Hinweisgeberschutzgesetz: Aktueller Stand zur Umsetzung und Vorgaben für Unternehmen

Ab dem 02.07.2023 gilt das neue Hinweisgeberschutzgesetz. Nachdem das seit Dezember 2021 überfällige Vorhaben mehrmals neu verhandelt werden musste, wurde es nun am 02.06.2023 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Wie geht es jetzt weiter? Welche Neuerungen ergeben sich durch den Kompromissvorschlag des Vermittlungsausschusses und welche Änderungen kommen auf Unternehmen zu?

Hinweisgebende sollen in Deutschland künftig mehr geschützt werden – das ist das Ziel des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes. (Bild: © jeremias münch – stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

1. Wann tritt das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft?
2. Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?
3. Wer muss ein Hinweisgebersystem einrichten?
4. Fazit zum Hinweisgeberschutzgesetz – Was ist zu tun?

Wann tritt das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft?

Das „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen“ (kurz „Hinweisgeberschutzgesetz“ oder „HinSChG“) tritt großteils am 02.07.2023 in Kraft. Die geplanten Vorgaben aus Art. 1 § 41 zur Verordnungsermächtigung gelten bereits ab dem 03.06.2023.

Insgesamt gilt das Gesetz als Umsetzung der europäischen Whistleblower-Richtlinie in Deutschland. Diese hätte bereits bis zum 17.12.2021 in nationales Recht umgewandelt sein sollen. Allerdings scheiterte die fristgerechte und vollständige Umsetzung der EU-Richtlinie bei einigen Mitgliedsstaaten, darunter auch in Deutschland.

Das ist der aktuelle Stand zum Hinweisgeberschutzgesetz:

Wie sich Unternehmen jetzt optimal auf die kommenden Änderungen vorbereiten, erfahren sie im Online-Seminar „Die Umsetzung von Whistleblower-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz“.

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG-E) ist ein Gesetz, das Personen schützen soll, die Verstöße gegen nationales Recht oder Unionsrecht melden (sog. Hinweisgebende oder Whistleblower). Um das zu erreichen, sieht das Gesetz bestimmte Maßnahmen vor, damit z. B. die Identität der Hinweisgebenden möglichst unbekannt bleibt oder dass sie im Falle einer Aufdeckung besonderen gesetzlichen Rechtschutz erhalten.

So sollen nur tatsächlich zuständige Personen erfahren, um wen es sich bei den Hinweisgebenden handelt. Zum zuständigen Personal gehören z. B. Menschen, die mit der Weiterleitung der Meldung beauftragt wurden oder die entsprechenden Folgemaßnahmen ergreifen müssen. Alle von ihnen sind dabei stets zu strengster Vertraulichkeit verpflichtet.

Außerdem müssen bestimmte Unternehmen gesonderte Meldekanäle einrichten, um das Weitergeben von Informationen zu ermöglichen. Mehr dazu zeigt dieser Abschnitt des Beitrags.

Damit Hinweisgebende vom Gesetz geschützt werden, müssen sie folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Sie müssen auf internem oder externem Meldeweg einen Verstoß bekanntgeben oder eine Offenlegung vornehmen.
• Sie müssen zum Zeitpunkt der Meldung einen hinreichenden Grund zur Annahme gehabt haben, dass die gemeldeten Informationen wahr sind und die Verstöße Bestandteil des sachlichen Anwendungsbereichs des Hinweisgeberschutzgesetzes sind.

Aber wer zählt nach dem Gesetz zu den „Hinweisgebenden“ und erhält damit den besonderen Schutz?

Wer darf einen Verstoß melden?

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt sowohl Hinweisgebende als auch solche Personen, die Bestandteil einer Meldung oder von ihr betroffen sind (Beschuldigte, potenzielle Zeugen etc.). Ebenso sollen die Rechte und Geheimhaltungsinteressen der Unternehmen einen besonderen Schutz erhalten.

Als Hinweisgebende dürfen dabei nicht nur Arbeitnehmende aktiv werden, sondern auch Selbstständige, Freiwillige und Organmitglieder von Gesellschaften. Darüber hinaus greift das Gesetz bei Personen, die bereits nicht mehr im betroffenen Unternehmen arbeiten. In jedem Fall müssen sie relevante Informationen über einen Verstoß besitzen, der unter den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt.

Nicht geschützt sind hingegen solche Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen melden.

Damit alle Beschäftigten auf dem gleichen Informationsstand sind, gibt es das „Mitarbeiter-Merkblatt Hinweisgeberschutzgesetz“. So informieren Arbeitgebende ihre Belegschaft schnell und einfach über die neuen Vorgaben zum Hinweisgeberschutz – und sie kommen ihrer Informationspflicht nach. Jetzt informieren!

Welche Straftaten dürfen laut Hinweisgeberschutzgesetz gemeldet werden?

Konkret fallen solche Verstöße in den Anwendungsbereich, die straf- oder bußgeldbewehrt sind und dem Schutz von Leib, Leben, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte der Beschäftigten (bzw. ihrer Vertreter) dienen. Hierzu gehören nicht nur etliche Grundrechte und Regelungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz, sondern auch die dazugehörigen Anzeige- und Dokumentationspflichten. Das umfasst national und europaweit geltende Vorgaben. Die Verstöße müssen sich jedoch zwingend auf den Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin oder eine andere Stelle beziehen, mit der die hinweisgebende Person beruflich im Kontakt stand.

In der Praxis erhalten Hinweisgebende besonderen Schutz, wenn sie z. B. Verstöße in folgenden Bereichen melden:

• Geldwäsche- und Terrorismusbekämpfung
• Strahlen- und Umweltschutz
• Verbraucher- und Datenschutz
• Vergabe- und Steuerrecht (z. B. zur Verschaffung steuerlicher Vorteile)

Meldet eine Person die Verletzung einer Vorschrift in diesem Bereich, erhalten die Hinweisgebenden laut Hinweisgeberschutzgesetz folgende Schutzmaßnahmen:

• Verbot von Repressalien, deren Androhung und der Versuch etwaiger Vergeltungsmaßnahmen.
• Schadensersatz und Beweislastumkehr nach Repressalien (nur, falls Hinweisgebende dies selbst geltend machen).
• Ausschluss der Verantwortlichkeit bei Beschaffung von Informationen mit Ausnahme der Verwirklichung von Straftatbeständen.
• Feststellung einer Ordnungswidrigkeit bei
  • Verstößen gegen den Grundsatz der Vertraulichkeit,
  • Verstößen der Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle und
  • bei unzulässigen Repressalien.

Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz werden mit Bußgeldern bis zu 50.000 Euro geahndet. Allerdings gilt das Hinweisgeberschutzgesetz nicht unbegrenzt für alle Straftaten und in allen Bereichen.

Wo gilt das Gesetz nicht?

Verstöße gegen Compliance-Richtlinien fallen nicht in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes. Stattdessen können Unternehmen beim Aufbau ihres Hinweisgebersystems solche Regelungen zusätzlich in das System integrieren.

Des Weiteren stehen solche Vorschriften über dem Hinweisgeberschutzgesetz, die spezifischere Vorgaben zur Mitteilung von Informationen enthalten (Subsidiaritätsprinzip). Auch bei Informationen, die die nationale Sicherheit betreffen, Verschlusssachen darstellen oder das richterliche Beratungsgeheimnis oder die Verschwiegenheitspflicht von Rechtsanwälte/innen und Ärzte/innen beeinflussen, gilt das Gesetz nicht.

Wer muss ein Hinweisgebersystem einrichten?

Wer ein Hinweisgeberschutzsystem einrichten muss, definiert das neue Hinweisgeberschutzgesetz anhand der Beschäftigtenanzahl:

• Arbeitgebende mit regulär zwischen 50 und 249 Beschäftigten müssen bis zum 17.12.2023 eine interne Meldestelle für Hinweisgebende einrichten.
• Arbeitgebende mit mindestens 250 Beschäftigten müssen voraussichtlich innerhalb von drei Monaten nach Verkündung (also bis zum Inkrafttreten) des Gesetzes ihre internen Meldekanäle betreiben.

Als Arbeitgebende zählen dabei nicht nur natürliche und juristische Personen, sondern auch rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen.

Unabhängig von der Mitarbeiteranzahl müssen Unternehmen im Finanzdienstleistungsbereich ebenfalls bis zum Inkrafttreten des Gesetzes ein internes Hinweisgebersystem einrichten. Hierzu gehören v. a. folgende Betriebe:

• Wertpapierdienstleistungsunternehmen i. S. d. § 2 Abs. 10 Wertpapierhandelsgesetzes
• Datenbereitstellungsdienste i. S. d. § 2 Absatz 40 Wertpapierhandelsgesetzes
• Börsenträger i. S. d. Börsengesetzes
• Institute i. S. d. § 1 Abs. 1b des Kreditwesengesetzes und Institute i. S. d. § 2 Abs. 1 Wertpapierinstitutsgesetzes
• Gegenparteien i. S. d. Art. 3 Nr. 2 der Verordnung (EU) 2015/2365) vom 25.11.2015
• Kapitalverwaltungsgesellschaften gemäß § 17 Abs. 1 Kapitalanlagegesetzbuches
• Unternehmen nach § 1 Abs. 1 Versicherungsaufsichtsgesetzes
  → Ausnahme: Nicht betroffen sind Unternehmen, die nach den §§ 61 bis 66a des Versicherungsaufsichtsgesetzes einen Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder einem Vertragsstaat haben, der zu einem Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum gehört.

Die eingehenden Meldungen können grundsätzlich entweder mündlich oder schriftlich abgegeben werden. Wichtig ist, dass bei allen Übertragungswegen die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgebende gewahrt bleibt. Wie Unternehmen ein solches Hinweisgebersystem korrekt einrichten, erfahren sie im 1-tägigen Online-Seminar „Die Umsetzung von Whistleblower-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz“.

Aufgaben eines internen Hinweisgebersystems

Zu den wesentlichen Aufgaben einer betriebsinternen Meldestelle gehören laut Hinweisgeberschutzgesetz folgende Punkte:

• Meldungen gegen geltendes Recht oder eine Vorschrift entgegennehmen.
• Geeignete Folgemaßnahmen in die Wege leiten (etwa interne Untersuchungen).
• Vertraulich und dokumentiert mit den Hinweisgebenden zusammenarbeiten, inkl. einer Rückmeldung über die getroffenen Maßnahmen.
  → Hinweis: Die Rückmeldung muss innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung erfolgen.

Erreichen anonyme Hinweise die Meldestelle, müssen auch diese bearbeitet werden. Hierfür sollten Unternehmen ihr Hinweisgebersystem so einrichten, dass Meldungen auch anonym abgegeben werden können. Nichtanonyme Hinweise sollen jedoch vorrangig untersucht werden.

Die Person, die im Unternehmen für das Betreuen des Meldewegs zuständig ist, muss laut Hinweisgeberschutzgesetz stets unabhängig agieren. Sie darf zwar noch andere Aufgaben im Betrieb übernehmen, diese dürfen jedoch zu keinem Interessenskonflikt führen. Außerdem müssen Arbeitgebende dafür sorgen, dass ihre beauftragte Person die erforderliche Fachkunde aufweist, etwa durch passende Weiterbildungen.

Für die Betreuung des Hinweisgebersystems dürfen Unternehmen zudem externe Dritte einbinden.

Interne und externe Meldestellen

Betriebe haben die Möglichkeit, für die Betreuung ihrer internen Meldewege eigene Beschäftigte oder externe Personen zu beauftragen. Ebenso plant die Bundesregierung zusätzliche externe Meldestellen aufzubauen.

Soll eine externe dritte Person dem internen Meldekanal zugeteilt werden, eignen sich z. B. externe Anwälte/innen, Berater/innen, Prüfer/innen sowie Gewerkschafts- oder Arbeitnehmervertretungen. In diesem Fall muss das beauftragende Unternehmen jedoch weiterhin die Folgemaßnahmen nach einer Meldung vornehmen und dafür sorgen, dass der Verstoß abgestellt wird. Des Weiteren schreibt das Hinweisgeberschutzgesetz vor, dass die externe Person nicht unabhängig vom Unternehmen agieren darf.

Externen Meldestellen werden beim Bundesamt für Justiz (BfJ), Bundeskartellamt oder anderen Bundesbehörden eingerichtet. Zusätzlich können die Länder weitere externe Meldestellen aufbauen, die sich, genau wie die Stellen der Behörden, im Wesentlichen an den Aufgaben der internen Meldekanäle orientieren.

Fazit zum Hinweisgeberschutzgesetz – Was ist zu tun?

Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes kommen auf Unternehmen unterschiedliche Aufgaben zu. So müssen sie – je nach Unternehmensform – entweder bis zum Inkrafttreten des Gesetzes oder bis zum 17.12.2023 ein internes Hinweisgebersystem einrichten. Hierfür müssen sie entweder einen internen Beschäftigten oder eine dritte Person mit der Betreuung beauftragen. Gleichzeitig gelten für Unternehmen künftig unterschiedliche Pflichten, etwa, dass sie Folgemaßnahmen bei Meldungen eines Verstoßes ergreifen und dafür sorgen, dass die Identität der Hinweisgebenden geschützt wird.

Um auf diese Herausforderungen ausreichend vorbereitet zu sein, sollten Arbeitgebende v. a. ihre Führungskräfte darin schulen, worauf sie beim Umgang mit Hinweisen achten müssen – auch datenschutzrechtlich. Hierfür eignet sich z. B. das Online-Seminar „Die Umsetzung von Whistleblower-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz“. Es erläutert, welche organisatorischen und datenschutzrechtlichen Aspekte beim Aufbau eines Hinweisgebersystems Unternehmen beachten müssen, um den neuen gesetzlichen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes zu entsprechen.

Das neue Gesetz bringt jedoch auch einige arbeitsrechtliche Änderungen mit sich. Daher sollten sich Geschäftsführende und Führungskräfte regelmäßg über Neuerungen in diesem Bereich informieren. Mit dem „Themenbrief Arbeitsrecht“ erhalten die Lesenden jeden Monat acht Seiten mit aktuellen Informationen über ein relevantes Thema im Arbeitsrecht. Informieren Sie sich jetzt!

Augsburg, 02.06.2023
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT

Quellen: „Themenbrief Arbeitsrecht“: Ausgabe 12/2022, Bundestag, Bundesrat