Frühstück auf Hotelrechnung?

Bei Dienstreisen oder Tagungen, die mehrere Tage dauern, ist oft eine Übernachtung im Hotel notwendig. Dabei kann das Frühstück im Preis inbegriffen sein - muss aber nicht sein. Schwierig wird es, wenn kein Frühstück inklusive ist und auch nicht auf der Hotelrechnung aufgeführt wird. Was müssen sowohl Arbeitgeber als auch Angestellte bei der Abrechnung eines "Arbeits"-Frühstücks beachten? 

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Inhaltsverzeichnis

1. Wann darf auf eine Kürzung des Frühstücks in einer Hotelrechnung verzichtet werden?
2. Rechtslage nach Erlass des BMF-Schreibens vom 05.03.2010
3. Neue Rechtslage
4. Fazit

Wann darf auf eine Kürzung des Frühstücks in einer Hotelrechnung verzichtet werden?

Sofern in einer Hotelrechnung der tatsächliche Wert für das Frühstück angegeben ist, muss grundsätzlich dieser Wert in voller Höhe von der Erstattung an die Beschäftigten abgezogen werden. Dies ist der Grundsatz für die Kürzung beim Frühstück.

Wenn in der Rechnung ein sog. Sammelposten für Frühstück und sonstige beruflich veranlasste Posten (z. B. Telefon oder Internetzugang etc.) ausgewiesen ist, ist eine pauschale Kürzung um 6,40 Euro im Inland (Stand 2024) bzw. um 20 % der Verpflegungspauschale für das jeweilige Ausland für 24-stündige Abwesenheit bei Hotelrechnungen aus dem Ausland möglich. Dies ist die zweite Möglichkeit, die Kürzungen für ein enthaltenes Frühstück möglichst gering zu halten.

Als dritte Variante – und für Mitarbeitende die günstigste Lösung – kommt die vom Arbeitgeber veranlasste Verpflegung während einer Dienstreise in Betracht. Dabei gilt für eine auf Veranlassung des Arbeitgebers gewährte Verpflegung, also auch ein gewährtes Frühstück, eine pauschale Kürzung der Hotelrechnung um den Sachbezugswert für ein Frühstück (2,17 Euro – Stand 2024) bzw. für ein Mittag- oder Abendessen (4,13 Euro – Stand 2024). Dieser Wert gilt sowohl für das Inland als auch für Übernachtungen mit Frühstück im Ausland. Allerdings müssen für diese Lösung einige Spielregeln eingehalten werden.

Rechtslage nach Erlass des BMF-Schreibens vom 05.03.2010

Danach muss der Arbeitgeber vor Antritt der Auswärtstätigkeit der Beschäftigten die Übernachtung für sie buchen. Die Mitarbeitenden dürfen ausnahmsweise eine Übernachtung selbst buchen, wenn sie vom Arbeitgeber vorab durch eine Dienstanweisung, durch entsprechende Regelungen in seinem Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsanweisung dazu autorisiert wurden. Dies bietet sich insbesondere für Angestellte im Außendienst an.

Zweitens muss die Hotelbuchung im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten (z. B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen) vorgenommen werden. Ansonsten darf lt. BMF-Schreiben eine Hotelbuchung nur dann von Beschäftigten direkt vorgenommen werden, wenn eine Buchung vorab nicht möglich war, da es sich um einen spontanen Arbeitseinsatz oder einen unvorhersehbar länger als geplanten Einsatz handelt.

Neue Rechtslage seit Erlass der LStÄR 2011

Mit den Lohnsteueränderungsrichtlinien 2011 wurden diese Regelungen aus dem oben genannten BMF-Schreiben in R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStÄR 2011 übernommen und fortgeführt.

Danach gilt eine Mahlzeit vom Arbeitgeber veranlasst, wenn

• die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
• die Übernachtungsrechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Hat der Arbeitgeber die Abgabe der Mahlzeit veranlasst, ist es unerheblich, wie die Rechnung beglichen wird. Die gleichen Regelungen gelten im Übrigen auch bei einer Mahlzeitengestellung anlässlich einer Fortbildungsmaßnahme.

Eine arbeitgeberveranlasste Übernachtung mit entsprechender Frühstücksmöglichkeit bietet also für Beschäftigte die beste Variante. Denn hierbei können sie unabhängig vom tatsächlichen Wert des Frühstücks lediglich die entsprechenden Sachbezugswerte für die erhaltene Mahlzeit entweder in der Gehaltsabrechnung versteuert oder in der Reisekostenabrechnung gekürzt bekommen. Diese Regelung gilt sowohl für Reisen im Inland als auch für solche im Ausland.

Praxistipp: Sofern in einer Hotelrechnung aus dem Ausland offenkundig kein Frühstückspreis ausgewiesen ist und die Angestellten glaubhaft versichern können, dass sie kein Frühstück im Hotel eingenommen haben, können sie dies handschriftlich auf der Hotelrechnung vermerken. Dann kann generell von einer Kürzung für ein Frühstück abgesehen werden. Diese Regelung gilt aber nur für Auslandsrechnungen!

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Fazit

Bereits vor dem Aufenthalt sollten Beschäftigte mit dem Arbeitgeber klären, wie in den unterschiedlichen Fällen vorgegangen werden sollte. So lassen sich bereits im Vorfeld Unannehmlichkeiten, Steuernachzahlungen oder unnötige Gespräche mit dem Finanzamt vermeiden.

Quellen: FG Münster, Pressemitteilung Nr. 12 (02.10.2017) und Urteil vom 31.05.2017 (Az. 11 K 4108/14)