Was macht ein Office Manager? – Aufgaben, Anforderungen und Weiterbildung

Egal ob E-Mails schreiben, Anrufe entgegennehmen oder Termine organisieren – all das sind längst nicht mehr die einzigen Aufgaben, die Office Manager und Managerinnen täglich bewältigen müssen. Die Anforderungen an sie wachsen stetig, zumal sie eine zentrale Funktion im Betrieb übernehmen. Aber was macht ein Office Manager bzw. eine Office Managerin konkret und welche Möglichkeiten der Aus- und Weiterbildung gibt es?

Office Manager und Managerinnen sind für die gesamte Organisation des Büros verantwortlich – vom Entgegennehmen von Telefonaten und dem Empfang von Gästen bis zur Optimierung von Ordnungssprozessen. (Bild: © Flamingo Images – stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein Office Manager? – Definition und Synonym
2. Was macht man als Office Manager? – Aufgaben
3. Wie kann man Office Manager werden? – Weiterbildung
4. Was muss man als Office Manager können? – Anforderungen

Was ist ein Office Manager? – Definition und Synonyme

Office Manager und Managerinnen (deutsch „Büromanager“ oder „Büroleitung“) sind Beschäftigte, die sich um die Verwaltung und Leitung eines Büros bzw. einer Organisation kümmern. So sorgen sie u. a. für eine effiziente Gestaltung, Implementierung und Bewertung aller Arbeitsprozesse. Gleichzeitig sollen sie die Produktivität der Organisation aufrechterhalten und langfristig optimieren. 

In vielen Unternehmenskulturen werden Office Manager und Managerinnen als Angestellte mit der größten Verantwortung im Büro gesehen. Denn sie tragen Verantwortung für die betrieblichen Arbeitsprozesse und bilden Brücken in der Kommunikation zwischen Beschäftigten ohne Führungsfunktion und ihren Vorgesetzten. Sie fungieren demnach als Schnittstelle zwischen Unternehmensleitung und der Belegschaft.  

Andere Bezeichnungen bzw. Synonyme für den Begriff „Office Manager“ sind z. B. Sekretär/Sekretärin, Assistenz oder Executive Assistent. Allerdings könne Bezeichnungen wie Sekretär/Sekretärin mittlerweile veraltet und nicht mehr zeitgemäß wirken. Das kommt v. a. durch den immer umfangreicher werdenden Aufgabenbereich der Office Manager und Managerinnen.

Ebenfalls deutlich wird der Unterschied bei der Abgrenzung zur Assistenz: Im Gegensatz zu ihr unterstützen Office Manager und Managerinnen ihre Führungskräfte aktiv bei der Realisierung von Projekten. Aber wie sieht das konkrete Aufgabenfeld von Office Managern und Managerinnen aus?

Was macht man als Office Manager? – Aufgaben

Generell vertreten Office Manager und Managerinnen sowohl die Interessen der Führungsetage als auch die der Mitarbeitenden. Sie unterstützen beide Parteien gleichermaßen und nehmen somit eine zentrale Rolle im Unternehmen ein.

Das sind einige der typischen Aufgaben im Office Management:

• Gestaltung und Optimierung von Arbeitsprozessen (Büromanagement)
• Vermittlung zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten
• Realisierung von Projekten
• Führen von Vertragsverhandlungen
• Beschaffung und Verwaltung von Informationen
• Findung und Implementierung neuer (digitale) Ordnungssysteme und Office Tools (z. B. Outlook, Excel oder OneNote)

Je nach Unternehmen haben Office Manager und Managerinnen auch Weisungsbefugnis oder Vollmachten in bestimmten Bereichen. Damit dürfen sie in Abwesenheit ihrer Vorgesetzten z. B. bis zu einer bestimmten Summe Beträge freigeben oder Unterschriften leisten. Das unterstreicht den Punkt, dass die Aufgaben von Office Manager und Managerinnen teils weit über die klassischen Sekretariatsaufgaben hinausgehen.

Zudem führen viele Office Manager und Managerinnen autark Verhandlungen über Rahmenverträge, z. B. mit Reiseorganisationen oder Hotels, Messeveranstaltern, Messebauern und Marketingagenturen oder anderen Kooperationspartnern.

Viele Geschäftsführende vertrauen darauf, dass Office Manager und Managerinnen selbständig Sonderprojekte planen und durchführen. Die Projektaufgaben reichen von Firmenumzügen und der Gestaltung von neuen Büroräumen, über den Einkauf von EDV-Software bis hin zur Mitarbeiterführung. Keine Frage, dass diese anspruchsvollen Aufgaben eine fundierte Weiterbildung erfordern.

Wie kann man Office Manager werden? – Weiterbildung

Die Anforderungen an die Qualifikation von Office Managern und Managerinnen haben sich die letzten Jahre stark verändert. Vor 20 Jahren genügte z. B. eine Ausbildung für Büro- oder Industriekaufleute, eine Ausbildung zur Fremdsprachenassistenz oder eine Ausbildung als Direktionsassistenz. Doch heute erwarten Arbeitgebende meist mehr als nur eine solche Ausbildung.

In jedem Fall sollten angehende Office Manager mindestens einen Hochschulabschluss besitzen, um als qualifizierte Ansprechperson im Unternehmen zu gelten. Darüber hinaus gibt es viele Ausbildungsmöglichkeiten, um sich für einen Job im Office Management eines Unternehmens zu qualifizieren. Egal ob Beschäftigte im Europa-Sekretariat, Assistenzen für internationales Management oder Assistenzen mit fachspezifischen Berufsbildern wie Touristik oder Marketing – alles ist möglich.

Passend dazu gibt es die Zertifikats-Weiterbildung „Office Manager/in“ der AKADEMIE HERKERT. In nur drei Tagen erfahren die Teilnehmenden dort alles Wichtige rund um Büroorganisation, Chefentlastung und Konfliktmanagement. Zusätzlich gibt es hilfreiche Arbeits- und Lernhilfen, die helfen, das Gelernte im Alltag jederzeit anzuwenden. Nach erfolgreichem Abschluss der Weiterbildung erhalten die Teilnehmenden zudem ein anerkanntes Zertifikat als Nachweis für ihre Qualifikation.

Was muss man als Office Manager können? – Anforderungen

Neben einer geeigneten fachlichen Qualifikation müssen Office Manager und Managerinnen auch über bestimmte Soft Skills, also persönliche Eigenschaften und Fähigkeiten, verfügen. Gefragt sind neben Kommunikationsstärke und Durchsetzungskraft auch Fähigkeiten in der Arbeitsorganisation. Vorbild im Sekretariat zu sein, erfordert eine durchdachte Struktur und die Fähigkeit, sich selbst gut zu organisieren.

Darüber hinaus sollten angehende Office Manager und Managerinnen insbesondere in folgenden Bereichen solide Grundkenntnisse besitzen:

• Office Manager und Managerinnen werden oftmals für die Implementierung neuer Standards zur Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen eingesetzt. Das bedeutet auch, dass sie sich mit digitalen Ordnungssystemen und Tools sowie mit deren Implementierung im Office auskennen sollten.
  ⇒ Worauf es hierbei ankommt, zeigt die 60-minütige Online-Kurz-Schulung „Digitales Aufgabenmanagement mit Outlook, OneNote, ToDo & Planner“.
• Der Umgang sowohl mit neuen als auch mit altbewährten Medien, wie der E-Mail, qualifiziert Office Manager und Managerinnen dazu, die Posteingänge von Vorgesetzten und Teams effizient zu strukturieren. Sie entscheiden, welche Informationen wichtig für das Unternehmen bzw. Team sind und lassen nur die relevanten Informationen durchdringen. So dienen Office Manager und Managerinnen gewissermaßen als natürliche Firewall und beeinflussen die Security Awareness ihres Betriebs. Das verlangt jedoch auch bestimmte Grundkenntnisse in Sachen Datenschutz und IT-Sicherheit.
  ⇒ Worauf hierbei zu achten ist, vermittelt das Online-Seminar „Aktuelle Risiken der Informationssicherheit kennen und vermeiden“.
• Zudem sollten Office Manager und Managerinnen Kompetenzen im Netzwerken besitzen – nicht nur im eigenen Umfeld, sondern auch außerhalb des Unternehmens. Der Besuch von Assistenz-Tagungen und anderen Netzwerkveranstaltungen gibt Office Managern und Managerinnen die Möglichkeit, sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen. Gelegenheit zum Austausch geben z. B. die deutschlandweiten Assistenz-Tagungen der AKADEMIE HERKERT.
• Auch das Erstellen von Präsentationen, Protokollen und Berichten fällt in den Aufgabenbereich von Office Managern und Managerinnen. Hier gilt es, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen und Informationen so aufzubereiten, dass die Vorgesetzten nur noch ihre Unterschrift darunter setzen müssen.
• Ein gepflegtes Erscheinungsbild rundet diesen anspruchsvollen Job ab, denn Office Manager und Managerinnen übernehmen in den meisten Firmen auch repräsentative Tätigkeiten, wie den Empfang und die Betreuung von Gästen oder Unterstützung der Vorgesetzten bei Präsentationen.

Allerdings müssen Office Manager und Managerinnen auch rechtliche Neuerungen in unterschiedlichen Bereichen beachten. Denn egal ob Technik, DIN-Normen oder arbeitsschutzrechtliche Vorgaben: Ständig ändert und erneuert sich etwas. Office Manager und Managerinnen müssen sich also dringend laufend weiterbilden, um die Aufgaben im Büro optimal bewältigen und organisieren zu können.

Eine optimale Gelegenheit dazu bietet der Lehrgang Office Manager/in. In nur drei Präsenztagen erhalten die Teilnehmenden einen Werkzeugkoffer für den modernen Management Support. Jetzt anmelden!

Augsburg, 10.07.2023
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT