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14.12.2021 | PERSONAL, AUSBILDUNG & RECHT

2021 gelten neue Verwaltungsanweisungen zur Abrechnung von Spesen, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschalen. Hier finden Sie die aktuell gültigen Reisekostenpauschalen, Sachbezüge, Kürzungen und Pauschbeträge aufgelistet. So sparen Sie sich lange Recherchen nach und in komplexen Tabellen für die Spesensätze 2021.

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Inhaltsverzeichnis

1. Verpflegungspauschalen 2021 innerhalb Deutschlands

2. Übernachtungspauschale: Aktuelle Spesen 2021 im deutschen Inland

3. Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für veranlasste Reisen ins Ausland

4. Kilometerpauschale 2021: Sogenanntes Kilometergeld erhöht

5. Pendlerpauschale

6. Sachbezug lückenlos dokumentieren

7. Kürzungen in den Spesen 2021

Aktuelles Reisekostenrecht: Immer auf dem Laufenden

 

Gruppe von Geschäftsleuten auf Dienstreise unterhalten sich am Flughafen

Für die vorteilhafte Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und Spesensätze 2021 sind Sorgfalt, lückenlose Dokumentation und verlässliche Informationen zum aktuellen Reisekosten- und Bewirtungsrecht unverzichtbar. (Bild: © Robert Kneschke / stock.adobe.com)

 

1. Verpflegungspauschalen Deutschland: Aktuelle Spesensätze 2021

Beim Verpflegungsmehraufwand wird zwischen zwei Pauschal-Spesensätzen unterschieden. Diese richten sich nach Dauer der Abwesenheit; die Unterscheidung gilt für die Abrechnung von Spesen in Deutschland wie auch im Ausland.

  • Verpflegungspauschale für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern mit durchgängiger Abwesenheit von 0 bis 24 Uhr
  • Verpflegungspauschale für Dienstreisen, die länger als 8 Stunden, aber kürzer als 24 Stunden dauern: Diese kommen bei mehrtägigen Dienstreisen auch am Tag der An- oder Abreise zum Tragen.


Verpflegungsmehraufwand 2021 innerhalb Deutschlands

Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand (Spesensätze) im Inland bleiben für 2021 und 2022 gleich hoch:

Abwesenheitsdauer Verpflegungsmehraufwand
ab 24 Stunden 28,00 Euro
über 8 bis 24 Stunden 14,00 Euro

 Tabelle 1: Pauschaler Verpflegungsmehraufwand seit 01.01.2020


Verpflegungsmehraufwand vor 2020 innerhalb Deutschlands

Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand (Spesensätze) im Inland vom 01.01.2014 bis zum 31.12.2019:

Abwesenheitsdauer Verpflegungsmehraufwand
ab 24 Stunden 24,00 Euro
über 8 bis 24 Stunden 12,00 Euro

 Tabelle 2: Pauschaler Verpflegungsmehraufwand 2014 bis 2020


Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand (Spesensätze) im Inland bis zum 31.12.2013:

Abwesenheitsdauer Verpflegungsmehraufwand
ab 24 Stunden 24,00 Euro
14 bis 24 Stunden 12,00 Euro
8 bis 14 Stunden 6,00 Euro

 Tabelle 3: Pauschalen Verpflegungsmehraufwand bis 2013


Hinweis: Gegebenenfalls ist beim Verpflegungsmehraufwand ein Sachbezug zu berücksichtigen.


2. Übernachtungspauschale: Aktuelle Spesen 2021 im deutschen Inland

Bei einer Auswärtstätigkeit innerhalb Deutschlands können Übernachtungskosten mittels zwei Möglichkeiten steuerfrei erstattet werden:

  1. Durch Vorlage der Hotelrechnung
  2. Durch Inanspruchnahme eines Pauschbetrags – 20,00 Euro pro Nacht

Hinweis: Diese Übernachtungspauschale kann nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Einen rechtlichen Anspruch darauf haben Arbeitnehmer/-innen allerdings nicht.

Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit ist ein Wechsel zwischen Einzelnachweis und Pauschbetrag seit 2001 möglich.


Vorsicht: Eventuell zahlt das Unternehmen keine Übernachtungspauschalen bei Übernachtungen in privaten Unterkünften auf Dienstreisen. In diesen Fällen können die Mitarbeitenden die nicht erstatteten Beträge nicht mehr als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung ab 2008 geltend machen.

