Erste Tätigkeitsstätte: Definition und Zuordnung

Was gilt als erste Tätigkeitsstätte und wie erfolgt die Zuordnung, wenn mehrere Tätigkeitsstätten vorliegen? Die Beantwortung dieser Fragen ist für die steuerliche Absetzung von Fahrtkosten/Reisekosten entscheidend. Seit dem 25.11.2020 gibt es Neuerungen zu beachten, denn das Bundesfinanzministerium hat ein aktualisiertes BMF-Schreiben zum Reisekostenrecht veröffentlicht.

(Bild: © ambrozinio – stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

1. Erste Tätigkeitsstätte: Definition
2. Mehrere Tätigkeitsstätten: Wer legt die erste Tätigkeitsstätte fest?
3. Homeoffice: Kann die eigene Wohnung erste Tätigkeitsstätte sein?
4. Gelten Bildungseinrichtungen als erste Tätigkeitsstätten von Studenten?
5. Steuer und erste Tätigkeitsstätte

Erste Tätigkeitsstätte: Definition 

Der Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ist seit 2014 im deutschen Einkommensteuergesetz (EStG) zu finden. Nach § 9 EStG „Werbungskosten“ ist sie gesetzlich definiert als die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Betrieb bestimmten Dritten, die einem Arbeitnehmer/einer Arbeitnehmerin dauerhaft zugeordnet ist. Dauerhaft bedeutet, dass der/die Arbeitnehmer/-in unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll.  

Fehlt im Arbeits- oder Dienstvertrag eine Regelung zur ersten Tätigkeitsstätte, ist die Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte anzusehen, an der der/die Arbeitnehmer/-in typischerweise

• arbeitstäglich oder
• je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
• mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit 

tätig werden soll. 

Jede/-r Beschäftigte kann pro Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Der/die Arbeitgeber/-in legt dabei fest, was die erste Tätigkeitsstätte ist.

Tätigkeitsstätte: Definition wurde im November 2020 angepasst 

Das Bundesfinanzministerium veröffentlichte am 25.11.2020 das BMF-Schreiben „Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern“ in aktualisierter Fassung. Es ersetzt vorherige das Schreiben aus dem Jahr 2014. Neuerungen sind im BMF-Schreiben fett markiert. 

Neu: 

• Charakteristisch für eine Tätigkeitsstätte ist seit 2020 auch, dass diese räumlich zusammengefasste Sachmittel umfasst, die der Tätigkeit des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Unternehmen bestimmten Dritten dienen. Diese sollen mit dem Erdboden verbunden oder zumindest dazu bestimmt sein, überwiegend standortgebunden genutzt zu werden – wie z. B. Baucontainer von Großbaustellen. 
• Erste Tätigkeitsstätte können nun auch infrastrukturell erschlossene Gebiete wie Werksanlagen, Betriebsgelände, Zechengelände, Bahnhof oder Flughafen sein. 

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Mehrere Tätigkeitsstätten: Wer legt die erste Tätigkeitsstätte fest? 

Sin Mitarbeitende beim selben Arbeitgeber/der selben Arbeitgeberin in mehreren Tätigkeitsstätten beschäftigt, kann das Unternehmen eine Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte dienst- und arbeitsrechtlich im Arbeitsvertrag festlegen. Im Zweifelsfall ist die Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin am nächsten liegt, erste Tätigkeitsstätte. 

Der/die Arbeitgeber/-in kann frei entscheiden; es ist nicht relevant, an welcher Tätigkeitsstätte der/die Beschäftigte öfter tätig ist. Die zeitliche Zuordnung wird erst dann interessant, wenn der/die Arbeitgeber/-in keine Entscheidung trifft. Denn er ist nicht dazu verpflichtet, bei mehreren Tätigkeitsstätten eine davon als erste Tätigkeitsstätte festzulegen. 

Neu: 

• Für die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte durch den/die Arbeitgeber/-in ist nur entscheidend, ob der/die Arbeitnehmer/-in bei einer in die Zukunft gerichteten Prognose nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Unternehmens, eines verbundenen Betriebs oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten tätig werden soll.
• Es reicht, wenn der/die Beschäftigte auch nur in geringem Maße berufliche Tätigkeiten an dieser Tätigkeitsstätte ausführt (also dort auch persönlich erscheint). 
• Seine Zuordnungsentscheidung muss das Unternehmen nicht dokumentieren.
• Eine Zuordnungsentscheidung kann sich auch aus Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, aus Protokollnotizen, dienstrechtlichen Verfügungen, Einsatzplänen, Reiserichtlinien, Reisekostenabrechnungen oder aus dem Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens ergeben. 

Die Zuordnung eines Arbeitnehmers/einer Arbeitnehmerin zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B. für die Personalaktenführung), ohne dass der/die Arbeitnehmer/-in in dieser Einrichtung tätig werden soll, ist keine Zuordnung i. S. d. § 9 Abs. 4 EStG.

Homeoffice: Kann die eigene Wohnung erste Tätigkeitsstätte sein?  

Die eigene Wohnung kann niemals erste Tätigkeitsstätte sein – daran ändert auch die Corona-Pandemie nichts. Denn das Homeoffice des Arbeitnehmers/-der Arbeitnehmerin ist keine betriebliche Einrichtung des Unternehmens oder eines Dritten – auch nicht, wenn der Betrieb Räume in der Wohnung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin als Arbeitsräume anmietet. In diesem Fall handelt es sich bei einem häuslichen Arbeitszimmer um einen Teil der Wohnung des/der Beschäftigten.

Gelten Bildungseinrichtungen als erste Tätigkeitsstätten von Studenten?  

Bildungseinrichtungen können erste Tätigkeitsstätten sein, wenn diese zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht werden. Bei Werkstudent/-innen kann die erste Tätigkeitsstätte also auch im Unternehmen statt in der Bildungseinrichtung liegen.  

Neu: Für die Einordnung einer Bildungseinrichtung als erste Tätigkeitsstätte ist die Dauer der vollzeitigen Bildungsmaßnahme unerheblich.

Steuer und erste Tätigkeitsstätte 

Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte ist vor allem für die steuerliche Absetzung der Fahrtkosten des Arbeitnehmers von Bedeutung. Diese werden in der Steuererklärung unter den Werbungskosten als Pendlerpauschale abgesetzt. Davon getrennt zu betrachten sind die Verpflegungskosten (Verpflegungsmehraufwand), die der Arbeitnehmer oder Arbeitgeber von der Steuer absetzen kann. Auch dabei ist entscheidend, wo die erste Tätigkeitsstätte ist ist bzw. wann ein Arbeitnehmer auswärtig tätig wird. 

Dieser Beitrag bietet dabei nur eine allgemeine Übersicht. Es gibt zahlreiche Sonderfälle, bei denen die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte komplexer ausfällt. Hierfür ist eine tiefere Recherche der gesetzlichen Regelungen erforderlich. Eine schnelle und einfache Methode, sich das notwendige Wissen anzueignen, liefert das Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Es vermittelt an nur einem Tag sämtliche rechtliche Neuregelungen und zeigt, worauf Unternehmen bei der Abrechnung achten müssen. Informieren Sie sich jetzt!

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Quellen: Handbuch: „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“, BMF-Schreiben vom 25.11.2020

Augsburg, 22.03.2021
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT