Entsendung ins Ausland: Voraussetzungen und Meldepflicht

Zwar hatte die Corona-Pandemie u. a. einen allgemeinen Rückgang an Auslandsaufenthalten, Dienstreisen und Entsendungen zur Folge – in vielen Unternehmenssparten mussten dennoch durchgehend Mitarbeiter ins Ausland geschickt werden. Ansonsten wäre es zu einem Zusammenbruch bestimmter Wirtschaftssektoren gekommen.

Wie lange kann man Mitarbeiter entsenden und was gilt als Entsendung? – bei längerfristigen Arbeitsaufenthalten im Ausland, müssen Unternehmen einiges beachten. (Bild: © ponta1414 – stock.adobe.com)

Arbeitsaufenthalte und Entsendungen ins Ausland sind fester Bestandteil einer globalisierten Wirtschaft und gehören zum Arbeitsalltag. Besonders unter dem Aspekt der Qualitätssicherung werden firmeneigene Fachkräfte priorisiert bei ausländischen Neuprojekten hinzugezogen. Bei derartigen Entsendungen gibt es versicherungstechnisch, steuerlich und rechtlich viel zu beachten. Die wichtigsten Eckpunkte für eine erfolgreiche Entsendung finden sie hier. 

Inhaltsverzeichnis

1. Was gilt als Entsendung ins Ausland? – Voraussetzungen
2. Meldepflicht und arbeitsrechtliche Besonderheiten
3. Steuerrechtliche Merkmale der Entsendung ins Ausland
4. Entsendung ins Ausland oder Ausstrahlung – Sozialversicherung und Auslandsaufenthalt
5. Entsendung und Leiharbeit
6. Ende der Entsendung

Was git als Entsendung ins Ausland? – Voraussetzungen

Im Vordergrund einer Mitarbeiterentsendung ins Ausland steht die Erfüllung der Sozialversicherungspflicht seitens des Arbeitgebers. Damit auch bei einem Auslandsaufenthalt weiter deutsches Recht gelten kann, müssen verschiedene Voraussetzungen bestehen:

• Zeitliche Befristung des Arbeitseinsatzes
• Entgeldzahlungen müssen in Deutschland abgerechnet und versteuert werden
• Weisungsgebundenheit muss weiterhin bestehen

Wann liegt keine Entsendung ins Ausland vor? – Ausnahmen

Bei Dienstreisen oder kurzzeitigen Montageaufenthalten wird allgemein nicht von Entsendungen gesprochen, denn sie benötigen keinen Entsendungsvertrag.

Wie lange kann man Mitarbeiter entsenden? – zeitlicher Rahmen

Innerhalb der EU wie auch in Staaten des europäischen Wirtschaftsraumes liegt die maximale Gültigkeit einer A1-Bescheinung bei 24 Monaten.

Meldepflicht und arbeitsrechtliche Besonderheiten

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber jede Entsendung ins Ausland von Beschäftigen dem Sozialversicherungsträger melden. Überschreitet die Aufenthaltsdauer 4 Wochen müssen folgende Bedingungen im Arbeitsvertrag, bzw. explizit im Entsendungsvertrag geregelt werden:

• Dauer des Auslandaufenthalts
• Die Währung und genaues Arbeitsentgelt
• zusätzliche Entgeltleistungen
• Bedingungen für die Arbeitnehmer-Rückkehr

Der entsprechend angepasste Arbeitsvertrag muss dem Arbeitnehmer bereits vor der Entsendung ins Ausland ausgehändigt worden sein. Dabei handelt es sich um eine Abänderung des Arbeitsvertrags, die eine beiderseitige Zustimmung voraussetzt (Ergänzungsvereinbarung).

Dabei enthält die Ergänzungsvereinbarung neben den o.g. Eckpunkten auch konkrete Details zum praktischen Ablauf:

• Verantwortungsbereich und Beschreibung der Tätigkeit im Ausland
• Genaue Arbeitszeiten
• Feiertage und Urlaubsanspruch
• Zusatzpauschalen
• Zusatzversicherungen
• betriebliche Altersvorsorge
• Kostentragung bei vorzeitiger Rückkehr

Einen komplexeren Punkt stellen die Reisekosten und Vergütungspauschalen bei einer Entsendung ins Ausland dar. Zwar sind die Verpflegungsmehraufwendungen meist in Form des „Auslandszuschlages“ enthalten, aber oft nicht explizit im Entsendungsvertrag vereinbart.

