Das Forum für Assistenz, Sekretariat und Office Management

Der Aufgabenbereich der heutigen Assistenz ist äußerst breit gefächert: um dem Chef konsequente Entlastung zu ermöglichen, muss die Assistenz von heute über Fähigkeiten wie Organisationstalent und Kommunikationsstärke sowie ein optimales Zeit- und Selbstmanagement verfügen.

Genau hier setzt die Assistenz-Tagung der Akademie Herkert auch im Jahr 2019 wieder an. Aus insgesamt drei Keynote-Vorträgen und acht interaktiven Workshops können die Teilnehmerinnen durch praxisnahe Impulse die für sich optimale Weiterbildung individuell zusammenstellen und somit gezielt das eigene Fachwissen und die Persönlichkeit stärken. Die Besucherinnen profitieren zudem vom regen Austausch mit den Trainern und Kolleginnen vom Fach.

Marion Schilcher (Referentin u.a. in den Bereichen Führung & Assistenz sowie Balancecoach) wird auch 2019 als Moderatorin fungieren und zusammen mit den Fachreferentinnen Marit Zenk, Enisa Romanic und Alexandra Gebhardt wichtiges Know-How vermitteln, um die beruflichen Herausforderungen im Office-Alltag erfolgreich meistern zu können.

Unter anderem wird es um das „Führen ohne Vorgesetztenfunktion“ gehen. Des Weiteren werden in den Vorträgen und Workshops Arbeitstechniken für die Assistenz, Selbstmanagement, persönliche Entwicklung, cleveres Netzwerken und die neuesten Business Knigge behandelt.

Im Jahr 2019 tagt die Veranstaltung am 24.01.2019 in Köln, am 21.02.2019 in Hamburg, am 12.09.2019 in Leipzig und am 21.11.2019 in München.

Weitere Informationen zum vollständigen Programm, zur Anmeldung und Teilnehmerstimmen finden Interessenten unter: www.tagung-assistenz.de

 

Merching, 29. Oktober 2018

Jeder Vertragszahnarzt muss über einen Zeitraum von fünf Jahren CME-Punkte sammeln und diese nachweisen, um das Fortbildungszertifikat der Zahnärztekammern zu erhalten. Zum Stichtag 30. Juni 2014 endet nun die Frist für diejenigen Zahnärzte zum zweiten Mal, die seit mindestens 10 Jahren vertragszahnärztlich arbeiten und zum ersten Mal für solche, die seit 5 Jahren tätig sind. Werden die Punkte nicht rechtzeitig oder nicht in ausreichendem Umfang bei der zuständigen Zahnärztekammer eingereicht, drohen Honorarkürzungen bis hin zur Entziehung der Zulassung.

Das Angebot der FORUM FACHSEMINARE wurde über die Jahre vielfältiger und hat sich immer wieder an die aktuellen Herausforderungen angepasst. Nun gibt es auch einen neuen Namen dafür: FORUM FACHSEMINARE heißt ab sofort AKADEMIE HERKERT. Natürlich werden den Kunden auch weiterhin genau die Lehrinhalte geboten, die sie für die tägliche Arbeit benötigen.

Merching, Mai 2015: Seit vielen Jahren stehen die FORUM FACHSEMINARE der FORUM VERLAG HERKERT GMBH für Qualität und maximalen Praxisbezug in der Weiterbildung. Umso logischer ist es, nun dem breitgefächerten Leistungsspektrum und einem Angebot, das über die Jahre immer wieder an die aktuellen Herausforderungen angepasst wurde, auch nach außen Rechnung zu tragen. Denn FORUM FACHSEMINARE wird ab Mai 2015 zur AKADEMIE HERKERT. Dabei bleibt das Ziel natürlich das Gleiche: Dem Kunden genau das zu bieten, was er für seine tägliche Arbeit braucht.

„Schreiben ist ganz leicht, man muss nur die richtigen Wörter weglassen“  hat einmal Mark Twain gesagt und er sollte recht behalten.

Warum kundenorientiertes Schreiben für Assistentinnen wichtig ist

Einen Geschäftsbrief schreiben und ansprechend formulieren – warum gelingt das im Berufsalltag nicht? Fast jeder Brief, der im Office geöffnet wird, begrüßt uns mit den Worten „Sehr geehrte Damen und Herren, in der Anlage senden wir Ihnen …“ und verabschiedet sich mit den klassischen freundlichen Grüßen. Kundenorientiertes Schreiben sieht anders aus.

Wenn wir mit unseren Kunden persönlichen Kontakt pflegen, zum Beispiel am Telefon, kommt uns doch auch nicht der Satz in den Sinn: „Wir bringen die Beantwortung unseres Briefes in Erinnerung“, sondern wir sagen ganz einfach: „Lieber Kunde, hast du unsere Nachricht erhalten?“.

Oder im privaten Umfeld: Wir geben unseren Freunden einen geliehenen Gegenstand ja auch nicht mit den Worten zurück: „Anbei überreiche ich Dir dein Buch“, sondern „Danke, dass du mir dein Buch geliehen hast.“

Autorin: Enisa Romanic, Trainerin für Office Management 
Autorin: Enisa Romanic, Trainerin für Office Management

1. Einen modernen Geschäftsbrief schreiben und in Erinnerung bleiben

Modern zu schreiben, heißt dem Kunden in Erinnerung zu bleiben. Sie nehmen den Kunden ernst und zeigen ihm das. In Ihren Formulierungen soll er immer erkennen: „Ich habe mir Gedanken gemacht, wie ich dich anspreche und welche Botschaft ich dir senden möchte. Ich verzichte auf Standardsätze und Floskeln.

Stattdessen schreibe ich einen Brief, der auf unseren persönlichen Austausch zugeschnitten ist. Außerdem schreibe ich dich mit einer klaren und einfachen Sprache an, damit du leicht verstehst, was ich von dir brauche.“

2. Denken Sie daran: Korrespondenz ist Kommunikation

Produkte und Informationen sind heute überall zu bekommen. Der Wettbewerb hat sich auf die Kommunikationsebene verlagert. Wer Kunden für sich gewinnen will, muss zielgerichtet, verständlich und auf den Punkt schreiben.

Halten Sie sich vor Augen: Wir reichen mit unseren Briefen unseren Empfängern die Hand. Eine klare Sprache spart Assistentinnen und Kunden außerdem Zeit und verhindert viele Missverständnisse.


Die richtige Kommunikation ist nicht nur in Briefen, sondern auch in E-Mails wichtig. Alles rund um die digitale Kommunikation lernen Sie im Seminar Assistenz 4.0

 

3. Ausschweifende Formulierungen vermeiden – Einfachheit punktet

Die Erfahrung zeigt, dass besonders Chefs eine ausschweifende und unklare Sprache an den Tag legen. Vor geraumer Zeit habe ich meinen Chef darauf aufmerksam gemacht, dass der Inhalt seiner Nachricht an einen Kunden für mich unverständlich formuliert war.

Meine Frage an ihn lautete dann: „Lieber Chef, wie soll der Kunde den Inhalt verstehen, wenn ich ihn nicht verstehe und ich arbeite schließlich mit Dir zusammen an diesen Themen.“ Großes Erstaunen breitete sich in den Augen meines Chefs aus und er argumentierte: „Ja, das Thema ist komplex und der Inhalt des Briefs umfangreich und kompliziert. Es ist aber kaum möglich sich kürzer zu fassen oder kürzer zu formulieren“.

Ich durfte ihm das Gegenteil beweisen. Individualität ist möglich und machbar. Gerade bei komplexen Sachverhalten ist es wichtig, die Inhalte in kurzen knappen und deutlichen Sätzen auf den Punkt zu bringen.

Natürlich müssen Sie sich dann von Schachtelsätzen mit mehr als 20 Wörtern trennen, den Satz mal nicht mit einem Nebensatz beginnen lassen, keine vier Aussagen in einem Satz beschreiben und nicht mit Präpositionen beginnen.

Wenn der Empfänger einen Geschäftsbrief nicht versteht, liegt es meistens nicht am Inhalt, sondern weil der Text in einer schwer verständlichen Sprache geschrieben ist. Die Basis für einen kundenorientierten, guten Brief ist eine einfache und klare Sprache.

Starten Sie also einfach damit Überflüssiges wegzulassen und auf Floskeln zu verzichten, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben. Setzen Sie Fremdwörter sparsam ein oder benutzen Sie zumindest nur solche, die branchenintern bekannt oder allgemein geläufig sind.

4. Vermeiden Sie Floskeln, auch wenn es schwer fällt

In meinen Seminaren höre ich ganz oft von den Assistentinnen folgende Einwände, wenn wir mit Übungen versuchen, Floskeln und veralteten Formulierungen die Stirn zu bieten: „So modern kann ich nicht schreiben. Das hört sich für mich einfach unhöflich an.“

Vielfach gibt es Widerstände gegen das „Moderne“. Man ist es gewohnt, ausufernde Geschäftsbriefe zu schreiben und seine Standardsätze aufs Papier zu bringen.

Einfache, klare Sätze wirken auf viele zu einfach. Das Argument, dass lange Sätze nur deshalb so lang sind, weil sie viele Informationen beinhalten, entkräften Sie ganz einfach: Sie dringen mit einem einzigen Gedanken, verpackt in einen kurzen Satz, viel leichter und besser zum Empfänger durch.

Sie maximieren die Wirkung der Nachricht an den Kunden allein dadurch, dass Sie Füllwörter weglassen, positive Begriffe benutzen und aktive Verben statt den Nominalstil verwenden.

5. Erregen Sie Aufmerksamkeit

Wichtig ist, dass Sie sich zu Beginn folgende Rahmenbedingungen klarmachen:

  • Wem schreibe ich überhaupt
  • Was ist mein Anlass?
  • Welche Sprache oder Tonalität setze ich ein?
  • Soll es ein ernster, höflicher, lustiger oder ausführlicher Brief werden?
  • Wie baue ich meine Informationen aufeinander auf, damit mein Empfänger den Brief gerne liest?

Eins ist in jedem Fall klar: Alle Geschäftsbriefe oder E-Mails, die ein Unternehmen verlassen, sollten so aussehen, als ob sie aus einer Feder stammen: Gestalten Sie deshalb das Layout immer gut und einheitlich. Benutzen Sie für Ihre schriftliche Korrespondenz immer die gleiche angenehme Schrifttype und –größe und halten Sie Ihr Corporate Design ein.

Wenn möglich, beginnen Sie Ihren Geschäftsbrief immer mit einem Dank: „Vielen Dank für Ihre Nachricht“. Manchmal ist es sinnvoll, die Aussage des Empfängers zu wiederholen: „Sie haben sich darüber geärgert, dass…“ oder „Sie baten mich um …“. Ansonsten können Sie auch einfach Ihre eigene Gefühlslage aufgreifen: „Schön, dass Sie sich melden.“ oder „Ihre Nachricht hat mich überrascht. …“

Wenn Sie sich verabschieden, hört es sich besser an zu sagen: „Dürfen wir Sie in der nächsten Woche anrufen?“ oder „Konnten wir Ihre Begeisterung für unser Angebot wecken?“ statt „Gerne erwarten wir Ihre Antwort und verbleiben…“.

Die einfache Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“ lässt sich wunderbar durch Grußformeln wie: „Begeisterte Grüße, Sonnige Grüße, Herzliche Grüße nach Frankfurt, Es grüßt Sie Ihr Team xy“ ersetzen. Lassen Sie sich auch hier etwas einfallen, das individuell zur Kundenkommunikation passt, und peppen Sie Ihre Schluss-Formulierungen auf.

Der Baustein „PS“ wurde früher genutzt, um vergessene Sätze unterzubringen, als man noch mit der Hand oder der Schreibmaschine schrieb. Nutzen Sie heute den Baustein „PS“ in Geschäftsbriefen, um Aufmerksamkeit zu erregen. Untersuchungen haben gezeigt, dass Leser das „PS“ sogar noch vor der Anrede oder dem Betreff wahrnehmen.

Sie können an dieser Stelle besonders wichtige Informationen noch mal hervorheben, nach dem Motto: „Übrigens – am 16. Mai erscheint unser neuer Report.“ oder „Auf unserer Homepage unter www.xy.de finden Sie alle Messetermine.“

Die Anlagen, die übrigens nur dann fett hervorgehoben werden, wenn diese aufgezählt werden, lassen sich auch wunderbar direkt als Info im Brieftext selbst formulieren: „… Im Prospekt auf Seite 7 finden Sie …“

6. Seien Sie kreativ – Nichts ist unmöglich

Überraschen Sie Ihren Empfänger. Und zwar von der Anrede an! Schreiben Sie Ihre Nachricht so, dass der Leser sich angesprochen und wertgeschätzt fühlt. Zeigen Sie ihm, worum es Ihnen in dem Brief geht. Denken Sie auch daran, einen aussagefähigen Betreff zu wählen, damit der Empfänger den direkten Bezug zum Thema sofort erkennt.

Sie dürfen ruhig kreativ sein. Mit der richtigen Anrede, einem guten Einstieg und einer ansprechenden Verabschiedung sind Sie auf dem richtigen Weg. Nichts ist unmöglich!

Übrigens: Die gleichen Regeln gelten auch für das Schreiben von geschäftlichen E-Mails.

Entwickeln Sie Ihren ganz eigenen Stil, in dem Sie Ihren Geschäftsbrief schreiben. Fangen Sie am besten gleich heute damit an umzulernen und sich von hartnäckigen Floskeln zu trennen.

Samuel Butler hat es treffend ausgedrückt: „Nicht Worte wollen wir lesen, sondern den Menschen, den wir hinter den Worten fühlen.“

Alle Tipps im Überblick:

  • Schreiben Sie modernen Geschäftsbriefe: Verwenden Sie keine veralteten Floskeln und Formulierungen. Schreiben Sie lieber kurze aber dafür inhaltlich aussagekräftige Sätze.
  • Korrespondenz ist Kommunikation: Achten Sie wie im persönlichen Gespräch auf eine klar verständliche Sprache, damit Ihre Botschaft ohne Missverständnisse beim Empfänger ankommt.
  • Einfachheit punktet: Gerade im Schriftdeutschen verwenden wir gerne umständliche Formulierungen. Nutzen Sie aktive Verben und kurze, einfache Sätze statt des Nominalstils und Schachtelsätzen.
  • Vermeiden Sie Floskeln: Schreiben Sie konkret, was Sie sagen oder fragen wollen. Keine Sorge, Sie wirken nicht unhöflich. Im Gegenteil! Sie sparen sich selbst und dem Kunden kostbare Zeit.
  • Erregen Sie Aufmerksamkeit: Knüpfen Sie beim Schreiben an vorherige Korrespondenz an, zum Beispiel indem Sie sich für erhaltene Nachrichten bedanken. Dadurch erinnert sich der Empfänger viel leichter an Sie.
  • Seien Sie kreativ und überraschen Sie Ihren Empfänger: Egal, ob Betreff, Anrede oder Schluss – ungewöhnliche Briefe oder E-Mails stechen aus dem Berg vom Alltags-E-Mails hervor und bleiben im Gedächtnis.

Sie wollen dieses Thema intensivieren? Wie wäre es dann mit der Assistenz-Tagung – dem Forum für Assistenz, Sekretariat und Office Management.

Ein Foto vom Hund, ein Schnappschuss vom Urlaub mit dem Liebsten, eine Topfpflanze, der Siegerpokal vom letzten Büro-Kicker-Turnier und einige persönliche Glücksbringer. Das macht den Arbeitsplatz doch gleich gemütlicher. Terminkalender, Locher, Köcher mit unzähligen Stiften, Schere, Kleber, Tesa, Handcreme, Kaffeetasse – man möchte sich im Büro schließlich heimisch fühlen.

Doch Büroorganisation, Ordnung und Kompetenz sehen anders aus. Denn wenn Sie sich keine Zeit nehmen und Ihren Schreibtisch organisieren, kann es sein, dass das im Unternehmen nicht gut ankommt.

Autorin: Enisa Romanic, Trainerin für Office Management 
Autorin: Enisa Romanic, Trainerin für Office Management

Schlechten Eindruck vermeiden

Endlose Papier- und Ablageberge krönen Ihren Schreibtisch und etliche Post-its Ihren Monitor. Treten Sie einfach mal einen Schritt zurück und betrachten Sie Ihren Arbeitsplatz aus Sicht eines Besuchers oder Kunden: Was sagt der erste Eindruck über Sie aus? Und was über Ihre Arbeitsweise? Welche Rückschlüsse würden Sie selbst ziehen?

Mit einem Ordnungssystem nach dem Motto „Ich beherrsche das Chaos“, kommen Sie immer wieder in die Situation, dass Sie wichtige Unterlagen suchen und in Hektik geraten, wenn der Chef ein Dokument sofort braucht.

Der absolute Super-GAU: Ihr Chef braucht für eine wichtige Besprechung mit einem Kunden ein Dokument. Weil Sie aber so lange suchen mussten, kommen Sie erst nach 20 Minuten und mit Stressflecken im Gesicht ins Besprechungszimmer, um ihm das Dokument zu geben.