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3. Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für veranlasste Reisen ins Ausland

Rückenansicht auf Geschäftsmann mit Koffer auf Dienstreise geht durch Hotelkorridor

Das BMF hat die anwendbaren Spesensätze für 2021 zu Auslandsreisen im Schreiben IV C 5 - S 2353/19/10010 :00 zusammengefasst. Mit dem digitalen Praxishandbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“ haben Sie immer alle anwendbaren Pauschbeträge griffbereit – ob an der ersten Arbeitsstätte oder während der Dienstreise. (Bild: © Halfpoint / stock.adobe.com)

 

Die Auslandspauschalen für 2021 und 2022, die ab dem 01.01.2021 gelten und für 2022 pandemiebedingt nicht angepasst werden, hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) im Schreiben vom 03.12.2021 bzw. Schreiben vom 27.09.2021 veröffentlicht. Das BMF-Schreiben führt neben den Reisekosten- und Übernachtungspauschalen Beispielrechnungen und Hinweise auf. Sie können die Schreiben hier als PDF-Datei einsehen:

  • Für 2021: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021
  • Für 2022: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2022

Pauschale Spesensätze für Reisen ins Ausland 2020

Die Auslandspauschalen für 2020 hat das BMF im Schreiben vom 15.11.2019 veröffentlicht:
Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2020 

Auslandspauschalen der Vorjahre

Im Folgenden finden sich die jeweiligen BMF-Schreiben zur Abrechnung der Übernachtungspauschalen und Verpflegungsmehraufwendungen für Auslandsdienstreisen vor 2020:

  • Auslandspauschalen für 2019: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2019
  • Auslandspauschalen für 2018: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2018
  • Auslandspauschalen für 2017: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2017
  • Auslandspauschalen für 2016: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2016
  • Auslandspauschalen für 2015: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2015
  • Auslandspauschalen für 2014: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2014

 

4. Kilometerpauschale 2021: Sogenanntes Kilometergeld erhöht

Werden bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug durchgeführt, stehen zwei Abrechnungsoptionen zur Auswahl:

  1. Ansatz der tatsächlichen Kosten als Werbungskosten oder
  2. Abrechnung als Reisekostenpauschale (Dienstreisepauschale).

Hinweis: Aufwände für Auswärtstätigkeiten lassen sich steuerlich erheblich besser abrechnen als die Tätigkeit an der ersten Tätigkeitsstätte. Für diese darf nur die Entfernungspauschale angesetzt werden.

Die Entfernungspauschale regelt § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und 5 EStG. Diese wurde 2021 auf 0,35 Euro je Kilometer ab dem 21. gefahrenen Kilometer einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angehoben. Eine weitere Änderung erfolgt 2024 und 2027. Diese Maßnahme soll die Fernpendler/-innen entlasten.

Aktuelle Kilometerpauschalen zur Abrechnung der Reisekosten 2021 und den Folgejahren:

 

Kalenderjahr 1. bis 20. Entfernungskilometer ab dem 20. Entfernungskilometer
2021 0,30 Euro je km 0,35 Euro je km

2022

0,30 Euro je km 0,35 Euro je km
2023 0,30 Euro je km 0,35 Euro je km
2024 0,30 Euro je km 0,38 Euro je km
2025 0,30 Euro je km 0,38 Euro je km
2026 0,30 Euro je km 0,38 Euro je km
2027 0,30 Euro je km 0,30 Euro je km

 Tabelle 4: Angehobene Kilometerpauschlen 2021 bis mindestens 2027

Hinweise:

  • Die Kilometerpauschale für Fahrräder und die Erhöhung der Pauschale bei der Mitnahme weiterer Personen sind zum 01.01.2014 entfallen.
  • Grundsätzlich ist die Entfernungspauschale auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro gedeckelt – es sei denn, man kann höhere Kosten nachweisen.
  • Arbeitnehmer/-innen können einen höheren Betrag als 4.500 Euro ansetzen, sofern sie einen eigenen oder einen ihnen zur privaten Nutzung überlassenen Kraftwagen nutzen.

Die Kostendeckelung bei 4.500 Euro gilt zum Beispiel bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (ohne Nachweise). Hier lassen sich alternativ zur Abrechnung per Entfernungspauschale die tatsächlichen Kosten anhand der Belege dokumentieren. Job-Tickets und ähnliche kostenrelevante Faktoren sind zu berücksichtigen.

 

5. Pendlerpauschale

Die Pendlerpauschale meint die verkehrsmittelunabhängige Kilometerpauschale bei Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 2 EStG). Auch hier beträgt die Pendlerpauschale ab dem ersten Kilometer, rückwirkend für und ab dem Kalenderjahr 2007, 0,30 Euro.

Vgl. auch Bundesverfassungsgericht (BVerfG), Urteil des Zweiten Senats vom 09. Dezember 2008: 2 BvL 1/07, Rn. 1-91.

Ab 2021 besteht für Arbeitnehmer/-innen in bestimmten Fällen neben der Pendlerpauschale die Möglichkeit zur Abrechnung über die Mobilitätsprämie. Sie greift für Pendler/-innen mit geringem Einkommen, die keine Lohnsteuer zahlen und mehr als 20 Kilometer Anfahrtsweg zur ersten Tätigkeitsstätte zurücklegen. Die Mobilitätsprämie beträgt ab dem 21. Entfernungskilometer 14 % der erhöhten Pauschale (0,35 Euro bzw. 0,38 Euro), also 4,9 Cent bis zum Kalenderjahr 2026 bzw. ab 2024 5,3 Cent pro Kilometer. Allerdings muss die Mobilitätsprämie mindestens zehn Euro betragen, damit sie beim Wohnsitzfinanzamt von den Arbeitnehmer/-innen beantragt werden kann.

 

6. Sachbezug lückenlos dokumentieren

Sachbezugswerte fanden bis 1996 bei Bewirtungen keine Anwendung. Lediglich die Verpflegungspauschale wurde gekürzt. Im Rahmen der Spesensätze stellen Sachbezüge eine Kürzung dar, wenn der Arbeitgeber unentgeltlich Mahlzeiten stellt, die auf der Dienstreise in Anspruch genommen worden sind.

Eine Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber stellt grundsätzlich einen geldwerten Vorteil dar. Damit ist die Mahlzeit als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Hier sind die Sachbezugswerte des jeweiligen Jahres entsprechend anzusetzen, gekürzt um eventuelle Eigenanteile des/der Arbeitnehmer/-in zur Mahlzeitengestellung.

Die Sachbezugswerte für Verpflegung im Rahmen der Spesensätze 2021 sind wie folgt festgesetzt:

 

Mahlzeit Sachbezug 2021 Sachbezug 2020 Vorjahre (2013 bis 2019)
Frühstück 1,83 euro 1,80 Euro

2019: 1,77 Euro
2018: 1,73 Euro
2017: 1,70 Euro
2016: 1,67 Euro
2015: 1,63 Euro
2014: 1,63 Euro
2013: 1,60 Euro

 Mittagessen /
Abendessen:
 3,47 Euro  3,40 Euro 2019: 3,30 Euro
2018: 3,23 Euro
2017: 3,17 Euro
2016: 3,10 Euro
2015: 3,00 Euro
2014: 3,00 Euro
2013: 2,93 Euro

 Tabelle 5: Sachbezugswerte für Verpflegung 2021 sowie der Vorjahre bis einschließlich 2013

Hinweis: Die zu berücksichtigen Vorgaben und steuerlichen Bedingungen befinden sich im kontinuierlichen Wandel. So erweist sich die Berechnung der Spesensätze 2021 und 2022 im Hinblick auf geldwerte Vorteile als Herausforderung. Mit dem digitalen Praxishandbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“ erhalten Sie Handlungsanweisungen und Tipps für Ihre rechtssichere Abrechnung. Die Inhalte werden fortlaufend aktualisiert und ermöglichen selbst bei Spezialfällen

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7. Kürzungen in den Spesen 2021

In verschiedenen Fällen sind Kürzungen bei der Abrechnung der Spesensätze zu berücksichtigen.

Zwei Geschäftspersonen im Gespräch mit Laptop, Tablet, Unterlagen und Kaffeetasse in einem Foyer

Bei der vorteilhaften Umsetzung der festgeschriebenen Spesensätze sind aktuelle Pauschalbeträge zu Kürzungen, Sachbezügen et cetera zu berücksichtigen. Sonderfälle sind exakt zu überprüfen und auf die Vorgaben des aktuellen Reisekosten- und Bewirtungsrecht 2021 abzustimmen. (Bild: © goodluz / stock.adobe.com)

Kürzung für Verpflegung bei der Übernachtungspauschale im Inland

Seit dem 01.01.2010 gilt bei Hotelübernachtungen ein herabgesetzter Steuersatz von 7 % Umsatzsteuer (USt.). Bei Frühstück und allen weiteren Mahlzeiten fallen hingegen 19 % USt. an. Die Beträge müssen getrennt ausgewiesen werden.

Hinweis: Eine pauschale Kürzung ist möglich, sobald in der Rechnung

  • ein Paketpreis für Nebenleistungen (bestehend aus Frühstück, Parkmöglichkeiten etc.) – z. B. als „Business-Package“, „Servicepauschale“ – angegeben wird, und
  • keine Frühstücksgestellung vorliegt.

Die Kürzung fürs Frühstück beträgt:

  • bis zum 31.12.2019: pauschale Kürzung in Höhe von 4,80 Euro
  • ab dem 01.01.2020: pauschale Kürzung in Höhe von 5,60 Euro

Kürzung für Verpflegung bei der Übernachtungspauschale im Ausland

Für ein enthaltenes Frühstück, dessen Preis nicht bekannt ist, wird pauschal eine Kürzung angewendet. Diese beträgt 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden. Für Mittagessen sowie Abendessen gilt in diesem Fall jeweils ein Abzug von 40 %.

Aktuelles Reisekostenrecht: Immer auf dem Laufenden

Eine exakte Abrechnung der Spesensätze 2021 wie auch in den Vorjahren ist eine Herausforderung, die nicht nur größte Sorgfalt erfordert. Erst aktuelle und verlässliche Informationen und Arbeitsmittel ermöglichen eine rechtssichere Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Verpflegungsmehraufwendungen und Spesen allgemein.

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