Steuerfrei? Richtige Abrechnung von Arbeitsessen, Belohnungsessen und Annehmlichkeiten

Die Anlässe einer Bewirtung für Arbeitnehmer/-innen sind vielfältig. Dabei bestimmen Details die korrekte Abrechnung von Arbeitsessen, Belohnungsessen, Annehmlichkeiten etc. Auch erschweren Neuerungen die rechtssichere Umsetzung. Verantwortliche in Personal, Buchhaltung und Management erhalten im Folgenden wichtige Grundlagen, hilfreiche Tipps und anschauliche Beispiele zur fehlerfreien Buchung der Bewirtung für Mitarbeitende.

Gute Gründe sprechen für Belohnungs- und Arbeitsessen im Team. Dabei hängen jedoch die exakte Kostenabrechnung und Verbuchung einer Bewirtung für die Mitarbeitenden von verschiedenen Faktoren ab. (Bild: © NDABCREATIVITY / stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

1. Begriffliche Abgrenzungen rund um Arbeitsessen, Belohnungsessen und Aufmerksamkeiten
2. Anwendungsfälle: Anlässe einer Bewirtung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in 5 Beispielen
3. Wie sich Unternehmen im Hinblick auf Reisekosten- und Bewirtungsrecht absichern

Begriffliche Abgrenzungen rund um Arbeitsessen, Belohnungsessen und Aufmerksamkeiten

Für die korrekte Abrechnung der Bewirtungskosten sind die richtigen Begrifflichkeiten von zentraler Bedeutung. Entscheidend sind dabei insbesondere Umfang, Form und Anlass der Bewirtung der Mitarbeiter/-innen, etwa bei Besprechungen oder Überstunden. 

Arbeitsessen: Definition und Lohnsteuer

Zunächst dient ein Arbeitsessen dem Besprechen von geschäftlichen Themen. Aus steuerlicher Sicht ist ein Arbeitsessen eine Bewirtung der Arbeitnehmer ohne Geschäftspartner/-innen oder Externe. Unter bestimmten Voraussetzungen zählen Arbeitsessen jedoch als Annehmlichkeiten und sind steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Die Aufwendungen unterliegen nicht der Lohnsteuer, sofern

• die Kosten für die Bewirtung pro Person nicht über 60 Euro liegen – einschließlich Getränke;
• es sich um kein Belohnungsessen oder um ein regelmäßiges Arbeitsessen (wie Sitzungen der Geschäftsleitung etc.) handelt;
• ein eigenbetriebliches Interesse für die Einladung zum Essen für die Mitarbeitenden vorliegt.

Trifft all dies zu, ist im Sinne der Betriebsausgaben das Mitarbeitenden-Essen steuerlich unbeschränkt abzugsfähig. Stellt jedoch die Übernahme der Kosten für die Bewirtung der Mitarbeitenden einen geldwerten Vorteil dar, fällt hierfür Lohnsteuer an.

Belohnungsessen: Bewertung bei unüblichen Mahlzeiten

Beim Belohnungsessen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 3 LStR) steht nicht das eigenbetriebliche Interesse, sondern die Bewirtung der Mitarbeitenden im Fokus. Im Gegensatz zum Arbeitsessen geht es also nicht primär um das Besprechen von geschäftlichen Themen, sondern beispielsweise um das Feiern eines Projekterfolgs oder um ein Essen aufgrund besonderer Verdienste.

Die Stellung der kostenlosen Mahlzeit als Belohnungsessen ist in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn für den Mitarbeitenden. Der Arbeitgeber kann dazu die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro nutzen (ab 2022: 50 Euro; § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Insgesamt gibt es dabei drei Optionen, diese Art der Bewirtung von Mitarbeitenden abzurechnen:

• anhand des Steuersatzes der Arbeitnehmer/-innen
• mit einem pauschalen Einkommensteuersatz (§ 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG)
• mit einem Pauschalsatz von 30 % (§ 37b Abs. 1. Nr. 2 EStG)

Kosten der Bewirtung von über 60 Euro bei Belohnungs- und Arbeitsessen

Liegt der Wert über 60 Euro pro Mahlzeit, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden stellt, gilt nicht der amtliche Sachbezugswert. Bei einer solchen Mahlzeit wird typisierend unterstellt, dass es sich um ein „Belohnungsessen“ (R 8.1 Abs. 8 Nr. 3 LStR) handelt.

• Belohnungsessen sind mit dem tatsächlichen Preis (also dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit) als Arbeitslohn (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG) anzusetzen.
• Das Gleiche gilt für Arbeitsessen, die den Rechnungswert der Bewirtung von 60 Euro überschreiten.

Die zu berücksichtigenden Kosten für die Bewirtung von über 60 Euro gelten einschließlich der Umsatzsteuer. Anzusetzen ist also der effektive Rechnungsbetrag.

Gegebenenfalls sind die Bewirtungskosten je Arbeitnehmer/-in nicht beziffert, etwa wegen einer Gesamtpreisberechnung bei betrieblich veranlassten Fortbildungen. Dann ist im Einzelfall nach dem Gesamtbild der Verhältnisse zu beurteilen, ob es sich um

•  eine „übliche“ Beköstigung (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG) oder
• eine Mahlzeit eines höheren Wertes als 60 Euro handelt.

Hinweis: Bei der Prüfung der 60-Euro-Grenze sind Zuzahlungen vonseiten der Arbeitnehmer/-innen nicht einzubeziehen.

Entscheidend ist auch der Ort der Bewirtung. Wenn die Arbeitnehmer/-innen sich nur aufgrund einer Bewirtung durch den Arbeitgeber außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte aufhalten, liegt i. d. R. keine Auswärtstätigkeit vor (BFH, Urteil vom 04.08.1994, Az. VI R 61/92, BStBI 1995 II, S. 59).

Aufmerksamkeiten, Annehmlichkeiten und Bewirtung bis 60 Euro

Die Begriffe „Aufmerksamkeit“ und „Bewirtung“ für Mitarbeitende sind voneinander zu trennen. Für eine grundsätzliche Unterscheidung ist der Preis nur bedingt entscheidend. Wichtiger sind:

• das eigenbetriebliche Interesse
• die Art der Aufwendung
• der Umfang der Verpflegung

Als Aufmerksamkeit zählt z. B. Folgendes, wenn der Arbeitgeber dies den Arbeitnehmern bzw. Arbeitnehmerinnen unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt:

• Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb
• Speisen
  
  • anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes
  • im gänzlich oder überwiegend betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs,
  • deren Wert 60 Euro nicht übersteigt.

Ob für die entsprechenden Annehmlichkeiten Steuern anfallen oder diese steuerfrei sind, unterscheidet sich nach Art und Umfang.

• Kaffee, eine Packung Kekse, Pralinen o. Ä. zählen als Aufmerksamkeit.
• Currywurst, Pizza o. Ä. gilt als Bewirtung für die Mitarbeiter/-innen.

Dies gilt i. d. R., wenn die Aufwendungen für die Bewirtung nicht mehr als 60 Euro betragen. Es macht keinen Unterschied, wenn der Imbiss letztendlich billiger ist als Kaffee, Konfekt oder die Flasche Sekt, um einen Vertragsabschluss zu feiern. Der Schaumwein bleibt auch dann noch eine Aufmerksamkeit, wenn die Flasche z. B. 30 Euro kostet.

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Anwendungsfälle: Anlässe einer Bewirtung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in 5 Beispielen

Die jeweils anzuwendenden Pauschalen und Abzüge etc. unterscheiden sich je nach betrieblichem Anlass der Bewirtung der Mitarbeitenden. Folgende Beispiele zur steuerlichen Erfassung von Mahlzeiten im Lohn-Abrechnungsverfahren dienen zum besseren Verständnis.

Für die korrekte Abrechnung nach dem Reisekosten- und Bewirtungsrecht ist es wichtig, ob der Arbeitgeber ein Interesse an der Veranstaltungsteilnahme und damit an der Bewirtung seiner Mitarbeitenden hat. (Bild: © Monkey Business / stock.adobe.com)

Beispiel 1: Verpflegung auf einem Seminar

Die Bewirtung des Mitarbeiters A erfolgt anlässlich eines Seminars, das der Arbeitgeber vereinbart und bezahlt hat.

• Für die Verköstigung erhält A steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen, da er über acht Stunden unterwegs ist.
• Der Seminarveranstalter verköstigt A mit einem Frühstück und einem Mittagessen.

Lösung: Die Verpflegung gilt als durch den Arbeitgeber veranlasst. Damit muss die Verpflegungspauschale in Höhe von 14 Euro um 5,60 Euro für das Frühstück und 11,20 Euro für das Mittagessen gekürzt werden. Da dieser Betrag 16,80 Euro betragen würde, die Verpflegungspauschale jedoch „nur“ 14 Euro, erhält A für diesen Tag keine steuerfreien Verpflegungspauschalen.

Hinweis: Ob es sich beispielsweise beim Frühstück für Mitarbeiter/-innen um Betriebsausgaben handelt, hängt von der Form ab. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) ist das Stellen unbelegter Backwaren mit Heißgetränk nicht lohnsteuerpflichtig. Stattdessen sind dies als Aufmerksamkeiten und damit steuerfrei zu werten. Erst ein Belag oder Aufstrich würde Brötchen etc. zu einem „einfachen Frühstück“ machen.

Beispiel 2: Veranstaltung mit hochwertigeren Mahlzeiten durch den Veranstalter

Arbeitnehmerin B nimmt im Auftrag ihres Arbeitgebers an einer eintägigen Podiumsdiskussion mit anschließender Abendveranstaltung teil.

• Die auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung des Veranstalters hat der Arbeitgeber unmittelbar bezahlt.
• Darin enthalten sind u. a. die Kosten für ein Galadinner, das mit 80 Euro separat ausgewiesen ist.
• B ist mehr als acht Stunden von ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend.

Lösung: B besucht das Galadinner vom Veranstalter der Podiumsdiskussion auf Veranlassung ihres Arbeitgebers. Angesichts der Kosten von mehr als 60 Euro ist von einem steuerlichen Belohnungsessen auszugehen (unübliche Beköstigung gem. § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG).

Daher sind die dafür berechneten 80 Euro als Arbeitslohn anzusetzen. Allerdings kann die Arbeitnehmerin deshalb die ungekürzte Verpflegungspauschale in Höhe von 14 Euro erhalten.

Beispiel 3: Arbeitsessen bei außergewöhnlichem Arbeitseinsatz

Es geht um einen größeren Arbeitsauftrag, der noch bis Ende des Monats termingerechnet abzuwickeln ist. Dies macht es erforderlich, dass mehrere Arbeitnehmer/-innen einer Abteilung, die im Team arbeiten, an vier Tagen hintereinander Überstunden machen. An allen vier Tagen wird bis etwa 23 Uhr gearbeitet.

• Die Arbeitnehmer/-innen gehen an den entsprechenden Tagen gegen 18 Uhr gemeinsam in die nächstgelegene Gaststätte.
• Sie nehmen dort ein bereits im Voraus bestelltes Abendessen zu sich. Anschließend kehren sie um 18:45 Uhr wieder an ihren Arbeitsplatz im Betrieb zurück.
• Der Arbeitgeber trägt die Bewirtungskosten für die Arbeitnehmer/-innen, der Wert der Mahlzeit überschreitet 60 Euro dabei nicht.

Lösung: Die Arbeitnehmer/-innen erhalten anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes eine Mahlzeit, deren Wert 60 Euro nicht überschreitet. Der Arbeitgeber hat ein nicht unerhebliches Interesse daran, dass das Team wieder rechtzeitig am Arbeitsplatz seine unterbrochene Tätigkeit aufnehmen kann. Es handelt sich hierbei um ein steuerfreies Arbeitsessen.

Beispiel 4: Einsatz bei Kunden oder Kundinnen vor Ort

Arbeitnehmer C nimmt bei einem Kunden in Deutschland Wartungsarbeiten vor.

• C muss vor Ort in einem Hotel übernachten.
• Der Arbeitgeber ersetzt ihm die Übernachtungskosten sowie die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen.
• Die Voraussetzungen einer arbeitgeberveranlassten Mahlzeitengestellung sind erfüllt.

Lösung: Die steuerfreien Verpflegungspauschalen sind folgendermaßen zu kürzen:

• Frühstück 5,60 Euro
• Mittag- und Abendessen jeweils 11,20 Euro

Beispiel 5: Geschäftsessen mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen

Die Geschäftsführerin und vier ihrer leitenden Angestellten treffen sich monatlich mit den wichtigsten Kunden und Kundinnen des Unternehmens zum Mittagessen in einem Lokal. Die Firma trägt die Bewirtungskosten.

Lösung: Bei der Bewirtung handelt es sich um eine geschäftlich veranlasste Bewirtung (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Diese begründet bei den Teilnehmern und Teilnehmerinnen keinen Arbeitslohn und ist deshalb bei der Geschäftsführerin und den leitenden Angestellten steuerfrei. Allerdings liegt der Betriebsausgabenabzug nur bei 70 %.

Wie sich Unternehmen im Hinblick auf Reisekosten- und Bewirtungsrecht absichern

Bei jedem Anwendungsfall entscheiden Feinheiten, welche Vorgaben für die korrekte Abrechnung von Arbeitsessen, Belohnungsessen und Annehmlichkeiten greifen. Urteile, BMF-Schreiben und Übergangsregelungen unterwerfen diese einem steten Wandel. Besonders umfassende Neuregelungen betrafen zuletzt beispielsweise:

• Sachbezüge
• Dienstreisen
• Betriebsveranstaltungen
• Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
• pandemiebedingte Homeoffice-Arbeit

Regelmäßige Neuerungen verändern auch die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten bei Belohnungs- und Arbeitsessen.

Für Verantwortliche in Personal- bzw. Lohnbüros, Reisekostenabrechnungsstellen und Buchhaltung ist die tagesaktuelle und rechtssichere Kenntnis der Vorgaben entscheidend. Management, Selbstständige und Berater/-innen müssen dazu ebenfalls im Bilde sein.

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