Vor allem unter dem Gesichtspunkt, dass zum Januar 2022 die Sachbezugswerte, Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für das Ausland erneuert wurden, ist es wichtig als Arbeitgeber oder verantwortlicher Personaler, aktuelle Regelungen und Vorschriften im Blick zu haben.

Dafür eignet sich das Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht 2022“, in dem innerhalb eines Tages der rechtsichere Umgang mit dem aktuellen Reisekosten- und Bewirtungsrecht und Entsendungen ins Ausland vermittelt wird.

Beschäftigungsbedingungen im Zielland

Für die Dauer des Arbeitseinsatzes muss garantiert werden können, dass die Beschäftigten unter den landesüblichen Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen arbeiten. Dazu gehören u. a.:

• Mindestruhezeiten und Höchstarbeitszeiten
• Bezahlter Urlaub
• Arbeitsschutz

Wichtig: Ausnahmen hierfür sind (außerhalb des Bausektors) Erstmontage oder Einbauarbeiten, die Bestandteil des Liefervertrages sind oder wenn die Dauer der Entsendung acht Tage pro Jahr nicht übersteigt.

Steuerrechtliche Merkmale der Entsendung ins Ausland

Die Grundfrage, die die steuerlichen Betrachtung hinsichtlich einer Entsendung ins Ausland leitet, ist: Hat der Mitarbeiter, der im Ausland arbeitet, sein Einkommen dort oder im Inland zu versteuern? – Um diese Frage zu klären, schließen sich drei weitere Folgefragen an:

1) Wo liegt der dauerhafte Wohnsitz der Person in Fragen?

Nach § 1 EStG ist jede natürliche Person, die ihren Wohnsitz im Inland hat, unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Was heißt das konkret für einen längeren beruflichen Auslandsaufenthalt? – Wenn der Arbeitnehmer während dessen Entsendung seine Wohnung in Deutschland behält und sie gleichzeitig regelmäßig nutzen könnte, so unterliegt er der deutschen Steuerpflicht. Wichtig: Selbst bei einer Untervermietung der Wohnung von bis zu sechs Monaten gilt dasselbe. Wird das Mietverhältnis jedoch gekündigt oder das Eigentum verkauft, ist von einer Aufgabe des inländischen Wohnsitzes auszugehen. 

2) Wo spielt das "Welteinkommensprinzip" des deutschen Steuerrechts eine Rolle?

Kurz gesagt: Grundsätzlich sind alle Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit – egal ob im Inland oder Ausland erwirtschaftet – in Deutschland zu versteuern. Nun wäre rein rechtlich auch das jeweilige Land berechtig, Einkommenssteuer zu erheben (Doppelbesteuerung).

Um dies zu vermeiden hat Deutschland mit einer Vielzahl von Ländern das Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen. Darin ist geregelt, dass grundsätzlich derjenige Staat das Besteuerungsrecht auf das Einkommen hat, in welchem die Leistung erbracht wurde. Ist dies der Fall, wird in Deutschland nicht nochmals versteuert, aber die Einkünfte werden für die Bemessung des Steuersatzes berücksichtigt.

Alternativ können beide Staaten die Einkünfte besteuern – wobei die bereits im Ausland entrichteten Steuern auf die Gesamtsteuerlast in Deutschland angerechnet werden.

Was ist, wenn das Zielland nicht Teil des Doppelbesteuerungsabkommens ist? Sollte dies der Fall sein, unterliegt die dort entrichtete Steuer keinem Ermäßigungsanspruch. Aber die bereits gezahlten Steuern können auf die deutsche Einkommensteuer angerechnet werden. Wichtig: Dazu muss eine steuerliche Veranlagung beim zuständigen Finanzamt beantragt werden.

3) Was ist die 183-Tage-Regelung?

Alle Einkünfte außerhalb des Staates, in dem der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz hat, werden im Heimatland besteuert. Dies gilt aber nur, wenn der Mitarbeiter nicht länger als 183 Tage im Jahr im Ausland lebt und arbeitet und gleichzeitig der Arbeitgeber nicht im Zielland ansässig ist.

Entsendung ins Ausland oder Ausstrahlung? – Sozialversicherung und Auslandsaufenthalt

Wird im Kontext eines Arbeitsaufenthalts im Ausland von Sozialversicherung gesprochen, müssen vier Punkte beachtet, bzw. unterschieden werden:

• Entsendung innerhalb der EU
• Ausstrahlung
• Pflichtversicherung auf Antrag
• Sozialversicherungsabkommen

Entsendung ins Ausland innerhalb der EU

Innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz hat die sog. PD (portable document) A1-Bescheinigung Gültigkeit. Sie dient dem Mitarbeiter gegenüber ausländischen Versicherungsträgern und Leistungserbringern als Nachweis über den Sozialversicherungsschutz in Deutschland. Damit die A1 ausgestellt werden kann, bedarf es weiterer Faktoren: 

• Der Arbeitgeber muss in Deutschland wirtschaften
• Der Entsendete muss den Wohnort innerhalb der EU haben
• Es muss eine Entsendung vorliegen, die höchstens 24 Monate andauern darf.
• Keine Mitarbeiterablöse

Ausstrahlung

Eine Ausstrahlung beschreibt den Fall einer zeitlich begrenzten Entsendung, bei der der Arbeitnehmer weiterhin in Deutschland sozialversicherungspflichtig ist. 

Pflichtversicherung auf Antrag

Ist der zu entsendende Mitarbeiter nach genannten Punkten nicht sozialversicherungspflichtig, kann anhand verschiedener Maßnahmen der Versicherungsschutz in Deutschland garantiert werden:

• Rentenversicherung als Pflichtversicherung abschließen (§ 4 SGB VI): nur bei zeitlich begrenztem Auslandsaufenthalt.
• Freiwillige Krankenversicherung (§ 9 SGB V)
• Weiterführende Pflegeversicherung (§ 26 SGB XI)
• Freiwillige Unfall- und Arbeitslosenversicherung

Sozialversicherungsabkommen

Deutschland hat mit einigen Ländern Sozialversicherungsabkommen, wonach bei Entsendung nur die deutsche Sozialversicherung greift. Wichtig: In unterschiedlichen Ländern umfasst diese Regelung unterschiedliche Aspekte der Renten- oder Krankenversicherung. 

Entsendung und Leiharbeit

Seit einigen Jahren gehört auch die Entsendung von Mitarbeitern einer Leiharbeitsfirma zur gängigen Unternehmenspraxis. Dabei müssen dieselben Entsendevorschriften beachtet werden, wie beim Auslandsarbeitsaufenthalt eines betriebseigenen Mitarbeiters. Im Falle der Beauftragung einer Leiharbeitsfirma und der Entsendung eines Leiharbeiters ins Ausland muss zwischen dem Arbeitnehmer und der Leiharbeitsfirma ein Arbeitsverhältnis bestehen.

Besonderheit: Bei Entsendungen bis zu einem Monat können Unternehmen von den landesüblichen Vorgaben befreit werden, wenn die Partnerländer ein bilaterales Sozialabkommen schließen. Diese Ausnahme gilt nicht für Leiharbeiter, bzw. Leiharbeitsfirmen.

Ende der Entsendung

Mit Ablauf der vereinbarten Aufenthaltsdauer oder bei Erreichen des vereinbarten Ziels und Zwecks der Entsendung endet der Auslandseinsatz. Dennoch ist es für ein Unternehmen jederzeit möglich, den entsandten Mitarbeiter frühzeitig zurückzuholen. Dies sollte aber nur nach vorheriger Interessenabwägung stattfinden, in der die Lebensumstände des Arbeitnehmers in Frage Berücksichtigung finden. Damit es bei einem derartigen Fall nicht zu Komplikationen kommt, sollte der Entsendevertrag immer eine Rückrufklausel beinhalten. 

Wichtig: Eine Ordentliche Kündigung, wenn nicht explizit im Entsendevertrag ausgeschlossen, kann auch innerhalb eines Auslandsaufenthalts fristgerecht erfolgen.

Quellen: EU-Richtlinie zur Entsendung von Arbeitnehmer, „Rekrutierung und Beschäftigung ausländischer Fachkräfte“, „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“, www.tk.de

Augsburg, 27.04.2022
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT