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Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat sich mit den Regelungen zum Verfall von Urlaubsansprüchen beschäftigt. In einem aktuellen Urteil behandelte das Gericht die Frage, wann die Fristen für einen Anspruch auf Abgeltung von bezahltem Mindesturlaub enden. Welche weiteren Vorgaben beim Verfall von Urlaubsanspruch gelten und was bei (Langzeit-)Krankheit, Elternzeit oder gemäß TVöD zu beachten ist, zeigt dieser Fachbeitrag.
Der Verfall von Urlaubsanspruch ist in Deutschland einheitlich geregelt – oder? Denn Ausnahmeregelungen gibt es einige, z. B. bei langer Krankheit oder für Beschäftigte in Elternzeit. (Bild: © studio v-zwoelf – stock.adobe.com)
Inhaltsverzeichnis
Sowohl der Europäische Gerichtshof (EuGH) als auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) behandeln regelmäßig Klagen rund um den Verfall von Urlaubsansprüchen. Hier eine Übersicht mit einigen relevanten Urteilen:
Weitere aktuelle Gerichtsurteile rund um Urlaub, Krankheit und Co. gibt es im Seminar „Update: Arbeitsrecht“. Es bringt Personalverantwortliche auf den aktuellen Stand hinsichtlich gesetzlicher Änderungen und der neuesten Rechtsprechung in Sachen Arbeitsrecht. So verpassen die Teilnehmenden keine wichtigen Neuerungen.
Aktuelle Gesetzesänderungen und neueste Rechtsprechung
Schriftliche Updates in Sachen Beschäftigung liefert der „Themenbrief Arbeitsrecht“. Jeden Monat behandelt er ein relevantes arbeitsrechtliches Thema und geht auf aktuelle Urteile sowie gesetzliche Neuerungen ein. Hinzu kommen hilfreiche Tipps und Handlungsempfehlungen.
Alle Arbeitnehmenden in Deutschland haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub (§ 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)). Allerdings verfällt grundsätzlich jeglicher nicht genutzte Urlaub mit Ende des Kalenderjahres bzw., wenn er nicht während des Übertragungszeitraums genommen wurde. Daher müssen Beschäftigte ihren Urlaub rechtzeitig beantragen, um alle Urlaubstage nutzen zu können, die ihnen zustehen.
Bei der Urlaubsplanung haben Unternehmen die individuellen Wünsche ihrer Belegschaft zu berücksichtigen. Diese Regelung greift nicht, wenn dringliche betriebliche Gründe dagegensprechen oder bereits andere Beschäftigte für den gleichen Zeitraum Urlaub beantragt haben, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).
Für Arbeitgebende gelten bestimmte Hinweispflichten zum Verfall von Urlaubsansprüchen. So müssen sie ihre Beschäftigten rechtzeitig im aktuellen Urlaubsjahr über die Verfallsfristen informieren – idealerweise schriftlich (für eine bessere Nachweisbarkeit). In diesem Schreiben sollte genau aufgelistet sein, wie viele Urlaubstage den Beschäftigten noch zur Verfügung stehen und bis wann sie diese nehmen sollen.
Zwar gibt es keinen konkreten Zeitpunkt, bis wann Unternehmen ihre Belegschaft aufklären müssen. Dies sollte jedoch immer so früh wie möglich geschehen, damit die Beschäftigten genug Zeit haben, ihre Urlaubstage zu planen. Daher empfiehlt sich z. B. eine Frist bis Ende der ersten Jahreshälfte.
Laut Bundesurlaubsgesetz haben Beschäftigte keinen generellen Anspruch auf Auszahlung noch nicht genommener Urlaubstage. Eine solche Abgeltung ist unter den Voraussetzungen möglich, dass der Urlaubsanspruch entstanden ist, der Urlaub nicht bereits verfallen ist und dass er ohne die Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfüllbar gewesen sein muss. Letzteres ist z. B. der Fall, wenn das Arbeitsverhältnis in absehbarer Zeit endet – z. B. durch eine Kündigung – und der bzw. die Beschäftigte dadurch nicht mehr alle restlichen Urlaubstage verbrauchen kann.
Diese Auszahlungspflicht für Arbeitgebende gilt auch bei fristlosen Kündigungen. Im Gegenzug sind Beschäftigte dazu verpflichtet, ihren Urlaub immer zu nehmen, sobald dies möglich ist. Sie können demnach nicht frei zwischen Auszahlung und Urlaub wählen.
Besteht kein laufender Anspruch auf Urlaub, verfallen jegliche Ansprüche auf Auszahlung der restlichen Urlaubstage. Nach einem BAG-Urteil vom 19.02.2019 (Az.: 9 ARZ 541/15) verfallen Urlaubsansprüche allerdings nur dann automatisch, wenn vorher tatsächlich die Möglichkeit bestand, den bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Ein weiteres BAG-Urteil vom 31.01.2023 (Az. 9 AZR 456/20) stellt klar, dass der Anspruch auf Abgeltung bezahlten Mindesturlaubs der dreijährigen Verjährungsfrist unterliegt. Diese Frist beginnt mit Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis rechtlich beendet wurde.
Zusätzlich können Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen längere Fristen zum Verfall des Auszahlungsanspruchs von Urlaub definieren.
Wie viele Urlaubstage Arbeitnehmenden in Deutschland gesetzlich zustehen, zeigt der nächste Abschnitt.
Für jeden Arbeitstag pro Woche erhalten Angestellte in Deutschland umgerechnet mindestens vier Tage gesetzlichen Jahresurlaub. Bei einer Fünf-Tage-Woche beispielsweise beträgt der Mindesturlaub 20 Tage. Arbeitet eine Person weniger, verringert sich die Anzahl an Mindesturlaubstagen entsprechend. Hier gilt folgende Formel:
4 Urlaubstage × Anzahl an Arbeitstagen pro Woche = gesetzlicher Mindesturlaub
Somit steht Beschäftigten je nach Anstellung mindestens folgende Anzahl an Urlaub gesetzlich zu:
Hat jemand neu Beschäftigtes bereits von einem vorherigen Unternehmen im selben Jahr Urlaubstage erhalten, können diese nicht beim neuen Betrieb geltend gemacht werden. Deshalb müssen Arbeitgebende ihren ausscheidenden Angestellten eine Urlaubsbescheinigung aushändigen, in der die bereits genommenen und ggf. abgegoltenen Urlaubstage dokumentiert sind.
Zudem kann der eingeräumte Mindesturlaub verfallen, wenn er nicht fristgerecht eingereicht wird.
Grundsätzlich verfällt Urlaub immer dann, wenn er nicht bis Ende des Kalenderjahres genutzt wird. In Ausnahmefällen dürfen Beschäftigte einen gewissen Resturlaub mit in das neue Jahr nehmen. Dieser ist bis zum 31.03. des Folgejahres zu nutzen. Andernfalls verfällt auch dieser Urlaubsanspruch.
Resturlaub ist z. B. möglich, wenn der Urlaub im auslaufenden Kalenderjahr aus dringenden betrieblichen Gründen nicht genommen werden konnte. Ebenso lässt sich bei Gründen, die in der Person der jeweiligen Arbeitnehmenden liegen, ggf. ein Resturlaub auf das Folgejahr übertragen. Darüber hinaus können Unternehmen noch weitere Gründe definieren, bei denen eine Übertragung des Resturlaubs möglich ist.
Bei Krankheit oder ähnlichen Sonderfällen gelten allerdings weitere Vorgaben zum Verfall des Urlaubsanspruchs.
Sind Beschäftigte so lange krank bzw. arbeitsunfähig, dass ihr ursprünglicher Urlaubsanspruch verfallen würde, müssen Arbeitgebende einige Sonderrechte beachten, durch die die Angestellten ihren Urlaub auch nach Auslauf der vorgegebenen Fristen nutzen dürfen. Ebenso greifen besondere Vorschriften, wenn Beschäftigte kurz vor oder während des Urlaubs erkranken.
Als „langzeitkrank“ zählen alle Angestellten, die innerhalb von drei Jahren für 78 Wochen Krankengeld bezogen haben. Solange die Arbeitsunfähigkeit anhält, dürfen Arbeitgebende keinen Urlaub erteilen. Dieser darf erst vergeben werden, wenn die Krankschreibung des bzw. der Beschäftigten endet.
Wie das BAG in einem Urteil vom 07.08.2012 (Az. 9 AZR 353/10) entschied, gilt die Verfallsfrist für Resturlaub am 31.03. nicht für Arbeitnehmende, die bis zum Ende des ursprünglichen Urlaubsjahres bzw. des Übertragungszeitraums langzeitig erkrankt sind. Stattdessen verfällt ihr Urlaubsanspruch erst 15 Monate nach dem Urlaubsjahr, indem sie noch arbeiten konnten, also zum 31.03. des übernächsten Jahres. Selbiges gilt für Urlaubsansprüche bei Erwerbsminderungsrente.
Kommen Arbeitgebende nicht ihrer Aufforderungs- und Hinweispflicht nach, die Beschäftigten über den drohenden Verfall des Urlaubsanspruchs zu informieren, verlängert sich die 15-monatige Frist zum Verfall des Urlaubsanspruchs. Sie beginnt erst am Ende des Jahres, in dem die Belehrung über den Verfall stattfand. Das belegen zwei BAG-Urteile vom 20.12.2022 (Az. 9 AZR 245/19, Az. 9 AZR 266/20). Bei Auflösung des Arbeitsverhältnisses beginnt die Verjährungsfrist regulär zum Jahresende des Ausscheidens, so das Gericht.
⇒ Was Unternehmen gegen häufige oder lange Krankheiten in ihrer Belegschaft tun können, zeigt das Online-Seminar „Sicherer Umgang mit Fehlzeiten von Arbeitnehmenden“. Wie die anschließende Wiedereingliederung nach langer Krankheit erfolgreich verläuft, erläutert das Online-Seminar „Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)“.
Bei Erkrankungen vor oder während des Urlaubs dürfen Unternehmen die Tage, in denen der bzw. die Beschäftigte arbeitsunfähig war, nicht als Urlaub werten. Im Gegenzug sind die übrigen Urlaubstage in gegenseitiger Absprache neu zu vergeben.
Je nach Zeitpunkt und Rahmenbedingungen der Erkrankung haben Arbeitnehmende wie Arbeitgebende unterschiedliche Vorgaben zu beachten.
Weitere Sonderfälle hinsichtlich des Verfalls von Urlaubsansprüchen gibt es bei Elternzeit, Schwerbehinderten und gemäß TVöD.
Für jeden vollen Monat Elternzeit dürfen Arbeitgebende die erlaubten Urlaubstage um ein Zwölftel kürzen. Ist eine Person z. B. für sechs Monate in Elternzeit, hat sie für das restliche Jahr nur noch 50 % der ursprünglichen Urlaubstage zur Verfügung. Endet oder beginnt die Elternzeit in der Mitte eines Monats, darf der Jahresurlaub für diesen Monat nicht anteilig gekürzt werden.
Möglicher Resturlaub verfällt hingegen nicht mit der Elternzeit. Das gilt auch für eine weitere verlängerte bzw. zweite Elternzeit, etwa bei der Geburt eines weiteren Kindes. Endet das Arbeitsverhältnis während oder mit Ende der Elternzeit, bekommen die Beschäftigten den verbleibenden Resturlaub ausgezahlt.
⇒ Noch mehr Informationen zu den arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen in der Elternzeit enthält die „Dokumentenmappe Mutterschutz und Elternzeit“. Sie bietet Arbeitgebenden fertige Vorlagen und Musterschreiben, die den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Schwerbehinderte erhalten bei einer 5-Tage-Woche mindestens fünf Tage Zusatzurlaub pro Kalenderjahr (§ 208 SGB IX). Konnten sie ihren Urlaub aufgrund von Krankheit nicht nehmen, gilt ebenfalls für Beschäftigte mit Schwerbehinderung die 15-monatige Frist zum Verfall ihres Urlaubsanspruchs. Überdies müssen bei einer Kündigung die übrigen Urlaubstage abgegolten werden, wenn der Zusatzurlaub nicht gewährt werden konnte, weil der bzw. die Mitarbeitende arbeitsunfähig war.
Hinweis: Auch bei der Beschäftigung schwerbehinderter Menschen müssen Arbeitgebende ihrer Hinweispflicht bzgl. des Verfalls der Urlaubsansprüche nachkommen.
Angestellte im öffentlichen Dienst müssen ihren Urlaub in dem Jahr nutzen, in dem er entsteht. Möglicher Resturlaub kann bis zum 31.03. des Folgejahres mitgenommen werden. Wichtig ist, dass der Urlaub spätestens am 31.03. beginnt (§ 26 Abs. 2 TVöD). In Ausnahmefällen lässt sich die Frist bis zum 31.05. verlängern. Hierfür müssen dringende dienstliche bzw. betriebliche Gründe vorliegen oder die beschäftigte Person kann den Urlaub wegen Krankheit bis zum 31.03. nicht antreten.
Gleichzeitig greift auch im öffentlichen Dienst die 15-monatige Frist zum Verfall von Urlaubsansprüchen.
Quellen: VORSCHRIFTENMONITOR, Bundesarbeitsgericht (BAG), anwalt.de, Kanzlei Hensche, Techniker Krankenkasse, Familienportal
