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Bei der Abrechnung beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten gilt häufig die Dreimonatsfrist für Verpflegungsmehraufwendungen. Für eine korrekte Berechnung der Reisekosten innerhalb der Dreimonatsfrist ist auf viele Details zu achten. Welche dies sind und welche Fragen sich zu Dreimonatsfrist und Verpflegungsmehraufwand ergeben, zeigt dieser Beitrag auf. Dazu erhalten Abrechnungsverantwortliche Tipps, Hinweise und veranschaulichende Beispiele.
Bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten entstehen Mehrkosten, für deren Abrechnung die Dreimonatsfrist, für Verpflegungsmehraufwendungen beispielsweise, zu berücksichtigen ist. (Bild: © engel.ac / stock.adobe.com)
Inhaltsverzeichnis
Kurze Erläuterungen vorab erleichtern das Verständnis, wann die Regelungen greifen.
Verpflegungsmehraufwendungen können als Reisekosten geltend gemacht werden, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen (R 9.4 Satz 1 LStR). Laut § 9 Abs. 4a Satz 2 EStG liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit dann vor, wenn ein/e Mitarbeiter/in beruflich tätig ist:
Dadurch fallen häufig höhere Kosten an, da Besuche in Restaurants, Hotels et cetera unvermeidbar sind. So entstehen Mehrkosten, die sich beispielsweise im Rahmen der Verpflegungspauschale als Werbungskosten absetzen lassen, u. a. für die
Es geht also um zusätzliche Kosten bei Tätigkeiten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (ehemals regelmäßige Arbeitsstätte), etwa für eine externe Weiterbildung. Die Verpflegungspauschalen dienen hierzu als Ausgleich oder Dienstreisen-Auslöse nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG.
Sind die Kriterien einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit erfüllt, können im Inland – gegebenenfalls innerhalb einer Dreimonatsfrist – als Verpflegungsmehraufwand pauschal abgerechnet werden:
Diese Pauschalsätze sind bei der Einkommensteuererklärung geltend zu machen bzw. können vom Arbeitgeber steuerfrei und beitragsfrei erstattet werden. Dies gilt nach § 3 Nr. 16 EStG in Verbindung mit § 9 Abs. 4a Satz 2 EStG.
Für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten andere Pauschalsätze. Die anzuwendenden Spesensätze werden jeweils gegen Ende des Vorjahrs in BMF-Schreiben veröffentlicht. Diese sind je nach Reiseziel aufgeführt. Hier finden Sie die aktuellen Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für Dienstreisen ins Auslands ab 01.01.2023.
Je nach Verköstigung und Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen kann eine Versteuerung der Mahlzeit anfallen. Für die folgende Sachlage wird davon ausgegangen, dass der/die Mitarbeiter/in nach den oben geschilderten Grundsätzen einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat.
Sachlage: Der/die Mitarbeiter/in erhält – anlässlich der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheit von 24 Stunden – eine übliche Mahlzeit. Dies bedeutet, dass der Preis der Mahlzeit einschließlich Getränke den Betrag von 60 Euro nicht übersteigen darf. Die Mahlzeitengestellung erfolgt durch den Arbeitgeber oder in seinem Auftrag.
Auflösung: Die geltende Tagespauschale ist je nach Art der Mahlzeit zu kürzen um
Dies entspricht im Inland einer Kürzung um
Vorsicht: Ein von den Mitarbeitenden für die Mahlzeit gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. Die Kürzung gilt
Im Folgenden werden die wichtigsten Fragen zur korrekten Abrechnung der Reisekosten binnen der Dreimonatsfrist beantwortet.
Die Dreimonatsfrist verlangt je Verpflegungsmehraufwand eine Betrachtung im Nachhinein, etwa anhand der einzelnen Belege. Erleichterung bei Zuordnung und Abrechnung verschaffen sorgfältig geführte Arbeits- und Reisekalender sowie Referenzwerke wie das digitale Praxishandbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. (Bild: © Rido / stock.adobe.com)
Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte – zum Beispiel beim immer gleichen Kunden – gilt für entsprechende Reisekosten die Dreimonatsfrist. Das bedeutet: Der Abzug der Verpflegungspauschalen als Werbungskosten beziehungsweise die steuerfreie Zahlung durch den Arbeitgeber für den Verpflegungsmehraufwand müssen innerhalb von drei Monaten erfolgen (vgl. § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Nach Ablauf der ersten drei Monate ist der steuer- und sozialversicherungsfreie Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr zulässig.
Keine Anwendung findet die Dreimonatsregelung bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten Einrichtungen (vgl. BFH, Urteil vom 24.02.2011, BStBl. 2012 II, S. 27). Beispiele:
Des Weiteren gilt die Dreimonatsregelung nicht bei Tätigkeiten in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet. Dies beispielsweise bei mehreren ortsfesten betrieblichen Einrichtungen innerhalb eines großräumigen Werks- oder Betriebsgeländes der Fall.
Die Dreimonatsfrist beginnt
Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen andauert (vgl. § 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Der Grund der Unterbrechung, zum Beispiel Krankheit, Urlaub et cetera, ist dabei unerheblich. Durch eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Dreimonatsfrist bei einem erneuten Einsatz an derselben Tätigkeitsstätte damit von vorn.
Hinweis: Im Hinblick auf die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand und etwaige Zeiträume der Unterbrechung erfolgt stets im Nachhinein und anhand der tatsächlichen Verhältnisse. Entsprechende Nachweise lassen sich zum Beispiel durch das Führen eines Arbeits- und Reisekalenders erbringen.
Der Wechsel der auswärtigen Tätigkeitsstätte bedeutet einen Neubeginn der Dreimonatsfrist. Dies gilt unabhängig von der jeweiligen Entfernung oder auch der auswärtigen Unterkunft.
Hinweis: Unbeachtlich ist die Dreimonatsregel in dem Fall, dass die Tätigkeit an sich bereits dadurch gekennzeichnet ist, dass der/die Mitarbeiter/in mehrmals am Tag den Tätigkeitsort wechselt. Dies trifft zum Beispiel zu auf:
In diesen Fällen fehlt das grundlegende Kriterium, dass er oder sie an derselben Tätigkeitsstätte tätig wird (vgl. BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rn. 53–57).
Häufig entscheidet sich an Feinheiten und Details, wie die korrekte Abrechnung innerhalb der Dreimonatsfrist im Hinblick auf Verpflegungsmehraufwand, steuerfreie Verpflegungszuschüsse, im Rahmen der doppelten Haushaltsführung et cetera aussehen muss.
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Die folgenden drei Beispiele veranschaulichen relevante Details zur Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands binnen drei Monaten.
Spätestens im Rahmen der Dreimonatsfrist zum Thema Verpflegungsmehraufwand empfiehlt sich eine tagesaktuelle Dokumentation. Für die effiziente Abrechnung der Reisekosten innerhalb der Dreimonatsfrist sind zudem zahlreiche Kriterien zu beachten. Alle wichtigen Informationen und Grundlagen fasst das eintägigen Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“ in einem einzigen Kompakttag zusammen (verfügbar als Online- oder Präsenzseminar sowie als Inhouse-Schulung). (Bild: © Robert Kneschke / stock.adobe.com)
Beispiel 1: Verpflegungsmehraufwand nach 3 Monaten und länger
Der angestellte Architekt A hat seine erste Tätigkeitsstätte in Düsseldorf. Über mehrere Monate hinweg entstehen durch beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten zusätzliche Kosten für ihn, die er mittels Verpflegungspauschale und Steuererklärung abrechnen möchte.
Die Dreimonatsfrist zum Verpflegungsmehraufwand für die Tätigkeit auf dem Projekt in München
Denn eine Unterbrechung von vier Wochen liegt nicht vor – lediglich zwei Wochen und dann eine nur dreitägige Unterbrechung. Ab dem 01.07. hat A für dieses Projekt in München keinen Anspruch mehr auf eine steuerfreie Zahlung der Pauschalen. Erst wenn eine Unterbrechung von vier Wochen eingetreten ist, beginnt die erneut Dreimonatsfrist zur Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands.
Die Dreimonatsfrist für die Tätigkeit des Projekts in Köln
Für die zweiwöchige Tätigkeit in Stuttgart ist die Dreimonatsregelung nicht relevant. Sie beginnt zwar am 15.04. zu laufen, jedoch erfolgt eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen, da er erst wieder im August in Stuttgart tätig wird.
Beispiel 2: Reisekosten und Dreimonatsfrist bei Unterbrechungen
Die Mitarbeiterin B
Die dreimonatige Frist beginnt an dem Tag, an dem Mitarbeiterin B an mindestens drei Tagen in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte tätig wird. War der Beginn an derselben Tätigkeitsstätte zum Beispiel der 01.03. und hat es keine vierwöchige Unterbrechung gegeben, endet die Abrechnungsfrist am 31.05.
Hinweis: Ist Mitarbeiterin B ab dem 01.06. weiterhin an derselben Tätigkeitsstätte nur noch an zwei Tagen wöchentlich tätig, können ab diesem Zeitpunkt die Pauschalen nicht mehr steuerfrei ausgezahlt werden.
Beispiel 3: Fehlende Vereinbarungen zur Anzahl der Tätigkeitstage und Dreimonatsregel
Der Mitarbeiter C soll voraussichtlich für eine Dauer von über drei Monaten im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit in Berlin tätig werden.
Ist der Mitarbeiter C mindestens an drei Tagen vor Ort in Berlin tätig, beginnt die Dreimonatsfrist zu diesem Zeitpunkt. Das gilt unabhängig davon, ob er in der Folgewoche nur einen Tag, zwei Tage oder auch gar nicht vor Ort tätig ist. Erst dann, wenn eine zeitliche Unterbrechung von vier Wochen eingetreten ist, beginnt die Frist erneut.
Hinweis: Es erfolgt keine Betrachtung im Vorfeld zu den Berechnungen in der Dreimonatsfrist der Reisekosten. Die Prüfung der Fristen und des Unterbrechungszeitraums erfolgt immer erst im Nachhinein. Daher ist eine arbeitsvertragliche Vereinbarung, die im Vorhinein über die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage zu schließen wäre, nicht relevant in Bezug auf die Prüfung der Dreimonatsfrist und wie damit umzugehen ist.
In unserem eintägigen Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“ steigern Sie zum einen die Effizienz der Buchungsvorgänge. Zum anderen vermeiden Sie Fehler bei der Abrechnung, gerade im Hinblick auf Fristen wie die Dreimonatsfrist für den Verpflegungsmehraufwand von Mitarbeitenden.
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