Bürofrau sitzend vor Laptop im Homeoffice mit digitaler Einblendung einer Personalakte

Die digitale Personalakte in der HR-Praxis

Online-Live-Seminar, Dauer 1 Tag

​​​​Rechtssichere Einführung, effiziente Nutzung und erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen​​ 

Die digitale Personalakte verspricht weniger Papier, schnellere Abläufe und mehr Transparenz in der Personalverwaltung. Gleichzeitig wirft ihre Einführung zahlreiche rechtliche, organisatorische und technische Fragen auf: Welche Dokumente dürfen digital gespeichert werden und wer darf auf welche Inhalte zugreifen? Wie gelingt die erfolgreiche Migration bestehender Akten? Und welche Rolle spielt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in HR-Prozessen – insbesondere mit Blick auf mögliche Hochrisiko-KI-Systeme? Ohne klare Strukturen und Prozesse entstehen schnell Unsicherheiten, Mehraufwand und Compliance-Risiken.

Dieses Online-Live-Seminar unterstützt Unternehmen dabei, die digitale Personalakte strukturiert, rechtssicher und effizient einzuführen und Haftungsrisiken, Bußgelder sowie Schadensersatzansprüche von Mitarbeitenden zu vermeiden.

  • Ziele & Nutzen

    • ​​​​Rechtssichere Einführung und Nutzung der digitalen Personalakte: Sie erhalten einen kompakten Überblick über die wichtigsten Anforderungen an Datenschutz, Zugriffsrechte, Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie relevante arbeitsrechtliche Aspekte.​
     
    • ​​​​Entlastung der Personalverwaltung durch effizientere Workflows: ​​Sie erfahren, wie Sie durch einheitliche Aktenstrukturen und Ablageprozesse Suchzeiten reduzieren und Ihre Personalverwaltung im Arbeitsalltag spürbar entlasten.
     
    • Transparenter und strukturierter Fahrplan für die praktische Umsetzung im Unternehmen: ​​Sie profitieren von konkreten Handlungsempfehlungen für die erfolgreiche Umstellung von Papier auf digital und lernen wichtige Auswahlkriterien für passende Softwarelösungen kennen.​  

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  • Methodik

    Die Referentin/Der Referent gestaltet das Online-Live-Seminar praxisbezogen, unterhaltsam und interaktiv. Die Teilnehmenden haben jederzeit die Möglichkeit, individuelle Fragen aus ihrem Arbeitsalltag zu stellen und sich mit der Expertin/dem Experten und anderen Teilnehmenden auszutauschen.​ 

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  • Inhalte

    1. Aufbau und Inhalte einer Personalakte
    • ​Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen 
    • Bewerbungsunterlagen 
    • ​Zeugnisse und Qualifikationsnachweise 
    • ​Gehalts- und Vergütungsunterlagen 
    • ​Abmahnungen oder arbeitsrechtliche Dokumente 
    • Arbeitszeit-, Urlaubs- oder Fehlzeiteninformationen 
    • ​Weiterbildungsnachweise 
    • ​Korrespondenz mit HR 
    • ​Austrittsunterlagen 

    2. ​Vorteile der digitalen Personalakte
    • Kontrollierter, rollenbasierter Zugriff auf relevante Informationen
    • Schneller und unkomplizierter Zugriff auf benötigte Dokumente
    • Bessere Such-, Filter- und Auswertungsmöglichkeiten
    • Zügige Bearbeitung von Anfragen und HR-Vorgängen

    3. Wichtige Anforderungen
    • Vertraulichkeit, Datenschutz und Datensicherheit nach DSGVO 
    • rollenbasierte Zugriffsrechte 
    • Protokollierung von Zugriffen und Änderungen 
    • sichere Speicherung und Verschlüsselung 
    • klare Lösch- und Aufbewahrungsfristen 
    • Trennung sensibler Dokumenttypen 
    • Berechtigungskonzept für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende 
    • ggf. Beteiligung des Betriebsrats 

    4. Auskunftsrechte der Mitarbeitenden 

    5. ​Digitale Personalakte und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) 

    6. Typische Risiken
    • zu breite Zugriffsrechte
    • fehlende Löschkonzepte
    • unstrukturierte Dokumentablage
    • Speicherung unnötiger oder unzulässiger Informationen

    7. ​Änderungen in Organisation und Verwaltung

    8. ​Umgang mit bestehenden Akten

    9. ​Tipps für rechtssichere Umsetzung

    10. ​Software-Anbieter und technische Implementierung 

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  • Zielgruppe

    ​​​Personalleiter/-innen, HR-Manager/-innen, HR-Referenten/-innen, Personalbeauftragte, Personalsachbearbeiter/-innen, Mitarbeitende in der Personalverwaltung, Geschäftsführer/-innen, kaufmännische Leitungen, Datenschutzbeauftragte, IT-Verantwortliche, Mitglieder des Betriebsrats oder der Personalvertretung

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  • Alle wichtigen Informationen für Ihre Entscheidung

    ​​Das Online-Live-Seminar bündelt alle relevanten Anforderungen für die Einführung der digitalen Personalakte in Unternehmen. Teilnehmende erhalten einen strukturierten Überblick zu Datenschutz, Zugriffsrechten, Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie zur praktischen Migration bestehender Personalakten. Darüber hinaus werden Kriterien für die Auswahl geeigneter Personalsoftware vermittelt und aktuelle Entwicklungen wie der Einsatz von KI in HR-Prozessen eingeordnet. So entsteht ein klarer Fahrplan für eine sichere und effiziente Umsetzung im Arbeitsalltag. Jetzt Teilnahme sichern.​ 

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  • Häufig gestellte Fragen

    1. Einige Tage vor Ihrer Online-Live-Schulung senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Zugangslink und allen wichtigen Informationen, um am Veranstaltungstag den virtuellen Schulungsraum betreten zu können. Am Veranstaltungstag erhalten Sie eine weitere E-Mail, die nochmals alle wichtigen Informationen zusammengefasst enthält.  
    2. Ihre digitalen Schulungsunterlagen laden Sie sich im Idealfall bereits vor der Veranstaltung von der Online-Lernplattform herunter. Die Zugangsdaten dafür erhalten Sie per E-Mail. Einige Teilnehmende drucken sich diese bereits vorab aus, um sich während der Schulung darin Notizen machen zu können. 
    3. Am Veranstaltungstag klicken Sie, ausgestattet mit Headset und idealerweise Webcam, auf Ihren Zugangslink. Zunächst gelangen Sie in den sogenannten Warteraum. Hier können Sie nochmals einen Technik-Check machen. Pünktlich zum Start öffnen wir den virtuellen Schulungsraum. Dort erklären wir Ihnen die Funktionen des Meetingraums.  
    4. Sobald sich alle Teilnehmenden eingewählt haben, begrüßt Sie die Referentin bzw. der Referent und beginnt mit der Online-Weiterbildung. 
    5. Es werden regelmäßig Pausen gemacht. Diese können Sie gerne auch zum Austausch mit anderen Teilnehmenden nutzen. 
    6. Fragen an die Referentin oder an den Referenten oder an die anderen Teilnehmenden sind jederzeit über den Chat willkommen. 
     
    Nein, ein spezieller Download ist nicht nötig. Es genügt ein Klick auf den Link zum virtuellen Schulungsraum, den wir Ihnen zusammen mit den Zugangsdaten per E-Mail senden.  
     
    Folgende Systemvoraussetzungen sind erforderlich: 
    • Windows-PC (ab 7, 8.1, 10), Apple (ab OS X 10.12) oder Linux 
    • Internet-Zugang mit mind. 500 kBit/s Bandbreite (z. B. DSL – mindestens DSL 2000, empfohlen DSL 6000 Anschluss) 
    • Internetbrowser: Google Chrome (v70.0 und höher), Mozilla Firefox (v65.0 und höher), Edge (v42.0 und höher) und Apple Safari (v12.0 oder höher) - Wir empfehlen die Verwendung des Internetbrowsers Google Chrome 
    • Soundkarte mit Lautsprecher (bzw. Headset) und idealerweise eine Webcam 
    Die zu Ihrer Weiterbildung gehörenden Unterlagen sind auf unserer Online-Lernplattform für Sie abrufbar. Die Zugangsdaten dafür erhalten Sie per E-Mail. 
     
    Bitte laden Sie sich die Unterlagen rechtzeitig vor der Weiterbildung herunter.
     
    Ihre Teilnahmebescheinigung ist, wie auch die Schulungsunterlagen, auf unserer Online-Lernplattform für Sie abrufbar. Dort finden Sie nach der Veranstaltung Ihre Teilnahmebescheinigung zum Download bzw. für den Fall, dass eine Abschlussprüfung vorgesehen und bestanden ist, Ihr Zertifikat.
    Gerne steht Ihnen unsere technische Hotline vor und während des Online-Veranstaltung zur Verfügung, um technische Probleme zu lösen und ggf. auch einen Technik-Check mit Ihnen zu machen:  Telefon 08233/381 112 (von Montag bis Freitag von 8 bis 15 Uhr)
     

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