Steuerliche Behandlung von Geschenken an Geschäftspartner und Mitarbeiter

Geschenke | Streuwerbemittel | Pauschalsteuer | Norma Ebeling-Kapitz

WeihnachtsfeiernIn den Supermärkten tauchen sie plötzlich wieder auf und werfen ihre Schatten auf die kommenden Zeit: die Weihnachtsplätzchen, -stollen und natürlich Schokoladenweihnachtsmänner. Damit steht die Vorweihnachtszeit bald wieder vor der Tür. Und nun beginnen in vielen Unternehmen wieder die Vorbereitungen für Geschenke, Aufmerksamkeiten und die Weihnachtsgrüße an Geschäftspartner und natürlich auch für ihre Mitarbeiter. Dabei sind steuerlich einige Fallstricke zur beachten, die es zu verhindern gilt, damit die Berücksichtigung als Betriebsausgaben sichergestellt ist.

Präsente an Geschäftspartner oder Kunden, also fremde Dritte, können Unternehmen nur begrenzt als Betriebsausgabe abziehen. Hier gilt gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG eine Freigrenze in Höhe von 35,00 Euro netto je Empfänger und Kalenderjahr. Wird dieser Betrag überschritten, ist das Geschenk als sogenannte nicht abzugsfähige Betriebsausgabe nicht steuerlich berücksichtigungsfähig. Wichtig für den Nachweis der Geschenke ist, eine Geschenkeliste zu führen, auf der jedes einzelne Geschenk mit Empfängerdaten festgehalten wird. Des Weiteren müssen die Geschenke in der Buchhaltung auf einem gesonderten Konto verbucht werden.

Für die sogenannten Streuwerbeartikel mit einem Wert von maximal 10,00 Euro netto gilt die Abzugsbegrenzung nicht. Diese können voll als Betriebsausgabe abgesetzt werden – für sie ist keine Geschenkeliste über die Empfänger nötig. Bei den Streuwerbeartikeln handelt es sich steuerlich nicht um Geschenke, sondern um Werbemittel, die ein Unternehmen an Kunden in größeren Mengen verteilt und die im Regelfall mit einem Werbelogo versehen sind.

Bei Geschenken mit einem Wert über 40,00 Euro inklusive Umsatzsteuer muss der Empfänger des Geschenkes den Wert ersteuern. Da dies in der Praxis meist nicht durchzuführen ist, hat das zuwendende Unternehmen die Möglichkeit, eine Pauschalsteuer gemäß § 37b EStG in Höhe von 30 % der Zuwendung zu übernehmen. Dann entfällt die Versteuerung für den Empfänger und bleibt für diesen steuerfrei. Diese Pauschalierung ist für Zuwendungen von maximal 10.000,00 Euro pro Empfänger und Jahr möglich.

Geschenke an Mitarbeiter können unbegrenzt als Betriebsausgabe abgezogen werden. Hier ist jedoch zu beachten, dass es sich um eine Zuwendung an Arbeitnehmer handelt, die einen geldwerten Vorteil darstellt und ggf. lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig für den Arbeitnehmer werden kann. Bis zu einem Wert von 40,00 Euro brutto bleiben Geschenke an Arbeitnehmer steuerfrei. Gleichzeitig fällt auch keine Sozialversicherung an. Wird der Wert überschritten, kommt entweder auch eine Pauschalierung gemäß § 37b EStG in Betracht oder der Gegenwert des Geschenkes muss als Lohnbestandteil von dem Arbeitnehmer individuell in der Gehaltsabrechnung versteuert werden.

Bei Geschenken an Mitarbeiter können dagegen noch weitere steuerliche Regelungen gelten, z. B. die Zuwendung eines Geschenkes im Rahmen einer Betriebsveranstaltung wie Weihnachtsfeiern o. Ä. Unter bestimmten Umständen ist es auch möglich, die „44-Euro-Sachbezugsgrenze“ in Anspruch zu nehmen. Da hierbei jeweils weitere Einzelheiten zu beachten sind, ist eine steuerliche Vorabprüfung ggf. unter Hinzuziehung eines Steuerberaters zu empfehlen.

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