Erste Tätigkeitsstätte: Definition und Zuordnung

Was gilt als erste Tätigkeitsstätte und wie erfolgt die Zuordnung, wenn mehrere Tätigkeitsstätten vorliegen? Die Beantwortung dieser Fragen ist für die steuerliche Absetzung von Fahrtkosten/Reisekosten entscheidend. Seit dem 25.11.2020 gilt ein aktualisiertes BMF-Schreiben zum Reisekostenrecht, das auch die Definition der ersten Tätigkeitsstätte betrifft.

(Bild: © ambrozinio – stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

1. Erste Tätigkeitsstätte: Definition
2. Mehrere Tätigkeitsstätten: Wer legt die erste Tätigkeitsstätte fest?
3. Homeoffice: Kann die eigene Wohnung erste Tätigkeitsstätte sein?
4. Gelten Bildungseinrichtungen als erste Tätigkeitsstätten von Studenten?
5. Steuer und erste Tätigkeitsstätte

Erste Tätigkeitsstätte: Definition 

Der Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ist seit 2014 im deutschen Einkommensteuergesetz (EStG) zu finden. Nach § 9 EStG „Werbungskosten“ ist sie gesetzlich definiert als die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Betrieb bestimmten Dritten, die einer angestellten Person dauerhaft zugeordnet ist. Dauerhaft bedeutet, dass die Angestellten unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden sollen.  

Fehlt im Arbeits- oder Dienstvertrag eine Regelung zur ersten Tätigkeitsstätte, ist die Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte anzusehen, an der die Beschäftigten typischerweise

• arbeitstäglich oder
• je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
• mindestens ein Drittel ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit 

tätig werden sollen. 

Alle Beschäftigten können pro Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Der Arbeitgeber legt dabei fest, was die erste Tätigkeitsstätte ist.

Tätigkeitsstätte: Definition wurde im November 2020 angepasst

Das Bundesfinanzministerium veröffentlichte am 25.11.2020 das BMF-Schreiben „Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern“ in aktualisierter Fassung. Es ersetzt vorherige das Schreiben aus dem Jahr 2014. Neuerungen sind im BMF-Schreiben fett markiert. 

Neu: 

• Charakteristisch für eine Tätigkeitsstätte ist seit 2020 auch, dass diese räumlich zusammengefasste Sachmittel umfasst, die der Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Unternehmen bestimmten Dritten dienen. Diese sollen mit dem Erdboden verbunden oder zumindest dazu bestimmt sein, überwiegend standortgebunden genutzt zu werden – wie z. B. Baucontainer von Großbaustellen. 
• Erste Tätigkeitsstätte können nun auch infrastrukturell erschlossene Gebiete wie Werksanlagen, Betriebsgelände, Zechengelände, Bahnhof oder Flughafen sein. 

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Mehrere Tätigkeitsstätten: Wer legt die erste Tätigkeitsstätte fest?

Sind Mitarbeitende beim selben Arbeitgeber in mehreren Tätigkeitsstätten beschäftigt, kann das Unternehmen eine Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte dienst- und arbeitsrechtlich im Arbeitsvertrag festlegen. Im Zweifelsfall ist die Tätigkeitsstätte, die der Wohnung der Angestellten am nächsten liegt, erste Tätigkeitsstätte. 

Der Arbeitgeber kann frei entscheiden; es ist nicht relevant, an welcher Tätigkeitsstätte der Beschäftigte öfter tätig ist. Die zeitliche Zuordnung wird erst dann interessant, wenn der Arbeitgeber keine Entscheidung trifft. Denn er ist nicht dazu verpflichtet, bei mehreren Tätigkeitsstätten eine davon als erste Tätigkeitsstätte festzulegen. 

Neu: 

• Für die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber ist nur entscheidend, ob die Mitarbeitenden bei einer in die Zukunft gerichteten Prognose nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen an einem der folgenden Orte tätig werden sollen:
  • Ortsfeste betriebliche Einrichtung des Unternehmens
  • Ortsfeste betriebliche Einrichtung eines verbundenen Betriebs
  • Ortsfeste betriebliche Einrichtung eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten
• Es reicht, wenn der Beschäftigte auch nur in geringem Maße berufliche Tätigkeiten an dieser Tätigkeitsstätte ausführt (also dort auch persönlich erscheint). 
• Seine Zuordnungsentscheidung muss das Unternehmen nicht dokumentieren.
• Eine Zuordnungsentscheidung kann sich auch aus Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, aus Protokollnotizen, dienstrechtlichen Verfügungen, Einsatzplänen, Reiserichtlinien, Reisekostenabrechnungen oder aus dem Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens ergeben. 

Die Zuordnung der Beschäftigten zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B. für die Personalaktenführung), ohne dass die Angestellten in dieser Einrichtung tätig werden sollen, ist keine Zuordnung i. S. d. § 9 Abs. 4 EStG.

Homeoffice: Kann die eigene Wohnung erste Tätigkeitsstätte sein?

Die eigene Wohnung kann niemals erste Tätigkeitsstätte sein – daran ändert auch die Corona-Pandemie nichts. Denn das Homeoffice der Angestellten ist keine betriebliche Einrichtung des Unternehmens oder von Dritten – auch nicht, wenn der Betrieb Räume in der Wohnung der beschäftigten Person als Arbeitsräume anmietet. In diesem Fall handelt es sich bei einem häuslichen Arbeitszimmer um einen Teil der Wohnung der Angestellten.

Gelten Bildungseinrichtungen als erste Tätigkeitsstätten von Studenten?  

Bildungseinrichtungen können erste Tätigkeitsstätten sein, wenn diese zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer Bildungsmaßnahme in Vollzeit aufgesucht werden. Bei Werkstudenten kann die erste Tätigkeitsstätte also auch im Unternehmen statt in der Bildungseinrichtung liegen.  

Neu: Für die Einordnung einer Bildungseinrichtung als erste Tätigkeitsstätte ist die Dauer der Bildungsmaßnahme in Vollzeit unerheblich.

Steuer und erste Tätigkeitsstätte 

Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte ist vor allem für die steuerliche Absetzung der Fahrtkosten der Beschäftigten von Bedeutung. Diese werden in der Steuererklärung unter den Werbungskosten als Pendlerpauschale abgesetzt. Davon getrennt zu betrachten sind die Verpflegungskosten (Verpflegungsmehraufwand), die Angestellte oder der Arbeitgeber von der Steuer absetzen können. Auch dabei ist entscheidend, wo die erste Tätigkeitsstätte ist bzw. wann die Beschäftigten auswärtig tätig werden. 

Dieser Beitrag bietet dabei nur eine allgemeine Übersicht. Es gibt zahlreiche Sonderfälle, bei denen die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte komplexer ausfällt. Hierfür ist eine tiefere Recherche der gesetzlichen Regelungen erforderlich. Eine schnelle und einfache Methode, sich das notwendige Wissen anzueignen, liefern entsprechende Seminare oder andere Weiterbildungen.

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Quellen: Handbuch: „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“, BMF-Schreiben vom 25.11.2020

Augsburg, 24.05.2024
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT