Büromanagement: Aufgaben, Tipps und Büro-Knigge

Ein sorgfältiges Büromanagement, das die Aufgaben und Arbeitsaufträge koordiniert, stellt transparente Abläufe in sämtlichen Abteilungen und Teams sicher. Damit einher geht die Verantwortung, interne Arbeitsprozesse und die Kommunikation im Büro zu verbessern. Doch inwiefern unterscheiden sich Büromanagement und Bürokommunikation, was sind typische Aufgaben im Büromanagement und welche Möglichkeiten gibt es, die Büroprozesse zu optimieren?

Angestellte für Büromanagement haben ein komplexes Aufgabenfeld und spielen im Office-Alltag eine entscheidende Rolle. (Bild: © NicoElNino – stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

1. Der Unterschied zwischen Bürokommunikation und Büromanagement
2. Typische Büromanagement-Aufgaben und Herausforderungen
3. Gezielte Weiterbildung im Büromanagement: Aufgaben effizient meistern
4. Lean Management: Praxisbeispiele fürs Büro mit Tipps zur Umsetzung

Der Unterschied zwischen Bürokommunikation und Büromanagement

Allgemein gesprochen ist die Kommunikation den Büromanagement-Aufgaben untergeordnet: allein die Definition macht bereits die Überschneidungen der beiden Bereiche Bürokommunikation und Büromanagement deutlich.

Was bedeutet Bürokommunikation?

Laut Definition schließt die Bürokommunikation alle Kommunikationsvorgänge im Bürobereich ein. Dazu gehört auch, die Effizienz von Büro- und Verwaltungsabläufen zu erhöhen, etwa durch neue Technologien und Kommunikationstechniken. Dieses Aufgabenfeld wird häufig erweitert als Bürokommunikation und -organisation bezeichnet. Außerdem ist die Sorge um eine positive Bürokommunikation Bestandteil der Büromanagement-Aufgaben. Mit gängigen Praxistipps lässt sich die Kommunikation im Büro verbessern.

Was bedeutet Büromanagement?

Das Büromanagement oder Office Management sorgt dafür, dass komplexe Büroaufgaben und -abläufe effizient organisiert und umgesetzt werden. Insofern leisten Büromanager einen wichtigen Beitrag zur Chefentlastung sowie zu einem besseren Zeit- und Aufgabenmanagement für ganze Teams und Abteilungen.

So tragen Büromanager die Verantwortung für die Koordination der Büroabläufe, Zuarbeiten und Workflows für ganze Teams, Abteilungen oder Standorte. Entsprechend wichtig ist dabei, immer den Überlick über sämtliche Büromanagement-Aufgaben und den Workload der anderen Mitarbeitenden zu bewahren.

Insbesondere organisatorische Tätigkeiten sind kaum von Kommunikationstechniken loszulösen. Dennoch erfüllen Angestellte und Kaufleute für Büromanagement Aufgaben, die für ihren Fachbereich spezifisch sind.

Typische Büromanagement-Aufgaben und Herausforderungen

Angestellte im Büromanagement sind letztendlich in sämtlichen Abteilungen mit kaufmännischen und verwaltungsrelevanten Aufgaben tätig, beispielsweise in:

• Assistenz und Sekretariat
• Marketing und Vertrieb
• Personalwesen

Dementsprechend fallen Büromanagement-Aufgaben im öffentlichen Dienst und in der öffentlichen Verwaltung ebenso an wie in Unternehmen. Dort liegt der Fokus meist auf innerbetrieblichen Prozessen.

Entsprechend vielseitig sind die Aufgaben, die das Büromanagement zu bewältigen hat:

• Arbeitsaufträge erteilen und Fristen koordinieren
• Überblick über Termine und Budget bewahren
• Dienstreisen und Termine planen
• Reportings und Zusammenfassungen erstellen
• Schriftverkehr betreuen – intern wie extern
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
• Besprechungen vor- und nachbereiten
• Präsentationen anfertigen
• Bestellungen und Lieferungen terminieren
• Versorgung mit Büromaterial sicherstellen
• Unterlagen, Akten und Daten archivieren
• Konflikte deeskalieren und lösen.

Dass eine gute Team- und Kommunikationsfähigkeit für sämtliche Aufgaben im Büromanagement unabdingbar ist, liegt auf der Hand. Ebenfalls hilfreich sind verlässliche Kompetenzen in folgenden Bereichen:

• Sprachgefühl – in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Grundlegende Mathematik und Informatik
• Resilienz, Flexibilität und Belastbarkeit
• Software-Pakete und Office Tools
• Rhetorik und Umgangsformen
• Zeit- und Selbstmanagement

Gezielte Weiterbildung im Büromanagement: Aufgaben effizient meistern

Das Tätigkeitsfeld des Büromanagements geht also weit über organisatorische Tätigkeiten hinaus. Angestellte im Büromanagement benötigen zahlreiche Kernkompetenzen für die Erfüllung ihrer Aufgaben. So verwundert es nicht, dass es sich dabei inzwischen um einen dreijährigen Ausbildungsberuf handelt. Jedoch lassen sich die wichtigsten Kompetenzen und Verbesserungsansätze für bestehende Workflows auch in einer kompakten Büromanagement-Weiterbildung erwerben.

Lean Management: Praxisbeispiele fürs Büro mit Tipps zur Umsetzung

Um das Büromanagement und die Kommunikation im Büro zu verbessern, kommen inzwischen immer häufiger Strategien aus anderen Kontexten zum Einsatz. So ergeben sich ähnlich große Vorteile wie in der Produktion durch Lean Management. Auch im Büro ist die übergeordnete Zielsetzung sinnvoll:

• Alle Arten der Verschwendung reduzieren,
• Büroprozesse kontinuierlich verbessern und
• Verbesserungen in den Praxisalltag integrieren.

Je nach Unternehmen und Arbeitsorganisation eignet sich das Konzept Lean Management im Büro unterschiedlich gut bzw. das Verbesserungspotenzial bestehender Prozesse ist individuell zu bewerten. An den folgenden zwei Punkten kann Lean Management im Büro ansetzen:

• Zugriff auf Dokumente: Projekte oder Arbeitsbereiche lassen sich über Collaboration Tools und Dokumentenablagesysteme zentral organisieren. Für den Arbeitsalltag bedeutet das, relevante Dateien stets in einer eindeutig nachvollziehbaren Ordnerstruktur abzulegen. Damit entfallen Suchaufwand, Kontaktaufnahmen zu Mitarbeitenden und unnötige Laufwege.
• Fehler identifizieren: Die Zehnerregel lässt sich auch auf Büromanagement-Aufgaben und -Abläufe übertragen: Je früher Fehler identifiziert werden, desto besser. Umso wichtiger ist es, dass Office-Manager hierbei den notwendigen Gestaltungsspielraum erhalten. So können sie die Anfälligkeit für Fehler und Unsauberkeiten systematisch reduzieren.

Für jede Umsetzung der Prinzipien von Lean Management im Büro ist essenziell, sämtliche betroffene Mitarbeitenden einzubeziehen. Denn sie kennen die Prozesse sowie eventuelle Hindernisse, und die langfristige Umsetzung liegt in ihrer Hand. Zudem sollte diese Prozessoptimierung von den Büromanagerinnen und -managern organisiert werden. Denn es gilt, auch neben dem Tagesgeschäft den Überblick über alle relevanten Abläufe zu behalten.

7 Tipps, um die Kommunikation im Büro zu verbessern

Wie die Umgangsformen im Büroalltag genau aussehen, liegt ebenfalls an jeder einzelnen Person. Wer bemerkt, dass sich das Arbeitsklima zusehends verschlechtert, kann dieser Entwicklung gezielt entgegenwirken. Dabei helfen die folgenden Tipps – etwa im Sinne eines Büro-Knigge für Kommunikation am Arbeitsplatz:

1. Ein sensibler und respektvoller Umgang mit anderen Beschäftigten – auf jeder hierarchischen Stufe – ist ein Muss. Dazu gehört auch, alle Personen zu grüßen, die sich ebenfalls in Büroräumen und Fluren aufhalten.
2. Die wertschätzende Kommunikation auf Augenhöhe ist entscheidend. Teil davon ist, die eigene Position zu vertreten und auch ein „Nein“ zur richtigen Zeit zu äußern.
3. Als Mitglied eines jeden Teams sind Loyalität und ein diskreter Umgang mit Informationen generell unerlässlich.
4. Allgemeingültige Tugenden wie Pünktlichkeit und Ehrlichkeit verstehen sich von selbst.
5. Ein Dialog eignet sich besser als ein Monolog, um Informationen einzuholen oder Anliegen vorzutragen.
6. Im Gespräch und für Kritik sowie Feedback empfiehlt sich eine klare und sachliche Wortwahl. Es gilt, Missverständnisse, Ungereimtheiten und mehrdeutige Antworten zu vermeiden.
7. Mit vorsorglichem Nachfragen lassen sich Missverständnisse und Konflikte vermeiden. Das schließt das Lüften bei kalten Außentemperaturen ebenso mit ein wie das Ausleihen von Arbeitsmaterialien.

Grundlegend wichtig ist, sich nicht verunsichern zu lassen, sondern aktiv an der Kommunikation im Büro und im Team teilzunehmen. Dazu gehört auch das Äußern von Mitgefühl oder das Gratulieren zu freudigen Anlässen. Vieles ergibt sich aus der Situation heraus, bei Unklarheiten eignen sich diese Tipps als Büro-Knigge für Kommunikation im Berufsalltag.

Tipps und Weiterbildung für Büromanagement und -kommunikation nutzen

Zweifellos sind das möglichst effiziente Erfüllen von Aufgaben im Büromanagement und eine funktionierende Bürokommunikation essenzielle Bausteine des Arbeitsalltags. Dabei sollten sich alle Beteiligten vom Leitspruch „Never change a running system“ lösen. Stattdessen gilt es, schlummernde Verbesserungspotenziale zu identifizieren und nutzbar zu machen. Ebenso das bestehende Betriebsklima im Büro: Die Kommunikation gelegentlich zu hinterfragen und objektiv zu beurteilen, lohnt sich.

Weitere Informationen sowie Weiterbildungen rund um Büromanagement und -kommunikation finden Sie in unseren Weiterbildungsangeboten zum Thema Assistenz & Office-Management. Dort gibt es z. B. unsere beliebte Assistenz-Tagung, bei der Sie sich zu verschiedenen Themen weiterbilden können, die für das tägliche Büromanagement wichtig sind.

Nähere Informationen zu den Inhalten der Assistenz-Tagung zeigt Ihnen dieses Video:

Augsburg, 24.05.2024
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT