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Egal ob E-Mails schreiben, Anrufe entgegennehmen oder Termine organisieren – all das sind längst nicht mehr die einzigen Aufgaben, die Office Manager und Managerinnen täglich bewältigen müssen. Die Anforderungen an sie wachsen stetig, zumal sie eine zentrale Funktion im Betrieb übernehmen. Aber was macht ein Office Manager bzw. eine Office Managerin konkret und welche Möglichkeiten der Aus- und Weiterbildung gibt es?
Office Manager und Managerinnen sind für die gesamte Organisation des Büros verantwortlich – vom Entgegennehmen von Telefonaten und dem Empfang von Gästen bis zur Optimierung von Ordnungssprozessen. (Bild: © Flamingo Images – stock.adobe.com)
Inhaltsverzeichnis
Office Manager und Managerinnen (deutsch „Büromanager“ oder „Büroleitung“) sind Beschäftigte, die sich um die Verwaltung und Leitung eines Büros bzw. einer Organisation kümmern. So sorgen sie u. a. für eine effiziente Gestaltung, Implementierung und Bewertung aller Arbeitsprozesse. Gleichzeitig sollen sie die Produktivität der Organisation aufrechterhalten und langfristig optimieren.
In vielen Unternehmenskulturen werden Office Manager und Managerinnen als Angestellte mit der größten Verantwortung im Büro gesehen. Denn sie tragen Verantwortung für die betrieblichen Arbeitsprozesse und bilden Brücken in der Kommunikation zwischen Beschäftigten ohne Führungsfunktion und ihren Vorgesetzten. Sie fungieren demnach als Schnittstelle zwischen Unternehmensleitung und der Belegschaft.
Andere Bezeichnungen bzw. Synonyme für den Begriff „Office Manager“ sind z. B. Sekretär/Sekretärin, Assistenz oder Executive Assistent. Allerdings könne Bezeichnungen wie Sekretär/Sekretärin mittlerweile veraltet und nicht mehr zeitgemäß wirken. Das kommt v. a. durch den immer umfangreicher werdenden Aufgabenbereich der Office Manager und Managerinnen.
Ebenfalls deutlich wird der Unterschied bei der Abgrenzung zur Assistenz: Im Gegensatz zu ihr unterstützen Office Manager und Managerinnen ihre Führungskräfte aktiv bei der Realisierung von Projekten. Aber wie sieht das konkrete Aufgabenfeld von Office Managern und Managerinnen aus?
Generell vertreten Office Manager und Managerinnen sowohl die Interessen der Führungsetage als auch die der Mitarbeitenden. Sie unterstützen beide Parteien gleichermaßen und nehmen somit eine zentrale Rolle im Unternehmen ein.
Das sind einige der typischen Aufgaben im Office Management:
Je nach Unternehmen haben Office Manager und Managerinnen auch Weisungsbefugnis oder Vollmachten in bestimmten Bereichen. Damit dürfen sie in Abwesenheit ihrer Vorgesetzten z. B. bis zu einer bestimmten Summe Beträge freigeben oder Unterschriften leisten. Das unterstreicht den Punkt, dass die Aufgaben von Office Manager und Managerinnen teils weit über die klassischen Sekretariatsaufgaben hinausgehen.
Zudem führen viele Office Manager und Managerinnen autark Verhandlungen über Rahmenverträge, z. B. mit Reiseorganisationen oder Hotels, Messeveranstaltern, Messebauern und Marketingagenturen oder anderen Kooperationspartnern.
Viele Geschäftsführende vertrauen darauf, dass Office Manager und Managerinnen selbständig Sonderprojekte planen und durchführen. Die Projektaufgaben reichen von Firmenumzügen und der Gestaltung von neuen Büroräumen, über den Einkauf von EDV-Software bis hin zur Mitarbeiterführung. Keine Frage, dass diese anspruchsvollen Aufgaben eine fundierte Weiterbildung erfordern.
Die Anforderungen an die Qualifikation von Office Managern und Managerinnen haben sich die letzten Jahre stark verändert. Vor 20 Jahren genügte z. B. eine Ausbildung für Büro- oder Industriekaufleute, eine Ausbildung zur Fremdsprachenassistenz oder eine Ausbildung als Direktionsassistenz. Doch heute erwarten Arbeitgebende meist mehr als nur eine solche Ausbildung.
In jedem Fall sollten angehende Office Manager mindestens einen Hochschulabschluss besitzen, um als qualifizierte Ansprechperson im Unternehmen zu gelten. Darüber hinaus gibt es viele Ausbildungsmöglichkeiten, um sich für einen Job im Office Management eines Unternehmens zu qualifizieren. Egal ob Beschäftigte im Europa-Sekretariat, Assistenzen für internationales Management oder Assistenzen mit fachspezifischen Berufsbildern wie Touristik oder Marketing – alles ist möglich.
Passend dazu gibt es die Zertifikats-Weiterbildung „Office Manager/in“ der AKADEMIE HERKERT. In nur drei Tagen erfahren die Teilnehmenden dort alles Wichtige rund um Büroorganisation, Chefentlastung und Konfliktmanagement. Zusätzlich gibt es hilfreiche Arbeits- und Lernhilfen, die helfen, das Gelernte im Alltag jederzeit anzuwenden. Nach erfolgreichem Abschluss der Weiterbildung erhalten die Teilnehmenden zudem ein anerkanntes Zertifikat als Nachweis für ihre Qualifikation.
Büroorganisation – Chefentlastung – Office 4.0 – Konfliktmanagement
Neben einer geeigneten fachlichen Qualifikation müssen Office Manager und Managerinnen auch über bestimmte Soft Skills, also persönliche Eigenschaften und Fähigkeiten, verfügen. Gefragt sind neben Kommunikationsstärke und Durchsetzungskraft auch Fähigkeiten in der Arbeitsorganisation. Vorbild im Sekretariat zu sein, erfordert eine durchdachte Struktur und die Fähigkeit, sich selbst gut zu organisieren.
Darüber hinaus sollten angehende Office Manager und Managerinnen insbesondere in folgenden Bereichen solide Grundkenntnisse besitzen:
Allerdings müssen Office Manager und Managerinnen auch rechtliche Neuerungen in unterschiedlichen Bereichen beachten. Denn egal ob Technik, DIN-Normen oder arbeitsschutzrechtliche Vorgaben: Ständig ändert und erneuert sich etwas. Office Manager und Managerinnen müssen sich also dringend laufend weiterbilden, um die Aufgaben im Büro optimal bewältigen und organisieren zu können.
Eine optimale Gelegenheit dazu bietet der Lehrgang Office Manager/in. In nur drei Präsenztagen erhalten die Teilnehmenden einen Werkzeugkoffer für den modernen Management Support. Jetzt anmelden!
Augsburg, 10.07.2023Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT