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Auch im Bereich HR macht die Digitalisierung nicht halt. Verantwortliche im Personalmanagement können sich mithilfe des digitalen Wandels die tägliche Arbeit erleichtern. Gleichzeitig bringt die Digitalisierung im HR neue Herausforderungen für Unternehmen mit sich, wie aktuelle Studien belegen. Welche Prozesse sollten Unternehmen im Rahmen der HR Digitalisierung optimieren und welche Kompetenzen müssen Personalverantwortliche jetzt mitbringen?
Durch die HR Digitalisierung wird ein neues und modernes Personalmanagement möglich. Das erfordert jedoch neue Kompetenzen und eine Umstrukturierung bisheriger HR-Prozesse. (Bild: © printartist – stock.adobe.com)
Inhaltsverzeichnis
Der Begriff „HR Digitalisierung“ meint den steigenden Einfluss der Digitalisierung auf verschiedene Aufgabenbereiche des Personalmanagements (HR). Hierzu gehört insbesondere die Nutzung digitaler Technologien wie Software, Social Media und Künstliche Intelligenz (KI), z. B. für das Recruiting, das Unterzeichnen von Verträgen oder die Verwaltung interner Personalakten. Es gibt also unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten, in denen die Digitalisierung das Personalmanagement ergänzen kann.
Die HR Digitalisierung ist wichtig, da sich durch die zunehmend digitale Arbeitswelt auch das Personalwesen verändert. Stellenanzeigen werden nicht mehr vorrangig in Zeitungen aufgegeben, sondern auch in sozialen Netzwerken veröffentlicht. Bewerbungsgespräche werden immer häufiger digital durchgeführt usw. So hilft die Digitalisierung nicht nur dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren und Zeit für andere Aufgaben zu haben. Sie ist auch dringend notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Arbeitgeberattraktivität des Unternehmens aufrecht zu erhalten.
Das Personalwesen spielt in diesem Zusammenhang eine besonders wichtige Rolle, da es als Schnittstelle zwischen Belegschaft und Geschäftsführung fungiert. Die Veränderungen der Digitalisierung haben einen tiefgreifenden Einfluss auf alle Beschäftigten im Unternehmen, weshalb Angestellte im HR-Management besonders stark am Fortschritt der digitalen Transformation des Unternehmens beteiligt sind. Sie tragen somit auf vielfältige Weise zum Unternehmenserfolg bei.
Voraussetzung für eine gelungene HR Digitalisierung ist die gezielte Erweiterung der Kompetenzen, um diesem wachsenden Verantwortungsbereich gerecht zu werden, etwa im Rahmen beruflicher Weiterbildungen.
Durch die Digitalisierung eröffnen sich enorme Potenziale im HR-Management – und mit dem richtigen Know-how können alle Unternehmen von diesen Potenziale profitieren. So vermittelt beispielsweise der Zertifikats-Weiterbildung zur/m geprüften Personalreferent/in das notwendige Know-how sowie entscheidende Schlüsselkompetenzen für das moderne Personalmanagement.
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BIsher ist die Studienlage zur Digitalisierung im HR noch vergleichsweise dünn. Es gibt jedoch Untersuchungen wie die Benchmarking-Studie zum Digitalisierungsgrad von HR, die den derzeitigen Fortschritt der HR Digitalisierung im Sommer 2022 untersuchte.
Hier einige wichtige Erkenntnisse der Studie:
Ein aktueller Trend der HR Digitalisierung: Künstliche Intelligenz (KI). Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung veröffentlichte im Dezember 2022 eine Studie zum derzeitigen Einsatz von KI im Personalwesen. Dabei kamen u. a. folgende Ergebnisse zu Tage:
Die derzeitige Studienlage zeigt, dass die HR Digitalisierung zwar erste Schritte geht, jedoch oftmals noch nicht relevant weit ausgeprägt ist. Vielen Unternehmen fehlen oftmals die personellen oder technischen Ressourcen, um die Digitalisierung ihres Personalwesens aktiv voranzutreiben. Dabei können im HR sehr viele Prozesse digitalisiert werden.
Digitale Tools können auf vielfältige Weise für die tägliche Arbeit im Personalwesen genutzt werden. Mögliche Anwendungsbereiche sind:
Der Bundesverband der Personalmanager (BPM) definiert in seinem Abschlusspapier „Personalmanagement 4.0“ sieben zentrale Handlungsfelder, in denen Unternehmen ihre HR-Prozesse digitalisieren sollten:
So finden beispielsweise neue Recruiting- und Personalmarketing-Lösungen in den Unternehmen immer häufiger Anwendung. Hierzu gehört u. a. das Social Recruiting, also die Personalgewinnung über soziale Netzwerke, und der Einsatz von KI im Recruiting. Auch Bewerbungsgespräche können digital durchgeführt werden. Worauf Personalverantwortliche und Bewerbende hierbei achten sollten, lesen sie im Beitrag „Virtuelles Vorstellungsgespräch: Tipps zur Vorbereitung“.
Mit den neuen Wegen der HR Digitalisierung verändern sich auch die konkreten Aufgaben, die mit der Personalbeschaffung zusammenhängen. Dazu zählt beispielsweise die Pflege der professionellen Webauftritte in den klassischen sozialen Medien, auf beruflich genutzten Netzwerkplattformen sowie Bewertungsportalen. Das bringt neue Herausforderungen für Beschäftigte im HR-Management mit sich.
HR-Manager und -Managerinnen müssen sich mit einem grundlegend neuen Verständnis ihrer eigenen Rolle auseinandersetzen. Bevor der Einfluss der Digitalisierung auf das Personalwesen so stark wurde, ging es bei der Personalarbeit vorrangig um Verwaltungstätigkeiten. Dieses Bild trifft jedoch längst nicht mehr zu.
Vielmehr eröffnet die Digitalisierung im Personalwesen Aufgaben und Wirkungsmöglichkeiten als
Neben diesen neuen Tätigkeitsfeldern bleiben selbstverständlich auch klassische Personalwesen-Aufgaben erhalten. Folgende Tätigkeitsfelder sind im Rahmen der HR Digitalisierung weiterhin von Bedeutung:
Hinzu kommen Vorgaben des Datenschutzes, wenn die digitalen Tools personenbezogene Daten verarbeiten. Für all diese Bereiche sind neue Kompetenzen erforderlich, um beispielsweise spezifische Personalmanagement-Software implementieren und punktgenau einsetzen zu können.
Durch die notwendige Erweiterung ihrer Kompetenzen bringen Verantwortliche im Personalmanagement teils auch Elemente des Change Managements in ihre Rolle mit ein. Um es ihnen zu erleichtern, die Möglichkeiten auszuschöpfen, die sich im Personalmanagement durch die Digitalisierung ergeben, haben wir im Folgenden fünf Tipps zusammengestellt.
Natürlich können Veränderungen den Arbeitsaufwand kurzfristig erhöhen, insbesondere in den Planungs- und Übergangsphasen. Auch stetige Neuerungen bei den rechtlichen Anforderungen verlangen nach einer regelmäßigen Weiterbildung im Personalwesen. Jedoch handelt es sich dabei um zeitgemäße Investitionen in die Zukunft und in den Erfolg des Unternehmens.
Ein interessantes Beispiel ist die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle, denn sie
Das Schaffen neuer Möglichkeiten ist eine wichtige Aufgabe im Personalwesen, wobei Arbeitsrecht und unternehmensinterne Vorgaben stets zu berücksichtigen sind.
Durch passende Personalmanagement-Software schaffen Unternehmen Ressourcen für andere Aufgabenfelder. Denn Kreativität und Erfahrungsschatz sind auch im Zuge der HR Digitalisierung nicht zu ersetzen. Die Automatisierung von Routineprozessen kann Kapazitäten für andere wertschöpfende Personalmanagement-Aufgaben freimachen. Dabei geht es beispielsweise darum, Big Data und analytische sowie soziale Kompetenzen korrekt zu verbinden.
Kennzahlen eignen sich nicht als alleinige Basis, um Entscheidungen zu treffen, denn diese benötigen Erfahrungswerte, Verantwortung und Intuition.
In der HR Digitalisierung geht es verstärkt um die enge Zusammenarbeit mit den Beschäftigten. Es gilt, die Menschen im Unternehmen auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und sie entsprechend zu unterstützen. Deshalb sollte ein Ziel in einer holistischen und nachhaltig wirksamen Gesundheitsförderung der Belegschaft bestehen.
Wichtige Punkte bei dieser Zielführung dabei sind:
Eine Möglichkeit zur Ergänzung sind Kampagnen für spezifische Aspekte je nach Arbeitssituation, etwa zum Thema Homeoffice. Hierbei können Tipps zur Einrichtung der Arbeitsumgebung oder gesundheitsrelevante Aspekte einfließen.
Die Möglichkeiten der HR Digitalisierung nehmen ständig zu. Deshalb lohnt es sich, aktuelle Neuerungen und Erkenntnisse im Blick zu behalten. Suchen Sie am besten nach passenden Ressourcen, mit denen Sie sich fortlaufenden informieren können. Gerade in der Gestaltungsrolle im Unternehmen ist es essenziell, sich regelmäßig zu informieren.
Neben passenden Weiterbildungen ist es beispielsweise sinnvoll, sich für jeden Tag 15 Minuten fest einzuplanen, um sich gezielt zu Themen rund um Digitalisierung und HR zu informieren.
Einheitliche Vorgehensweisen innerhalb der Personalabteilung sind entscheidend. Unabhängig von der Teamstärke sollte der fachgerechte Umgang mit verschiedenen Sachverhalten definiert sein. So sollten z. B. bei der Umsetzung der DSGVO im Personalwesen die Aufgaben feststehen und allen bekannt sein. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass hinsichtlich Datengeheimnisse, personenbezogene Daten sowie technische Schutzmaßnahmen die notwendigen Schritte vollständig und korrekt erfolgen.
Augsburg, 16.08.2023Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT
