Wie funktioniert interne Personalbeschaffung? – Definition, Vor- und Nachteile sowie konkrete Maßnahmen

Soll eine frei gewordene oder neu geschaffene Stelle im Unternehmen (wieder) besetzt werden, können Unternehmen im eigenen Betrieb nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten suchen. Diese sog. interne Personalbeschaffung ist das Gegenstück zum externen Recruiting und bringt für die Personalverantwortlichen eigene Vor- und Nachteile mit sich. Doch was gehört zur internen Personalbeschaffung und wie erfolgt sie in der Praxis?

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist interne Personalbeschaffung? – Definition
2. Vor- und Nachteile interner Personalbeschaffung
3. Wie erfolgt die interne Personalbeschaffung? – Beispiele

Was ist interne Personalbeschaffung? – Definition

Bei der internen Personalbeschaffung werden offene Stellen mit bereits im Betrieb angestellten Personen besetzt. Die Hauptzielgruppe dieser Personalsuche ist also der Beschäftigtenpool innerhalb des eigenen Unternehmens. Auf Wunsch kann die interne Personalbeschaffung noch auf den Familien-, Freundes- und Bekanntenkreis der Angestellten ausgeweitet werden, um eine größere Anzahl potenzieller Kandidatinnen und Kandidaten zu erhalten. 

Eine Sonderform der internen Personalbeschaffung ist die sog. Versetzung nach § 95 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Hierbei wird einer angestellten Person ein neuer Arbeitsplatz zugewiesen, entweder für länger als einen Monat oder unter erheblicher Änderung der bisherigen Arbeitsumstände (Arbeitsaufgabe, Abteilung etc.). Solche Versetzungen unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 99 BetrVG).

Unterschied interne und externe Personalbeschaffung

Im Gegensatz zur internen Personalbeschaffung richtet sich die externe Personalbeschaffung an betriebsfremde Personen, also solche, die bislang nicht im eigenen Unternehmen beschäftigt sind. Das umfasst sämtliche Recruitingmaßnahmen, etwa das Veröffentlichen einer Stellenausschreibung auf der eigenen Website, das Schalten von Inseraten auf Jobportalen oder Anzeigen in sozialen Netzwerken und die Teilnahme an Jobmessen.

In der Praxis können sich Unternehmen zunächst auf eine der beiden Formen fokussieren. Sie können aber auch beide Arten der Personalbeschaffung gleichzeitig nutzen, um möglichst schnell eine neue Arbeitskraft zu finden.

⇒ Hinweis: Soll eine Stelle neu besetzt werden, kann der Betriebsrat nach § 93 BetrVG zunächst eine interne Stellenausschreibung verlangen, bevor externe Recruitingmaßnahmen ergriffen werden. Es kann ebenso gesonderte Vereinbarungen mit dem Betriebsrat oder der Mitarbeiterversammlung geben, das vakante Stellen generell zuerst intern ausgeschrieben werden sollen, bevor externe Personalbeschaffungsmaßnahmen hinzukommen.

Doch egal, ob intern oder extern: Bei der Personalbeschaffung kommt es auf die rechtzeitige Planung an. Denn nur, wenn vakante Stellen frühzeitig ausgeschrieben und besetzt werden, können die internen Prozesse aufrechterhalten und der Geschäftsbetrieb weitergeführt werden. Daher braucht es entsprechende Fachkräfte im Personalmanagement, die solche Kompetenzen im Bereich der Personalplanung und -beschaffung mitbringen.

Vor- und Nachteile interner Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung bietet Unternehmen einige Vorteile gegenüber dem externen Recruiting, bringt jedoch ebenfalls eigene Herausforderungen mit sich, wie die folgende Übersicht zeigt.

Vorteile der internen Personalbeschaffung

• Internes Personal bringt bereits erprobte Qualifikationen und Erfahrungen zu internen Spezifikationen mit
• Interne Angestellte kennen die Unternehmenskultur und evtl. die anderen Beschäftigten des neuen Teams
  ⇒ Kürzere Einarbeitungszeit
• Stärkere Bindung des Personals an das Unternehmen
• Geringere Kosten für Recruiting (z. B. keine Anzeigenkosten für externe Stellenportale)
• Ggf. höhere Mitarbeitermotivation durch neue Perspektiven für Beschäftigte (Entgegenwirken von Low Performern, Boreout etc.)

Welche Nachteile hat eine interne Personalbeschaffung?

• Geringeres Bewerberpotenzial bzw. niedrigere Anzahl potenzieller Kandidatinnen und Kandidaten
• Fehlende neue Perspektiven von außerhalb der Organisation (sog. Betriebsblindheit)
• Bisherige Stelle der sich bewerbenden Person muss ggf. ebenfalls neu besetzt werden
  ⇒ Gefahr der Mehrarbeit/zusätzlichen Belastung für übrige Teammitglieder
• Konfliktpotenzial innerhalb der betroffenen Teams (z. B. aufgrund von Neid oder Mehrarbeit in der ehemaligen Abteilung der neu eingestellten Person)

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, sollten Personalverantwortliche auch bei der internen Akquise darauf achten, dass die Bewerbenden eigene Impulse und Ideen zur Organisation von Arbeits- und Alltagsstrukturen einbringen können. Zudem sollten interne Machtkämpfe um eine neue Position vermieden werden, indem auf eine besonders transparente und kooperative Kommunikation Wert gelegt wird. Das gilt für den gesamten Ausschreibungs- und Besetzungsprozess.

Wie erfolgt die interne Personalbeschaffung? – Beispiele

Grundsätzlich erfolgt die interne Personalbeschaffung ähnlich wie das externe Recruiting – mit dem Unterschied, dass eine andere Personengruppe angesprochen wird. So können sich alle Beschäftigten, die die Voraussetzungen der Stellenbeschreibung erfüllen, auf die Stelle bewerben. Ansonsten ist der Ablauf hinter der internen Stellenbesetzung großteils identisch mit der externen Personalbeschaffung.

So gehören zur internen Personalbeschaffung vorwiegend folgende Maßnahmen:

• Anfertigung eines Anforderungsprofils für die zu besetzende Position
• Erstellung einer Stellenausschreibung anhand des Anforderungsprofils und Veröffentlichung auf internen Kanälen (z. B. per Mail, Intranet und Aushang/schwarzem Brett)
• Sammlung von Bewerbungen interessierter Mitglieder aus der Belegschaft
• Sichtung der Bewerbungen und Durchführung von Vorstellungsgesprächen
• Ggf. Organisation von Probearbeiten
• Finale Auswahl passender Kandidatinnen und Kandidaten
• Abwicklung des neuen bzw. Anpassung des bisherigen Arbeitsvertrags
• Einarbeitung in die neue Tätigkeit

Neben der Benutzung von Stellenausschreibungen gehören insbesondere diese Methoden zur internen Personalbeschaffung:

• Empfehlung/Nominierung geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten durch die Vorgesetzten
• Übernahme von Auszubildenden nach der Berufsausbildung, von dualen/Werkstudierenden nach dem Studium oder von Personen im Praktikum, z. B. in eine Berufsausbildung oder ein Studium

Mit der internen Personalbeschaffung lassen sich auch vakante Führungspositionen mit bereits erfahrenen Angestellten besetzen, die bislang noch keine Führungsrolle innehatten. Hierfür können sie sich durch entsprechende Fort- und Weiterbildungen die nötigen Kompetenzen einer Führungskraft aneignen.

Veranstaltungsempfehlungen

Wie sich angehende Führungskräfte optimal auf ihre neue Rolle vorbereiten, erfahren sie im 3-tägigen Intensiv-Seminar „Aus dem Team zur Führungskraft“. Darin lernen die Teilnehmenden alle Führungsmethoden kennen und wie sie häufige Fehler in der Anfangszeit vermeiden.

Noch mehr Informationen zur internen Personalbeschaffung, etwa zur Erstellung von Stellenausschreibungen und den Instrumenten des Personalmarketings, gibt es in der „Zertifikats-Weiterbildung Geprüfte/r Personalreferent/in“. Sie vermittelt alle erforderlichen Kompetenzen einer professionellen Personalarbeit – bequem von zu Hause oder aus dem Büro.

Augsburg, 14.05.2024
Online-Redaktion, AKADEMIE HERKERT

Quellen: „Praxishandbuch Pflegestärkungsgesetz“, Fachzeitschrift „QM-PRAXIS in der Pflege inklusive Hygiene aktuell“ (Ausgabe August 2022)