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Neuigkeiten & Fachwissen
14.12.2021 | PERSONAL, AUSBILDUNG & RECHT

Die Verwaltungsanweisungen zur Abrechnung von Spesen, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschalen werden jährlich angepasst. Hier finden Sie kurze Tabellen und Übersichten zu den aktuell gültigen Reisekostenpauschalen, Sachbezügen, Kürzungen und Pauschbeträgen. So sparen Sie sich lange Recherchen nach den aktuell gültigen Spesensätzen 2022 in Deutschland.

 

Inhaltsverzeichnis

  1. Verpflegungspauschalen 2022 innerhalb Deutschlands
  2. Übernachtungspauschale: Aktuelle Spesen 2022 im deutschen Inland
  3. Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für veranlasste Reisen ins Ausland
  4. Kilometerpauschale 2022: Sogenanntes Kilometergeld erhöht
  5. Pendlerpauschale
  6. Sachbezug lückenlos dokumentieren
  7. Kürzungen in den Spesen 2022
    Aktuelles Reisekostenrecht: Immer auf dem Laufenden

 

Gruppe von Geschäftsleuten auf Dienstreise unterhalten sich am Flughafen

Für die vorteilhafte Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und Spesensätze 2022 sind Sorgfalt, lückenlose Dokumentation und verlässliche Informationen zum aktuellen Reisekosten- und Bewirtungsrecht unverzichtbar. (Bild: © Robert Kneschke / stock.adobe.com)

 

1. Verpflegungspauschalen Deutschland: Aktuelle Spesensätze 2022

Beim Verpflegungsmehraufwand wird zwischen zwei Pauschal-Spesensätzen unterschieden. Diese richten sich nach Dauer der Abwesenheit; die Unterscheidung gilt für die Abrechnung von Spesen in Deutschland wie auch im Ausland.

  • Verpflegungspauschale für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern mit durchgängiger Abwesenheit von 0 bis 24 Uhr
  • Verpflegungspauschale für Dienstreisen, die länger als 8 Stunden, aber kürzer als 24 Stunden dauern: Diese kommen bei mehrtägigen Dienstreisen auch am Tag der An- oder Abreise zum Tragen.


Verpflegungsmehraufwand 2022 innerhalb Deutschlands

Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand (Spesensätze) im Inland bleiben für 2021 und 2022 gleich hoch. Damit ergeben sich folgende Beträge:

Gültigkeitsdauer Abwesenheitsdauer Verpflegungsmehraufwand
seit 01.01.2021 ab 24 Stunden 28,00 Euro
über 8 bis 24 Stunden 14,00 Euro
01.01.2014 bis 31.12.2019 ab 24 Stunden 24,00 Euro
über 8 bis 24 Stunden 12,00 Euro
bis 31.12.2013 ab 24 Stunden 24,00 Euro
14 bis 24 Stunden 12,00 Euro
über 8 bis 14 Stunden 6,00 Euro

Tabelle 1: Pauschaler Verpflegungsmehraufwand seit 01.01.2023 bis heute

Hinweis: Gegebenenfalls ist beim Verpflegungsmehraufwand ein Sachbezug zu berücksichtigen.


2. Übernachtungspauschale: Aktuelle Spesen 2022 im deutschen Inland

Bei einer Auswärtstätigkeit innerhalb Deutschlands können Übernachtungskosten mittels zwei Möglichkeiten steuerfrei erstattet werden:

  1. Durch Vorlage der Hotelrechnung
  2. Durch Inanspruchnahme eines Pauschbetrags – 20,00 Euro pro Nacht

Hinweis: Diese Übernachtungspauschale kann nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Einen rechtlichen Anspruch darauf haben Arbeitnehmer/-innen allerdings nicht.

Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit ist ein Wechsel zwischen Einzelnachweis und Pauschbetrag seit 2001 möglich.


Vorsicht: Eventuell zahlt das Unternehmen keine Übernachtungspauschalen bei Übernachtungen in privaten Unterkünften auf Dienstreisen. In diesen Fällen können die Mitarbeitenden die nicht erstatteten Beträge nicht mehr als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung ab 2008 geltend machen.

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3. Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für veranlasste Reisen ins Ausland

Rückenansicht auf Geschäftsmann mit Koffer auf Dienstreise geht durch Hotelkorridor

Das BMF hat die anwendbaren Spesensätze zu Auslandsreisen im Schreiben IV C 5 - S 2353/19/10010 :00 zusammengefasst. Mit dem digitalen Praxishandbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“ haben Sie immer alle anwendbaren Pauschbeträge griffbereit – ob an der ersten Arbeitsstätte oder während der Dienstreise. (Bild: © Halfpoint / stock.adobe.com)

 

Die Auslandspauschalen für 2022 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) im Schreiben vom 03.12.2021 bzw. Schreiben vom 27.09.2021 veröffentlicht. Demnach bleiben die bisherigen Pauschalen, die seit dem 01.01.2021 gelten, auch für 2022 erhalten. Grund hierfür sind die Auswirkungen der Corona-Pandemie. Das BMF-Schreiben führt neben den Reisekosten- und Übernachtungspauschalen Beispielrechnungen und Hinweise auf.

Sie können die Schreiben hier als PDF-Datei einsehen:

 

4. Kilometerpauschale 2022: Sogenanntes Kilometergeld erhöht

Werden bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug durchgeführt, stehen zwei Abrechnungsoptionen zur Auswahl:

  1. Ansatz der tatsächlichen Kosten als Werbungskosten
  2. Abrechnung als Reisekostenpauschale (Dienstreisepauschale)

Hinweis: Aufwände für Auswärtstätigkeiten lassen sich steuerlich erheblich besser abrechnen als die Tätigkeit an der ersten Tätigkeitsstätte. Für diese darf nur die Entfernungspauschale angesetzt werden.

Die Entfernungspauschale regelt § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und 5 EStG. Diese wurde 2021 zunächst 0,35 Euro je Kilometer ab dem 21. gefahrenen Kilometer einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angehoben. Allerdings beschloss der Gesetzgeber im Februar 2022, die Entferungspauschale rückwirkend ab dem 01.01.2022 auf 0,38 Euro je Kilometer zu erhöhen. Diese Anhebung war eigentlich erst ab dem Jahr 2024 geplant, wie folgende Übersicht zeigt:

Zunächst geplante Kilometerpauschalen zur Abrechnung der Reisekosten 2022 und den Folgejahren:

Kalenderjahr 1. bis 20. Entfernungskilometer ab dem 20. Entfernungskilometer
2022 bis 2023 0,30 Euro je km 0,35 Euro je km
→ geändert auf 0,38 Euro je km
2024 bis 2026 0,30 Euro je km 0,38 Euro je km
2027 0,30 Euro je km 0,30 Euro je km

Tabelle 2: Angehobene Kilometerpauschlen 2022 bis mindestens 2027 

Mit der kurzfristigen Anhebung im Februar 2022 sollen jedoch die Beschäftigten besonders entlastet werden, die täglich viele Kilometer in die Arbeit pendeln.

Hinweise:

  • Die Kilometerpauschale für Fahrräder und die Erhöhung der Pauschale bei der Mitnahme weiterer Personen sind zum 01.01.2014 entfallen.
  • Grundsätzlich ist die Entfernungspauschale auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro gedeckelt – es sei denn, man kann höhere Kosten nachweisen.
  • Arbeitnehmer/-innen können einen höheren Betrag als 4.500 Euro ansetzen, sofern sie einen eigenen oder einen ihnen zur privaten Nutzung überlassenen Kraftwagen nutzen.

Die Kostendeckelung bei 4.500 Euro gilt zum Beispiel bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (ohne Nachweise). Hier lassen sich alternativ zur Abrechnung per Entfernungspauschale die tatsächlichen Kosten anhand der Belege dokumentieren. Job-Tickets und ähnliche kostenrelevante Faktoren sind zu berücksichtigen.

 

5. Pendlerpauschale

Die Pendlerpauschale meint die verkehrsmittelunabhängige Kilometerpauschale bei Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 2 EStG). Auch hier beträgt die Pendlerpauschale rückwirkend für und ab dem Kalenderjahr 2007 0,30 Euro ab dem ersten Kilometer. (Vgl. auch Bundesverfassungsgericht (BVerfG), Urteil des Zweiten Senats vom 09. Dezember 2008: 2 BvL 1/07, Rn. 1-91.)

Ab 2021 besteht für Arbeitnehmer/-innen in bestimmten Fällen neben der Pendlerpauschale die Möglichkeit zur Abrechnung über die Mobilitätsprämie. Sie greift für Pendler/-innen mit geringem Einkommen, die keine Lohnsteuer zahlen und mehr als 20 Kilometer Anfahrtsweg zur ersten Tätigkeitsstätte zurücklegen. Die Mobilitätsprämie beträgt ab dem 21. Entfernungskilometer 14 % der erhöhten Pauschale (0,35 Euro bzw. 0,38 Euro), also 4,9 Cent bis zum Kalenderjahr 2026 bzw. ab 2024 5,3 Cent pro Kilometer. Allerdings muss die Mobilitätsprämie mindestens zehn Euro betragen, damit sie beim Wohnsitzfinanzamt von den Arbeitnehmer/-innen beantragt werden kann.

 

6. Sachbezugswerte

Sachbezugswerte fanden bis 1996 bei Bewirtungen keine Anwendung. Lediglich die Verpflegungspauschale wurde gekürzt. Im Rahmen der Spesensätze stellen Sachbezüge eine Kürzung dar, wenn der Arbeitgeber unentgeltlich Mahlzeiten stellt, die auf der Dienstreise in Anspruch genommen worden sind. Eine Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber stellt grundsätzlich einen geldwerten Vorteil dar. Damit ist die Mahlzeit als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. In diesem Fall sind die Sachbezugswerte des jeweiligen Jahres entsprechend anzusetzen, gekürzt um eventuelle Eigenanteile des/der Arbeitnehmer/-in zur Mahlzeitengestellung.

Die Sachbezugswerte für Verpflegung im Rahmen der Spesensätze 2021 sind wie folgt festgesetzt:

Mahlzeit Sachbezug 2021 Sachbezug 2020 Vorjahre (2013 bis 2019)
Frühstück 1,83 Euro 1,80 Euro

2019: 1,77 Euro
2018: 1,73 Euro
2017: 1,70 Euro
2016: 1,67 Euro
2015: 1,63 Euro
2014: 1,63 Euro
2013: 1,60 Euro

Mittagessen /
Abendessen:
 3,47 Euro  3,40 Euro 2019: 3,30 Euro
2018: 3,23 Euro
2017: 3,17 Euro
2016: 3,10 Euro
2015: 3,00 Euro
2014: 3,00 Euro
2013: 2,93 Euro

Tabelle 3: Sachbezugswerte für Verpflegung 2021 sowie der Vorjahre bis einschließlich 2013

Weitere Informationen zum korrekten Umgang mit Sachbezugswerten bietet der Fachbeitrag „Neue Sachbezugswerte: Tabelle mit Kennzahlen zu Verpflegung, Unterkunft und weiteren Änderungen“.

Hinweis: Die zu berücksichtigen Vorgaben und steuerlichen Bedingungen befinden sich im kontinuierlichen Wandel. So erweist sich die Berechnung der Spesensätze 2022 im Hinblick auf geldwerte Vorteile als Herausforderung. Unterstützung gibt hier das digitale Praxishandbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Damit erhalten Sie Handlungsanweisungen und Tipps für Ihre rechtssichere Abrechnung. Die Inhalte werden fortlaufend aktualisiert und ermöglichen selbst bei Spezialfällen

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7. Kürzungen in den Spesen von 2021

In verschiedenen Fällen sind Kürzungen bei der Abrechnung der Spesensätze zu berücksichtigen.

Kürzung für Verpflegung bei der Übernachtungspauschale im Inland

Seit dem 01.01.2010 gilt bei Hotelübernachtungen ein herabgesetzter Steuersatz von 7 % Umsatzsteuer (USt.). Bei Frühstück und allen weiteren Mahlzeiten fallen hingegen 19 % USt. an. Die Beträge müssen getrennt ausgewiesen werden.

Hinweis: Eine pauschale Kürzung ist möglich, sobald in der Rechnung

  • ein Paketpreis für Nebenleistungen (bestehend aus Frühstück, Parkmöglichkeiten etc.) – z. B. als „Business-Package“, „Servicepauschale“ – angegeben wird, und
  • keine Frühstücksgestellung vorliegt.

Die Kürzung fürs Frühstück beträgt:

  • bis zum 31.12.2019: pauschale Kürzung in Höhe von 4,80 Euro
  • ab dem 01.01.2020: pauschale Kürzung in Höhe von 5,60 Euro

Kürzung für Verpflegung bei der Übernachtungspauschale im Ausland

Für ein enthaltenes Frühstück, dessen Preis nicht bekannt ist, wird pauschal eine Kürzung angewendet. Diese beträgt 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden. Für Mittagessen sowie Abendessen gilt in diesem Fall jeweils ein Abzug von 40 %.

Aktuelles Reisekostenrecht: Immer auf dem Laufenden

Eine exakte Abrechnung der Spesensätze 2022 wie auch in den Vorjahren ist eine Herausforderung, die nicht nur größte Sorgfalt erfordert. Erst aktuelle und verlässliche Informationen und Arbeitsmittel ermöglichen eine rechtssichere Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Verpflegungsmehraufwendungen und Spesen allgemein.

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