsächlichen Kosten anhand der Belege dokumentieren. Job-Tickets und ähnliche kostenrelevante Faktoren sind zu berücksichtigen.
Mit „Pendlerpauschale“ ist die verkehrsmittelunabhängige Kilometerpauschale bei Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte gemeint (§ 9 Abs. 2 EStG). Auch hier beträgt die Pendlerpauschale rückwirkend für und ab dem Kalenderjahr 2007 0,30 Euro ab dem ersten Kilometer.
Seit 2021 besteht für Mitarbeitende in bestimmten Fällen neben der Pendlerpauschale die Möglichkeit zur Abrechnung über die Mobilitätsprämie. Sie greift für Pendelnde mit geringem Einkommen, die keine Lohnsteuer zahlen und mehr als 20 Kilometer Anfahrtsweg zur ersten Tätigkeitsstätte zurücklegen. Die Mobilitätsprämie beträgt ab dem 21. Entfernungskilometer 14 % der erhöhten Pauschale (0,35 Euro bzw. 0,38 Euro), also 4,9 Cent bis zum Kalenderjahr 2026 bzw. ab 2024 5,3 Cent pro Kilometer. Allerdings muss die Mobilitätsprämie mindestens 10 Euro betragen, damit sie beim Wohnsitzfinanzamt von den Beschäftigten beantragt werden kann.
Die Sachbezugswerte sind eine der wenigen Kennzahlen der Spesensätze 2023, für die bislang schon voraussichtliche Werte vorliegen.
Wie hoch sind die neuen Sachbezugswerte? Das lesen Sie im Beitrag „Neue Sachbezugswerte: Tabelle mit Kennzahlen zu Verpflegung, Unterkunft und weiteren Änderungen“.
Sachbezugswerte fanden bis 1996 bei Bewirtungen keine Anwendung. Lediglich die Verpflegungspauschale wurde gekürzt. Im Rahmen der Spesensätze stellen Sachbezüge eine Kürzung dar, wenn der Arbeitgeber unentgeltlich Mahlzeiten stellt, die auf der Dienstreise in Anspruch genommen worden sind. Eine Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber stellt grundsätzlich einen geldwerten Vorteil dar. Damit ist die Mahlzeit als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. In diesem Fall sind die Sachbezugswerte des jeweiligen Jahres entsprechend anzusetzen, gekürzt um eventuelle Eigenanteile des/der Arbeitnehmer/-in zur Mahlzeitengestellung.
In verschiedenen Fällen müssen Arbeitgeber/innen Kürzungen bei der Abrechnung der Spesensätze berücksichtigen.
Seit dem 01.01.2010 gilt bei Hotelübernachtungen ein herabgesetzter Steuersatz von 7 % Umsatzsteuer (USt.). Bei Frühstück und allen weiteren Mahlzeiten fallen hingegen 19 % USt. an. Die Beträge müssen getrennt ausgewiesen werden. Eine pauschale Kürzung ist möglich, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
Die pauschale Kürzung für das Frühstück beträgt seit dem 01.01.2020 5,60 Euro. Zuvor galt bis zum 31.12.2019 ein Pauschbetrag von 4,80 Euro.
Für ein enthaltenes Frühstück, dessen Preis nicht bekannt ist, sieht das Reisekosten- und Bewirtungsrecht ebenfalls pauschal eine Kürzung vor. Sie beträgt 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden. Für Mittag-und Abendessen gilt in diesem Fall jeweils ein Abzug von 40 %.
Bis zum Beginn der Corona-Pandemie im Jahr 2020 wurden die Spesensätze meist jährlich aktualisiert. Seitdem wurden jedoch viele Pauschbeträge und Pauschalen verlängert, etwa bei den Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen im Inland und Ausland. Hier gelten noch die Zahlen von 2021 bzw. 2022, sodass noch keine neuen Werte für 2023 bekannt sind.
In anderen Bereichen wie der Kilometer- und Pendlerpauschale stehen hingegen schon seit einiger Zeit die Spesensätze 2023 fest. Auch die vorläufigen Sachbezugswerte für 2023 stehen bereits fest. Arbeitgeber/innen sollten sich also stets über aktuelle Neuerungen bei den Spesensätzen informieren, um anfallende Verpflegungsaufwände ihrer Beschäftigten fachgerecht abzurechnen.
Welche gesetzlichen Neuerungen Unternehmen es bei der Reisekostenabrechnung jetzt beachten müssen, zeigt ihnen das Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Dort erhalten die Teilnehmenden einen Überblick über sämtliche Änderungen mit Hinweisen, worauf sie bei der Abrechnung künftig achten müssen. Außerdem gibt es jederzeit die Möglichkeit, individuelle Fragen zu stellen und sich mit Fachkolleg/innen auszutauschen.
Informieren Sie sich jetzt über die aktuellen Inhalte und Veranstaltungstermine des Seminars:
Rechtssichere Abrechnung der Reisekosten unter Berücksichtigung aller aktuellen Änderungen
Augsburg, 18.11.2022 Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT
Quelle: Digitales Handbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“
