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Digitale Tools für die Assistenz

Online-Seminar, Dauer 1 Tag

MS Teams, Zoom, OneNote, Trello & Co. professionell für das Office Management nutzen

Digitale Tools und Apps sind im Office 4.0 nicht mehr wegzudenken. Richtig eingesetzt bieten sie eine unverzichtbare Hilfe, um die steigende Komplexität der Arbeit zu bewältigen. Denn Kommunikation, Aufgabenorganisation und Wissenstransfer zwischen Assistenz, Team und Chef müssen auch bei dezentraler Zusammenarbeit und zunehmender Informationsflut unbedingt gewährleistet bleiben.

Die Teilnehmer erfahren in dem Online-Seminar, welche digitalen Tools ihnen dabei konkret weiterhelfen und wie sie diese optimal für die Zusammenarbeit auf Distanz einsetzen. 
  • Ziele & Nutzen

    Davon profitiert die Assistenz:
    • Live-Demo: Die erfahrene Trainerin führt Schritt für Schritt durch unentbehrliche Programme und deren Funktionen. So sehen Teilnehmer die Arbeitsschritte live am Bildschirm und können Tools während des Online-Seminars selbst ausprobieren. 
    • Sie erfahren, wie sie ihre Aufgaben künftig digital organisieren und die Informationsflut sicher in den Griff bekommen.
    • Die Teilnehmer wählen die für sie und ihre Abläufe geeigneten Tools aus und setzen diese gezielt ein, um Team und Chef effektiv zu entlasten. 

    Davon profitiert das Unternehmen:
    • Kurze Abwesenheit und keine Reisezeit und -kosten– Die Teilnehmer bilden sich kompakt an nur einem Tag online fort.
    • Durch neue digitale Hilfsmittel gestalten die Teilnehmer Arbeitsabläufe effizienter und lösen Aufgaben noch schneller.
    • Die Teilnehmer übernehmen ihre Rolle als professionelle Co-Manager und entlasten ihren Vorgesetzten noch besser.

     

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  • Methodik

    Das Online-Seminar besteht aus einer Kombination aus Fachvortrag, Praxisbeispielen, Live-Demonstration, Erfahrungsberichten und Diskussionsrunden. Zahlreiche praktische Tools und Apps werden Schritt für Schritt online demonstriert. Die Teilnehmer erhalten ein umfassendes Paket für ihren Arbeitsalltag.

    Besonderheiten des virtuellen Seminars:
    • Gleichwertige Alternative zu einer Präsenzveranstaltung dank innovativer Technik (Zoom)
    • Mittels Video- und Audioübertragung stellen die Teilnehmer, wie in einer echten Seminaratmosphäre, ihre individuellen Fragen und tauschen sich interaktiv aus. 
    • Die Agenda des virtuellen Seminars orientiert sich am Tagesablauf der Präsenzveranstaltung. Auch hier sind Pausen vorgesehen.
    • Es entstehen keine Reise- und Übernachtungskosten.

    meine.akademie-herkert.de
    Die Teilnehmer erhalten Zugang zum Weiterbildungs- und Serviceportal „meine.akademie-herkert.de“. Dort finden sie alle Informationen zur Veranstaltung und Seminarunterlagen in digitaler Form.

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  • Inhalte

    Informationsmanagement 
    • Taktiken für den Umgang mit der E-Mail-Flut
    • E-Mails einfach ablegen und schnell wiederfinden
    • Chefentlastungstipps mit z.B. MS Outlook
    • Effizienz-Tipps (z. B. QuickSteps, Regeln, Textbausteine, Abfragen etc.)
    • Live Vorführung 

    Aufgabenmanagement 
    • Aufgaben im Team effizient erledigen 
    • Mit ToDo und Planner Aufgaben erfassen, zuweisen, auswerten
    • Weitere Aufgabentools kennenlernen (Trello, Pinnery etc.)
    • Live Vorführung

    Digitale Notizen und Wissensmanagement mit OneNote 
    • OneNote: Alle relevanten Funktionen inkl. konkreter Anwendungsbeispiele für Besprechungen, Projekte und Reiseplanung Chef
    • Live Vorführung

    Kommunikation und Kollaboration mit MS Teams und Zoom
    • Arbeiten mit MS Teams und Zoom Aufbau und Einsatz
    • Kommunikation über Chat und Video 
    • Austausch von gemeinsame Dateien 
    • Integration verschiedener Tools und Apps 
    • Mit Spielregeln die virtuelle Zusammenarbeit gestalten 
    • Live Vorführung

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  • Teilnehmerkreis

    Mitarbeiterinnen aus Assistenz, Sekretariat, Office Management  oder Sachbearbeitung, die den Anforderungen im digitalisierten Office gewachsen sein müssen.

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  • Häufig gestellte Fragen

    1. Einige Tage vor Ihrer Online-Live-Schulung senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Zugangslink und allen wichtigen Informationen, um am Veranstaltungstag den virtuellen Schulungsraum betreten zu können. 
    2. Ihre digitalen Schulungsunterlagen laden Sie sich im Idealfall bereits vor der Veranstaltung auf meine.akademie-herkert.de herunter. Die Zugangsdaten dafür erhalten Sie per E-Mail. Einige Teilnehmer drucken sich diese bereits vorab aus, um sich während der Schulung darin Notizen machen zu können. 
    3. Am Veranstaltungstag klicken Sie, ausgestattet mit Headset und idealerweise Webcam, auf Ihren Zugangslink. Zunächst gelangen Sie in den sogenannten Warteraum. Hier können Sie nochmals einen Technik-Check machen. Pünktlich zum Start öffnen wir den virtuellen Schulungsraum. Dort erklären wir Ihnen die Funktionen des Meetingraums.  
    4. Sobald sich alle Teilnehmer eingewählt haben, begrüßt Sie der Referent und beginnt mit der Online-Weiterbildung. 
    5. Es werden regelmäßig Pausen gemacht. Diese können Sie gerne auch zum Austausch mit anderen Teilnehmern nutzen. 
    6. Fragen an die Referenten oder anderen Teilnehmer sind jederzeit über den Chat willkommen. 
    Nein, ein spezieller Download ist nicht nötig. Es genügt ein Klick auf den Link zum virtuellen Schulungsraum, den wir Ihnen zusammen mit den Zugangsdaten per E-Mail senden.  
     
    Folgende Systemvoraussetzungen sind erforderlich: 
    • Windows-PC (ab 7, 8.1, 10), Apple (ab OS X 10.12) oder Linux 
    • Internet-Zugang mit mind. 500 kBit/s Bandbreite (z. B. DSL – mindestens DSL 2000, empfohlen DSL 6000 Anschluss) 
    • Internetbrowser: Google Chrome (v70.0 und höher), Mozilla Firefox (v65.0 und höher), Edge (v42.0 und höher) und Apple Safari (v12.0 oder höher) - Wir empfehlen die Verwendung des Internetbrowsers Google Chrome 
    • Soundkarte mit Lautsprecher (bzw. Headset) und idealerweise eine Webcam 
    Die zu Ihrer Weiterbildung gehörenden Unterlagen sind auf unserem Weiterbildungs- und Serviceportal meine.akademie-herkert.de für Sie abrufbar. Bitte laden Sie sich die Unterlagen rechtzeitig vor der Veranstaltung herunter. Einige Teilnehmer drucken sich diese bereits vor der Schulung aus, um sich darin Notizen machen zu können. 
    Zum Weiterbildungs- und Serviceportal gelangen Sie folgendermaßen:
    1. Eröffnen Sie unter meine.akademie-herkert.de/registrierung ein Benutzerkonto. An die angegebene E-Mail-Adresse erhalten Sie anschließend einen Aktivierungslink zugesendet. 
    2. Klicken Sie den Aktivierungslink in der E-Mail.
    3. Melden Sie sich mit Ihren zuvor vergebenen Daten an.
    4. Schalten Sie Ihre Veranstaltung über Eingabe dieses Aktivierungscodes frei.
    Zugangsdaten Aktivierungscode
    Ihre Teilnahmebescheinigung ist, wie auch die Schulungsunterlagen, auf unserem Weiterbildungs- und Serviceportal meine.akademie-herkert.de für Sie abrufbar. Dort finden Sie, links unter dem Menüpunkt „Meine Lernnachweise“, nach der Veranstaltung Ihre Teilnahmebescheinigung zum Download bzw. für den Fall, dass eine Abschlussprüfung vorgesehen und bestanden ist, Ihr Zertifikat.
    Teilnahmebescheinigung-Zertifikat
    Gerne steht Ihnen unsere technische Hotline vor und während des Online-Veranstaltung zur Verfügung, um technische Probleme zu lösen und ggf. auch einen Technik-Check mit Ihnen zu machen:  Telefon 08233/381 112 (von Montag bis Freitag von 8 bis 15 Uhr)
     

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Enisa Romanic
 
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" Sehr gut!"
" Mir hat das Seminar sehr gut gefallen. Die Inhalte wurde sehr gut übermittelt und die ersten nützlichen Tools sind seitdem bereits in der Anwendung. Alles in allem sehr empfehlenswert."
" Ich bin froh, dass ich daran teilgenommen habe. Die Weiterbildung hat mir sehr geholfen. Jetzt geht es nur noch um die Umsetzung. Vielen Dank."
BPD Immobilienentwicklung GmbH
" Ich bin begeistert von der Weiterbildung und würde jederzeit wieder über dieses Portal buchen."
P. Herrmann,Gast-Service GmbH
" Sehr interessant, ich kann hoffentlich viele Dinge in unserem Büro einbringen."
" Danke an die Referentin. Sie hat ein umfassendes Wissen in diesem Bereich."
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