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07.02.2022 | REISEKOSTEN & FINANZEN

Bei der Abrechnung beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten gilt häufig die Dreimonatsfrist für Verpflegungsmehraufwendungen. Für eine korrekte Berechnung der Reisekosten innerhalb der Dreimonatsfrist ist auf viele Details zu achten. Welche dies sind und welche Fragen sich zu Dreimonatsfrist und Verpflegungsmehraufwand ergeben, zeigt dieser Beitrag auf. Dazu erhalten Abrechnungsverantwortliche Tipps, Hinweise und veranschaulichende Beispiele.

Geschäftsfrau mit Koffer an Bahnsteig geht an Intercity Express-Zug auf dem Bahnsteig entlang

Bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten entstehen Mehrkosten, für deren Abrechnung die Dreimonatsfrist, für Verpflegungsmehraufwendungen beispielsweise, zu berücksichtigen ist. (Bild: © engel.ac – stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

  1. Abrechnungs-Grundlagen: Verpflegungsmehraufwand und Dreimonatsfrist
  2. Hinweis: Bei Mahlzeitengestellung werden die Verpflegungspauschalen gekürzt
  3. Was die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand bedeutet
  4. Beispiele zur Anwendung der Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand
  5. Sämtliche Abrechnungen in der Praxis rechtlich absichern

Abrechnungs-Grundlagen: Verpflegungsmehraufwand und Dreimonatsfrist

Kurze Erläuterungen vorab erleichtern das Verständnis, wann die Regelungen greifen.

Wann darf man den Verpflegungsmehraufwand geltend machen?

Verpflegungsmehraufwendungen können als Reisekosten geltend gemacht werden, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen (R 9.4 Satz 1 LStR). Laut § 9 Abs. 4a Satz 2 EStG liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit dann vor, wenn Angestellte beruflich tätig sind:

  • außerhalb der eigenen Wohnung und
  • nicht an der ersten Tätigkeitsstätte

Dadurch fallen häufig höhere Kosten an, da Besuche in Restaurants, Hotels et cetera unvermeidbar sind. So entstehen Mehrkosten, die sich beispielsweise im Rahmen der Verpflegungspauschale als Werbungskosten absetzen lassen, u. a. für die

  • Unterkunft,
  • Verpflegung,
  • Getränke am gesamten Tag und
  • die Reise selbst

Es geht also um zusätzliche Kosten bei Tätigkeiten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (ehemals regelmäßige Arbeitsstätte), etwa für eine externe Weiterbildung. Die Verpflegungspauschalen dienen hierzu als Ausgleich oder Dienstreisen-Auslöse nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG.

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten im Inland

Sind die Kriterien einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit erfüllt, können im Inland – gegebenenfalls innerhalb einer Dreimonatsfrist – als Verpflegungsmehraufwand pauschal abgerechnet werden:

  • 14 Euro für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung und mit einer Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von mehr als acht Stunden
  • 28 Euro für mehrtägige Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung für jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden
  • 14 Euro für den An- und Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit ohne Mindestabwesenheitszeit

Diese Pauschalsätze sind bei der Einkommensteuererklärung geltend zu machen bzw. können vom Arbeitgeber steuerfrei und beitragsfrei erstattet werden. Dies gilt nach § 3 Nr. 16 EStG in Verbindung mit § 9 Abs. 4a Satz 2 EStG.

Berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland

Für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten andere Pauschalsätze. Die anzuwendenden Spesensätze werden jeweils gegen Ende des Vorjahrs in BMF-Schreiben veröffentlicht. Diese sind je nach Reiseziel aufgeführt. Näheres hierzu finden Sie im Beitrag „Aktuelle Spesensätze Deutschland: Tabellen für In- und Ausland“.

Hinweis: Bei Mahlzeitengestellung werden die Verpflegungspauschalen gekürzt

Je nach Verköstigung und Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen kann eine Versteuerung der Mahlzeit anfallen. Für die folgende Sachlage wird davon ausgegangen, dass ein Arbeitnehmer bzw. eine Arbeitnehmerin nach den oben geschilderten Grundsätzen einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat.

Sachlage: Die angestellte Person erhält – anlässlich der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheit von 24 Stunden – eine übliche Mahlzeit. Dies bedeutet, dass der Preis der Mahlzeit einschließlich Getränke den Betrag von 60 Euro nicht übersteigen darf. Die Mahlzeitengestellung erfolgt durch den Arbeitgeber oder in seinem Auftrag.

Auflösung: Die geltende Tagespauschale ist je nach Art der Mahlzeit zu kürzen um

  • 20 Prozent bei Frühstück und
  • 40 Prozent bei Mittag- und Abendessen

Dies entspricht im Inland einer Kürzung um

  • 5,20 Euro für ein Frühstück, und
  • jeweils 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen

Vorsicht: Ein von den Mitarbeitenden für die Mahlzeit gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. Die Kürzung gilt

  • sowohl bei einem steuerfreien Arbeitgeberersatz
  • als auch für einen Werbungskostenabzug der Verpflegungspauschale.

Was die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand bedeutet

Im Folgenden werden die wichtigsten Fragen zur korrekten Abrechnung der Reisekosten binnen der Dreimonatsfrist beantwortet.

Abrechnung von Reiskosten mit Kassenzetteln auf einem Tisch

Die Dreimonatsfrist verlangt je Verpflegungsmehraufwand eine Betrachtung im Nachhinein, etwa anhand der einzelnen Belege. (Bild: © Rido – stock.adobe.com)

Was ist die Dreimonatsregel und wann ist sie anwendbar?

Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte – zum Beispiel beim immer gleichen Kunden – gilt für entsprechende Reisekosten die Dreimonatsfrist. Das bedeutet: Der Abzug der Verpflegungspauschalen als Werbungskosten beziehungsweise die steuerfreie Zahlung durch den Arbeitgeber für den Verpflegungsmehraufwand müssen innerhalb von drei Monaten erfolgen (vgl. § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Nach Ablauf der ersten drei Monate ist der steuer- und sozialversicherungsfreie Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr zulässig.

Keine Anwendung findet die Dreimonatsregelung bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten Einrichtungen (vgl. BFH, Urteil vom 24.02.2011, BStBl. 2012 II, S. 27). Beispiele:

  • Fahrzeuge
  • Flugzeuge
  • Schiffe

Des Weiteren gilt die Dreimonatsregelung nicht bei Tätigkeiten in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet. Dies beispielsweise bei mehreren ortsfesten betrieblichen Einrichtungen innerhalb eines großräumigen Werks- oder Betriebsgeländes der Fall.

Wann beginnt die Dreimonatsfrist?

Die Dreimonatsfrist beginnt bei einer Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte, wenn Beschäftigte innerhalb einer Woche an mindestens drei Tagen tätig werden.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen andauert (vgl. § 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Der Grund der Unterbrechung, zum Beispiel Krankheit, Urlaub et cetera, ist dabei unerheblich. Durch eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Dreimonatsfrist bei einem erneuten Einsatz an derselben Tätigkeitsstätte damit von vorn.

Hinweis: Im Hinblick auf die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand und etwaige Zeiträume der Unterbrechung erfolgt stets im Nachhinein und anhand der tatsächlichen Verhältnisse. Entsprechende Nachweise lassen sich zum Beispiel durch das Führen eines Arbeits- und Reisekalenders erbringen.

Was ändert sich bei einem Wechsel der Tätigkeitsstätte an der Dreimonatsfrist für die Verpflegungsmehraufwand-Abrechnung?

Der Wechsel der auswärtigen Tätigkeitsstätte bedeutet einen Neubeginn der Dreimonatsfrist. Dies gilt unabhängig von der jeweiligen Entfernung oder auch der auswärtigen Unterkunft.

Hinweis: Unbeachtlich ist die Dreimonatsregel in dem Fall, dass die Tätigkeit an sich bereits dadurch gekennzeichnet ist, dass die beschäftigte Person mehrmals am Tag den Tätigkeitsort wechselt. Dies trifft zum Beispiel zu auf:

  • Vertreterinnen und Vertreter eines Unternehmens im Außendienst
  • Technikerinnen und Techniker im Kundendienst

In diesen Fällen fehlt das grundlegende Kriterium, dass er oder sie an derselben Tätigkeitsstätte tätig wird (vgl. BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rn. 53–57).

Junge Geschäftsfrau sitzt im Wartebereich eines Flughafens und macht Notizen in ihrem Terminkalender

Spätestens im Rahmen der Dreimonatsfrist zum Thema Verpflegungsmehraufwand empfiehlt sich eine tagesaktuelle Dokumentation. (Bild: © Robert Kneschke – stock.adobe.com)

Beispiele zur Anwendung der Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand

Die folgenden drei Beispiele veranschaulichen relevante Details zur Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands binnen drei Monaten.

Beispiel 1: Verpflegungsmehraufwand nach 3 Monaten und länger

Der angestellte Architekt A hat seine erste Tätigkeitsstätte in Düsseldorf. Über mehrere Monate hinweg entstehen durch beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten zusätzliche Kosten für ihn, die er mittels Verpflegungspauschale und Steuererklärung abrechnen möchte.

  • Ab dem 01.04. ist er zwei Tage pro Woche in Köln und drei Tage wöchentlich in München tätig.
  • Ab dem 15.04. muss er für zwei Wochen nach Stuttgart und dann erst wieder im August für ein paar Tage.
  • Ab 01.05. ist A dann bis auf Weiteres drei Tage wöchentlich in Köln und zwei Tage in München tätig.

Die Dreimonatsfrist zum Verpflegungsmehraufwand für die Tätigkeit auf dem Projekt in München

  • beginnt bereits am 01.04., da A ab diesem Tag an drei Tagen in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte tätig wird, und
  • endet am 30.06.

Denn eine Unterbrechung von vier Wochen liegt nicht vor – lediglich zwei Wochen und dann eine nur dreitägige Unterbrechung. Ab dem 01.07. hat A für dieses Projekt in München keinen Anspruch mehr auf eine steuerfreie Zahlung der Pauschalen. Erst wenn eine Unterbrechung von vier Wochen eingetreten ist, beginnt die erneut Dreimonatsfrist zur Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands.

Die Dreimonatsfrist für die Tätigkeit des Projekts in Köln

  • beginnt hingegen erst am 01.05., da A erst ab diesem Tag an drei Tagen in der Woche an der Tätigkeitsstätte in Köln tätig wird, und
  • endet am 30.07.

Für die zweiwöchige Tätigkeit in Stuttgart ist die Dreimonatsregelung nicht relevant. Sie beginnt zwar am 15.04. zu laufen, jedoch erfolgt eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen, da er erst wieder im August in Stuttgart tätig wird.

Beispiel 2: Reisekosten und Dreimonatsfrist bei Unterbrechungen

Die Mitarbeiterin B

  • war für drei Monate an der gleichen Tätigkeitsstätte tätig und
  • ist danach nur noch höchstens zwei Tage in der Woche am Tätigkeitsort.

Die dreimonatige Frist beginnt an dem Tag, an dem Mitarbeiterin B an mindestens drei Tagen in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte tätig wird. War der Beginn an derselben Tätigkeitsstätte zum Beispiel der 01.03. und hat es keine vierwöchige Unterbrechung gegeben, endet die Abrechnungsfrist am 31.05.

Hinweis: Ist Mitarbeiterin B ab dem 01.06. weiterhin an derselben Tätigkeitsstätte nur noch an zwei Tagen wöchentlich tätig, können ab diesem Zeitpunkt die Pauschalen nicht mehr steuerfrei ausgezahlt werden.

Beispiel 3: Fehlende Vereinbarungen zur Anzahl der Tätigkeitstage und Dreimonatsregel

Der Mitarbeiter C soll voraussichtlich für eine Dauer von über drei Monaten im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit in Berlin tätig werden.

  • Es ist aktuell noch unklar, ob der Mitarbeiter an zwei, drei oder fünf Tagen pro Woche dort tätig werden soll.
  • Eine vertragliche Vereinbarung über die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage in Berlin ist zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter nicht geschlossen worden.

Ist der Mitarbeiter C mindestens an drei Tagen vor Ort in Berlin tätig, beginnt die Dreimonatsfrist zu diesem Zeitpunkt. Das gilt unabhängig davon, ob er in der Folgewoche nur einen Tag, zwei Tage oder auch gar nicht vor Ort tätig ist. Erst dann, wenn eine zeitliche Unterbrechung von vier Wochen eingetreten ist, beginnt die Frist erneut.

Hinweis: Es erfolgt keine Betrachtung im Vorfeld zu den Berechnungen in der Dreimonatsfrist der Reisekosten. Die Prüfung der Fristen und des Unterbrechungszeitraums erfolgt immer erst im Nachhinein. Daher ist eine arbeitsvertragliche Vereinbarung, die im Vorhinein über die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage zu schließen wäre, nicht relevant in Bezug auf die Prüfung der Dreimonatsfrist und wie damit umzugehen ist.

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