Der Datenschutzbeauftragte: Welche Aufgaben und Pflichten fallen an?

Ab dem 25. Mai 2018 sind die neuen Vorschriften der EU Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO) anzuwenden. Je näher der Termin rückt, desto dringlicher wird es für Unternehmen sich mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzen. Die vielen Neuerungen und die drastisch erhöhten Bußgelder führen zu Unbehagen auf Seiten der Geschäftsführer. In vielen Betrieben beschäftigt man sich nun zum ersten Mal intensiv mit Datenschutz, wozu auch die Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) gehört.

Doch welche Rolle spielt der DSB im Unternehmen und welche Rechte und Pflichten kommen auf ihn zu? Was muss er sofort nach seiner Benennung tun und welche Aufgaben fallen in Zukunft regelmäßig an? Und welche Besonderheiten im Zuge der EU DS-GVO müssen beachtet werden?

Diese Fragen stellen sich den Teilnehmern des Seminars Der Datenschutzbeauftragte am 25.05.2018 in München. Der Rechtsanwalt und Fachanwalt für IT-Recht Jan Morgenstern widmet sich in diesem Seminar den Grundlagen des Datenschutzes und gibt den Teilnehmern einen Einblick in die Arbeit als DSB.

Abbildung 1: Jan Morgenstern

Rolle und Pflichten des DSB

Grundsätzlich muss der DSB auf die Einhaltung der Datenschutzgesetze hinwirken, denn er kann die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorschriften nicht selbst vornehmen. Damit er seine Aufgaben erfüllen kann, ist die Schaffung von Transparenz bei der Datenverarbeitung im Betrieb eine wichtige Voraussetzung.

Herr Morgenstern weist die Teilnehmer auf den Art. 39, Absatz 1 der Datenschutzgrundverordnung hin(DSGVO), der dem DSB folgende Aufgaben zuschreibt:

• Der DSB muss den Verantwortlichen (meist den Geschäftsführer) und die Beschäftigten über ihre Pflichten im Bereich Datenschutz beraten und unterrichten,
• er hat die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu überwachen,
• er muss auf Anfrage eine Datenschutz-Folgenabschätzung – die in Art. 35 näher beschrieben ist – durchführen,
• und mit der Aufsichtsbehörde zusammenarbeiten und als Anlaufstelle dienen.

Mitarbeitern, die als DSB fungieren, kommen zwei Funktionen zu: In seiner Funktion als Arbeitnehmer ist er dem Arbeitgeber weisungsgebunden, in seiner Funktion als DSB ist er in dieser Tätigkeit jedoch frei von Weisungen.

Abbildung  2: Auszug aus dem Teilnehmerskript

Aufgaben und praktische Maßnahmen des DSB – erste Schritte
Doch wie geht man bei der Fülle an Vorschriften im Bereich Datenschutz und bei den vielen Pflichten und Aufgaben des DSB vor – wo fängt man an? Der Referent gibt den Teilnehmern den Tipp, zunächst mit einer Bestandsaufnahme zu beginnen, um sich einen Überblick über die Datenverarbeitung im Unternehmen zu verschaffen. Dazu ist es sinnvoll, sich u. a. folgende Fragen zu stellen:

• Werden personenbezogene Daten gespeichert und automatisiert verarbeitet oder genutzt?
• Unterliegt die verantwortliche Stelle dem Bundesdaten- oder Landesdatenschutzgesetz?
• Wurde die Zulässigkeit der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten geprüft?
• Werden Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten an den DSB gemeldet?
• Ist die Nutzung von Internetdiensten und E-Mail geregelt?
• Wie werden Personaldaten verarbeitet?

Als Ergebnis dieser Bestandsaufnahme ergeben sich dann Maßnahmen, die sofort umgesetzt werden müssen. Dazu zählen die Erstellung einer Prioritätenliste, eines Verfahrensverzeichnisses und die Kontrolle der technisch-organisatorischen Maßnahmen. Zu den Aufgaben, die der angehende DSB zudem regelmäßig vornehmen sollte, gehören u. a. die Schulung der Mitarbeiter und deren Verpflichtung auf das Datengeheimnis, die Erstellung eines Datenschutzkonzeptes, die Datenschutz-Folgenabschätzung und die Bearbeitung von Anfragen zum Datenschutz.

Fazit der Veranstaltung
Am Ende des Seminars konnte Jan Morgenstern den Teilnehmern die Angst vor der berüchtigten EU DS-GVO nehmen. Die Teilnehmer kennen die Grundzüge der gesetzlichen Vorschriften im Bereich Datenschutz. Angehende DSBs wissen anhand eines konkreten Maßnahmenplans, welche Aufgaben auf sie zukommen und auch Geschäftsführer sind mit ihren Pflichten vertraut.

Weitere Informationen und Termine zum Seminar sind unter www.akademie-herkert.de/themenuebersicht/datenschutz-it-sicherheit/243-betrieblicher-datenschutzbeauftragter zu finden.

Merching, den 30.04.2018
Theresa Baur, Produktmanagement AKADEMIE HERKERT