Was bedeutet Elektronische Rechnung?

Eine Elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in digitaler Form erstellt und versandt wird. Sie ersetzt die klassische Papierrechnung und ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung im Rechnungswesen. Gleichzeitig sorgt sie dafür, dass auch das Rechnungswesen selbst effektiver und nachhaltiger wird. Welchen rechtlichen Hintergrund sowie Vor- oder Nachteile das Ganze hat, lesen Sie in unserem Fachartikel.

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Inhaltsverzeichnis

1. Sind Elektronische Rechnungen in Deutschland erlaubt?
2. Wie funktioniert die Elektronische Rechnung?
3. Sind PDF-Rechnungen steuerlich anerkannt?
4. Wie müssen eingehende Elektronische Rechnung geprüft werden?
5. In welchen Fällen wird eine E-Rechnung zur Pflicht?
6. Fazit zur Verarbeitung von Elektronischen Rechnungen: Pflicht bei Bund und Ländern?

Sind Elektronische Rechnungen in Deutschland erlaubt?

In Deutschland ist der Einsatz von Elektronischen Rechnungen grundsätzlich erlaubt. Die konkreten Anforderungen ergeben sich aus dem Steuerrecht (GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff) und den E-Rechnungsverordnungen von Bund und Ländern.
Dort finden sich jeweils die Vorgaben zu Formaten, notwendigen Inhalten und Übertragungswegen, die leider nicht einheitlich geregelt sind.

Grundsätzlich sind Bundesverwaltungen und öffentliche Behörden dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten. Die entsprechende Pflicht ist je nach Zugehörigkeit der Verwaltungseinheit zu Bund, Ländern und Kommunen unterschiedlich geregelt. Das betrifft Formate, Übertragungswege sowie den zeitlichen Beginn der Verpflichtung.

Wie funktioniert die Elektronische Rechnung?

Eine E-Rechnung wird in digitaler Form erstellt und versandt. Dazu wird eine Software verwendet, die den Rechnungssteller dabei unterstützt, die Rechnung nach den gesetzlichen Vorgaben zu erstellen. Die Rechnung wird dann als PDF- oder XML-Datei versandt.

→ Diese weitgehend automatisierte Prüfung ist das eigentliche Ziel der elektronischen Rechnungsabwicklung, da sie zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparung führt.

Welche Formate gibt es bei einer elektronischen Rechnung

Es gibt drei grundsätzliche Formate für Elektronische Rechnungen in Deutschland: PDF, XML und EDI. Jedes dieser Formate hat seine eigenen Vor- und Nachteile, aber sie alle ermöglichen es, Rechnungen elektronisch zu übertragen und zu bearbeiten.

Das Format ZUGFeRD verbindet die Formate PDF und XML in einem einzigen Dokument. Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich daher, wie gewohnt, von einem Menschen am Bildschirm und durch den maschinenlesbare XML-Anteil auch automatisiert durch entsprechende Systeme prüfen.

Im öffentlichen Bereich sind im Regelfall die Formate ZUGFeRD bzw. XRechnung vorgeschrieben.

Was ist beim Versand von Elektronischen Rechnungen zu beachten?

Beim Versand von E-Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Diese finden sich, wie eingangs erwähnt, in den GoBD des Steuerrechts und den E-Rechnungsverordnungen von Bund und Ländern.

Neben den üblichen notwendigen Angaben, die sich aus dem Umsatzsteuergesetz ergeben, greifen die zusätzlichen Anforderungen aus den entsprechenden E-Rechnungsverordnungen.

Diese sind:

• Leitweg-Identifikationsnummer
• Bankverbindungsdaten
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer
• Bestellnummer

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Wann gilt eine Elektronische Rechnung als zugestellt?

Eine E-Rechnung gilt als zugestellt, wenn der Empfänger die Rechnung erhalten hat und öffnen kann. Dies kann entweder durch den E-Mail-Empfang oder über eine Rechnungseingangsplattform erfolgen.

Sind PDF-Rechnungen steuerlich anerkannt?

Ja, PDF-Rechnungen sind steuerlich anerkannt. Darüber hinaus müssen die Rechnungen entsprechend den Vorgaben der GoBD verarbeitet werden. Das betrifft vor allem diese Punkte:

• Revisionssichere Archivierung
• Erstellung eines elektronischen Prüfberichts für jede Eingangsrechnung
• Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation

Hinweis: Um alle Vorteile der automatisierten Verarbeitung nutzen zu können, ist die Verwendung der Formate ZUGFeRD oder XRechnung zu empfehlen.

Wie müssen eingehende Elektronische Rechnungen geprüft werden?

Eingehende Elektronische Rechnungen müssen auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Übereinstimmung mit den vereinbarten Konditionen geprüft werden. Dies ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt abgerechnet werden und dass keine Fehler oder Unstimmigkeiten auftreten.

→ Die jeweiligen Prüfungsschritte und das entsprechende Prüfungsergebnis müssen in einem elektronischen Prüfprotokoll festgehalten werden.

→ Das lässt sich am besten innerhalb eines elektronisch aufgesetzten Workflows zur Abwicklung des elektronischen Rechnungseingangs umsetzen.

Meist werden dazu entsprechende Dokumentenmanagementsysteme eingesetzt, die sowohl eine Verbindung zum System der Finanzbuchhaltung als auch zum elektronischen Archivierungssystem haben.

Was muss in einer Verfahrensdokumentation enthalten sein?

Laut den GoBD muss in jedem Falle eine Verfahrensdokumentation für alle Abläufe in der Buchhaltung erstellt werden.

Sie ist ein wichtiger Bestandteil des internen Kontrollsystems eines Unternehmens und dient dazu, die ordnungsgemäße Verarbeitung von Elektronischen Rechnungen zu beschreiben.

Die Verfahrensdokumentation muss beschreiben, wie die Abläufe im Rechnungswesen des Unternehmens ordnungsgemäß durchgeführt werden. Dazu muss die Organisation des elektronischen Rechnungsflusses (Workflow), die Verantwortlichkeiten, die Verfahren zur Überprüfung von Rechnungen und die technischen Systeme beschrieben werden.

Die Verfahrensdokumentation muss laufend aktualisiert werden, um Änderungen in den Prozessen oder der eingesetzten Technik des Unternehmens zu berücksichtigen. Daher muss eine Überprüfung der Verfahrensdokumentation regelmäßig erfolgen, um sicherzustellen, dass sie aktuell und korrekt ist.

Wie muss die Archivierung eingehender Elektronischer Rechnungen gestaltet werden?

Grundsätzlich gilt, dass alle elektronische eingehende und ausgehenden Belege, die steuerrechtlich relevant sind, auch elektronisch archiviert werden müssen. Damit sind beispielsweise auch Belege wie Angebote (die zu Aufträgen geführt haben), Auftragsbestätigungen und Lieferscheine von den Anforderungen der GoBD betroffen.

Elektronische Rechnungen müssen laut GoBD auf einer sicheren und zuverlässigen technischen Plattform archiviert werden, die die Integrität, Verfügbarkeit und Authentizität der Daten gewährleistet.

Die Archivierung muss dabei so erfolgen, dass eine eindeutige und nachvollziehbare Zuordnung der Rechnungen zu bestimmten Geschäftsvorfällen ermöglicht wird.

Dazu ist es erforderlich bei einer Prüfung einmal vom elektronischen Beleg zur Buchung zu gelangen, und umgekehrt von einer Buchung zu den archivierten elektronischen Belegen gelangen zu können.

Außerdem müssen Elektronische Rechnungen gemäß GoBD so archiviert werden, dass sie sich über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren lesen lassen. Die gesamte Archivierung muss zudem regelmäßig geprüft und überwacht werden, um sicherzustellen, dass die archivierten Daten jederzeit verfügbar und unveränderbar sind.

Die Archivierung von Elektronischen Rechnungen gemäß GoBD ist in Deutschland ein wesentlicher Aspekt der Elektronischen Rechnungsabwicklung.

In welchen Fällen wird eine E-Rechnung zur Pflicht?

In Deutschland wird eine E-Rechnung zur Pflicht, wenn die Rechnung an eine öffentliche Verwaltung versandt wird. Diese müssen nach den Vorgaben der unterschiedlichen E-Rechnungsverordnungen des Bundes bzw. der jeweiligen Bundesländer an die entsprechenden ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) oder die entsprechenden OZG-RE (Online-Zugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform) versandt werden.

Das bedeutet, dass Unternehmen, die an den öffentlichen Sektor liefern, sich schon zum Zeitpunkt der Auftragsgewinnung bzw. der Angebotserstellung darüber informieren sollten, in welchem Format und über welchen Übertragungsweg die spätere E-Rechnung übermittelt werden muss.

Fazit zur Verarbeitung von Elektronischen Rechnungen: Pflicht bei Bund und Ländern?

Durch die Verwendung Elektronischer Rechnungen können Unternehmen Zeit (Arbeits- und Durchlaufzeit) und Ressourcen sparen, indem sie Papiermengen, Druck- und Portokosten verringern, und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt und schnell verarbeitet werden.

Grundlage zur Verarbeitung Elektronischer Rechnungen sind zum einen die steuerrechtlichen Anforderungen, die sich in den GoBD finden; zum anderen sind die Regelungen der verschiedenen E-Rechnungsverordnungen von Bund und Ländern zu beachten, wenn es sich um die Abrechnung mit dem öffentlichen Sektor handelt.

→ Die Fähigkeit, Elektronische Rechnungen zu verarbeiten ist eine wichtige Voraussetzung, zur Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Rechnungswesens.

In Deutschland wird bzw. wurde die Übermittlung elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber schrittweise eingeführt. Hierbei gibt es Unterschiede bei den Regelungen für den Bund und den 16 Bundesländern und deren Kommunen.

Seit dem 27. November 2020 ist die Übermittlung elektronischer Rechnungen an Verwaltungen des Bundes verpflichtend. Für die Bundesländer ist der Starttermin für diese Verpflichtung jedoch unterschiedlich geregelt: Einige Bundesländer haben bereits früher die Pflicht eingeführt, während andere erst zu einem späteren Zeitpunkt folgen werden.

Es ist daher notwendig, sich über die jeweiligen Verpflichtungen im eigenen Bundesland informiert zu halten, um sicherzustellen, dass man die geltenden Regelungen und Verfahren einhalten kann.

Das gilt für die Startzeitpunkte, die Übertragungswege bzw. die jeweils zu nutzenden Portale und schließlich für die zulässigen Formate (ZUGFeRD bzw. XRechnung).

Aus heutiger Sicht wird bei der Abrechnung von Leistungen an den öffentlichen Sektor die Verwendung Elektronischer Rechnungen spätestens zum April 2025 in den meisten Fällen vorgeschrieben sein.

Augsburg, 03.02.2023
Jochen Treuz für die AKADEMIE HERKERT