Sie können es sich bestimmt bildlich vorstellen: Der Blick Ihres Vorgesetzten spricht dann wahrscheinlich Bände und der Kunde denkt sich seinen Teil dabei. Chefentlastung sieht so jedenfalls nicht aus.

Im Büro gilt: Unordnung bringt Sie nicht weiter. Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Sie teilen das Büro mit einer Kollegin. Bei ihr ist alles tip-top aufgeräumt. Nur die Arbeitsunterlage, die sie gerade braucht, liegt auf dem Tisch. Bei Ihnen hingegen stapeln sich Berge von Unterlagen und privatem Krimskrams.

Wem meinen Sie, übergibt der Chef eher besonders wichtige Aufgabe? Richtig, der Kollegin! Und Warum? Wenn Ihr Schreibtisch schon nach Chaos aussieht, ist es Ihre Arbeit sehr wahrscheinlich auch.

 

Ihren Schreibtisch organisieren mit „Kaizen“

Ein bekanntes Institut fand heraus: Das Suchen von Unterlagen ist Zeitvertreib Nummer eins in deutschen Büros. Das wirft wiederum die Frage auf, ob der effektive Umgang mit Ihren zeitlichen Ressourcen so aussehen soll.

Möchten Sie nicht auch Ihre Unterlagen sofort finden und eine Büro-Effizienz etablieren, die Ihnen ermöglicht Ihre wertvolle Zeit für wirklich wichtige Aufgaben zu nutzen?

Mein Vorschlag: Starten Sie mit einer Schreibtischinventur, um Schritt für Schritt mehr Ordnung auf Ihren Arbeitsplatz und die Umgebung zu bringen. Mit Büro-Kaizen können Sie den ersten Schritt machen.

Was ist Kaizen? Kaizen ist bekannt aus der japanischen Produktion und Fertigung bekannt und meint die ständige Veränderung zum Besseren. Mit dem Einsatz von Kaizen können Sie aber auch sichtbare Erfolge im Office erzielen: Sie können damit die Suchzeiten von Unterlagen oder Informationen verringern, Workflows optimieren, die Verschwendung von Ressourcen verhindern und dadurch schlussendlich die Produktivität steigern.

 

Sie wollen dieses Thema vertiefen? Dann besuchen Sie auf der Assistenz-Tagung – dem Forum für Assistenz, Sekretariat und Office Management den Workshop „Effizienz im Office“ mit Marit Zenk. 

 

Mit der 5S-Methode zum ordentlichen Büro

Wie funktioniert Kaizen konkret? Nutzen Sie dafür eine sogenannte 5S-Kampagne. Damit schaffen Sie sich zunächst einmal eine gute Ausgangslage mit schnell sichtbarem Erfolg.

  1. Seiri (Aussortieren)
    Wenn Sie Ihren Schreibtisch organisieren, starten Sie mit dem Aussortieren unnötiger Dinge: Misten Sie Schreibtisch, Schubladen, Aktenschränke und Ablagestapel rigoros aus. Sie werden staunen, was da so alles zum Vorschein kommt: Dinge, nach denen Sie schon Ewigkeiten gesucht oder die Sie vielleicht sogar schon vergessen haben.

    Achten Sie darauf, dass Sie jeden Gegenstand und jedes Dokument nach dem Sofort-Prinzip bewerten und eindeutig entscheiden, was damit passiert. Ablegen und Aufbewahren, Delegieren oder Wegschmeißen. Die meisten dieser Aufgaben werden nur zwei bis fünf Minuten in Anspruch nehmen. Kümmern Sie sich also sofort darum.

  2. Seiton (Aufräumen)
    Finden Sie für Ihre Dokumente und Gegenstände den geeignetsten Ort, den VIP-Platz! Was darf auf dem Schreibtisch bleiben und was können Sie getrost in einer Schublade verstauen? Es gibt Ordner/Handbücher/Notizen/etc., die Sie ständig benutzen? Diese Dinge sollten natürlich immer in Ihrer unmittelbaren Reichweite sein.

  3. Seiso (Arbeitsplatz sauber halten)
    Sauberkeit des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel ist von großer Wichtigkeit. Mit Post-its auf dem Monitor, benutztem Geschirr oder mit Ordnern geschmückten Fensterbänken und Fußböden arbeiten Sie nicht effizient.

    Und ohne Krümel auf der Tastatur, können Sie wieder wunderbar tippen und arbeiten. Reinigen Sie Ihren Schreibtisch regelmäßig. Dadurch fallen Ihnen rechtzeitig defekte oder nutzlose Gegenstände auf, die Sie dann rechtzeitig entsorgen können, bevor erneut Chaos ausbricht.

  4. Seiketsu (Anordnung zur Regel machen)
    Machen Sie die neue Büroorganisation zum Standard. So können Büromaterialien, Ordner oder auch Dokumente eindeutig und schnell gefunden werden. Alles hat einen Platz. Besser noch: Alles hat seinen festgelegten Platz.

    Das erspart Ihnen, Ihrem Vorgesetzen und dem Team unnötige Suchzeiten. Legen Sie Standards für Ihre Ablage, Ihre Checklisten, Formulare und Verantwortlichkeiten fest. Genauso wichtig: Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter im Büro das neue Ordnungssystem kennen und einhalten.

  5. Shitsuke (Alle Punkte einhalten und ständig verbessern)
    Wichtig ist, dass Sie am Ball bleiben. Einmal alles neu organisieren und dann nie wieder, bringt Ihnen keinen Mehrwert. Die Gefahr ist groß, dass sich alte Verhaltensmuster wieder einschleichen. Die Verbesserung Ihres Arbeitsplatzes muss deshalb ein stetiger Prozess sein.

    Hinterfragen Sie immer wieder aufs Neue Ihre Arbeitsprozesse: Ist meine Arbeitsweise sinnvoll oder kann ich es anders beziehungsweise besser machen? Verfallen Sie nicht in Ihre alte Routine. Erstellen Sie sich dafür Checklisten, gehen Sie diese regelmäßig durch und erweitern Sie sie nach Bedarf.

 

Bleiben Sie auch hinterher am Ball!

Sie werden sehen: Nach dem Ausmisten werden Sie mit dem wunderbaren Gefühl der Freiheit belohnt. Der Kopf ist wieder frei, um neu und kreativ zu denken. Und zwar einfach nur, weil Sie unnötigen Ballast losgeworden sind und Sie ein Ordnungssystem eingerichtet haben, in dem nicht nur Sie selbst sich gut zurechtfinden, sondern auch der Rest der Mannschaft. Nach Ihrer 5S-Kampagne müssen Sie nicht mehr lange nach Unterlagen suchen, weil diese nun schnell auffindbar abgelegt sind.


Machen Sie sich Gedanken, wie Sie in Ihrem Büro weitere Optimierungen einleiten können. Visualisieren Sie Arbeitsabläufe. Sorgen Sie dafür, dass Aufgaben und Tätigkeiten selbsterklärend sind. Eine einfache Anleitung am Kopierer, wie man den Toner wechselt, bewirkt zum Beispiel wahre Wunder. Ihre Kollegen müssen nicht mehr ständig jemanden suchen, der den Toner wechseln kann und Sie werden weniger durch fragende Mitarbeiter unterbrochen.


Bleiben Sie dabei, jedes Dokument und jeden Gebrauchsgegenstand nur einmal anzufassen und dann sofort zu entscheiden, was damit passiert. Überlegen Sie genau, was Sie behalten möchten und wozu, wenn Sie Ihren Schreibtisch organisieren. Misten Sie regelmäßig aus. Bestellen Sie schriftliche oder digitale Newsletter oder Zeitschriften ab, die Sie ohnehin nicht lesen.


Wenn Sie einen Aufbewahrungsort haben für Zeitungen oder Unterlagen, die Sie noch lesen möchten, dann begrenzen Sie ganz bewusst sein Volumen. Erreicht Ihr Lesestapel die vordefinierte Höhe, dann heißt es: tabula rasa. Sortieren Sie das Chaos erneut aus, denn die Informationen sind häufig nicht mehr tagesaktuell.


Denken Sie nicht lange nach – fangen Sie an!

Sie haben sich entschieden Ihre Büroorganisation zu verbessern oder wollen zumindest einmal Ihren Schreibtisch organisieren? Dann starten Sie innerhalb der nächsten 72 Stunden mit Ihrer 5S-Kampagne! Sie müssen sicherlich erst Ihren inneren Schweinehund überwinden, aber es gilt was schon Buddha sagte: „Auch eine Reise über tausend Meilen beginnt mit einem Schritt.“

 

Mehr Techniken, um Ihren Büroalltag zu optimieren, lernen Sie im Zertifikatslehrgang Office Manager/in.

Premiere der Assistenz-Tagung in Köln - ein voller Erfolg

Am 06. April 2017 hatte die Assistenz-Tagung der AKADEMIE HERKERT in Köln ihr Debüt.  Rund 90 Assistentinnen, Sekretärinnen und Office Managerinnen reisten aus allen Teilen Deutschlands an, um von Top-Speakern praxisnahe Impulse zu fachlichen und persönlichen Herausforderungen einer Assistenz zu erhalten.

Die Moderatorin Marion Schilcher begrüßte die Teilnehmerinnen herzlich und lockerte die Stimmung mit Witz und Charme auf. Diese fröhliche Atmosphäre zog sich durch den kompletten Veranstaltungstag und sorgte für regen Austausch und interessantes Networking zwischen den Teilnehmerinnen. Alle Referenten verstanden es, ihre Präsentationen interaktiv mit dem Publikum zu gestalten und so die Zuhörerinnen aktiv in die Vorträge einzubinden.

Neben drei starken Keynote-Vorträgen boten parallele Workshops den Assistentinnen die Möglichkeit, ihr Programm individuell zusammenzustellen. Mit den Themen Souveränitätstraining, Überzeugungskraft, Büroorganisation, Stressmanagement und  Selbstmanagement war für jede Teilnehmerin das Richtige dabei.

Interessenten für die Assistenz-Tagung 2017 können sich für den 27. Juni 2017 in Leipzig oder den 05. September 2017 in München anmelden. Detaillierte Informationen zu Programm, Referenten und Anmeldung stehen unter www.tagung-assistenz.de

Von der modernen Assistenz wird viel erwartet: sie soll Organisationstalent sein, eine konsequente Entlastung für Chef und Team schaffen und dabei auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren. Nur mit optimalem Zeit- und Selbstmanagement können Assistenzen dieser Aufgabenflut effektiv begegnen und so den vielseitigen Anforderungen gerecht werden.

Die Assistenz-Tagung der AKADEMIE HERKERT ging am 27.06.2017 in Leipzig in die zweite Runde. Rund 65 Teilnehmerinnen kamen zusammen, um sich auf den neuesten Stand zu aktuellen Themen des Office Managements zu bringen.

Marit Zenk zeigte den Teilnehmerinnen in ihrer Opening-Keynote, wie sich Assistentinnen heute erfolgreich positionieren und mit Durchsetzungsstärke und Überzeugungskraft punkten. Die folgenden 10 Workshop-Themen gaben jeder Teilnehmerin Gelegenheit an ihren individuellen Herausforderungen zu arbeiten und Praxisfragen mit den Referentinnen zu diskutieren: Was mache ich, wenn ich 24/7 für meinen Chef erreichbar sein soll? Wie halte ich in einem schnelllebigen Meeting Schritt beim Protokollieren? Wie gehe ich mit Mitarbeitern um, die an mir vorbei direkt ins Chefbüro platzen?

Rund im Chefentlastung, Termin- und Meetingmanagement, Büroorganisation, Stressmanagement, Umgang mit Konflikten im Büro, virtuelle Zusammenarbeit und vielen weiteren Themen, führten die Referentinnen Marit Zenk, Enisa Romanic, Christine Carus und Alexandra Gebhardt sowie die Tagungsmoderatorin Marion Schilcher mit viel Spaß und Leichtigkeit durch ein volles Workshop-Programm und erarbeiteten mit den Workshop-Gruppen konkrete Lösungen und Tipps für den Office-Alltag.

Zeit zum Durchatmen, Erfahrungen austauschen und Vernetzen boten die Networking-Pausen bei denen auch Gespräche auf Englisch an den English Conversation Tables in der Mittagspause zu hören waren.

Zwei weitere Keynotes brachten alle Teilnehmerinnen wieder zusammen: Christine Carus zeigte den Teilnehmerinnen, wie Erfolg im Büro durch klare Ziele erreicht wird und wie mit Selbstmanagement Ziele nachhaltig verfolgt werden können.

Alexandra Gebhardt gab den Teilnehmerinnen in der Abschluss-Keynote noch zahlreiche Tipps mit auf den Weg, wie erfolgreiche Kommunikation gelingt und die eigene Wirkung durch Sprache und Körpersprache positiv beeinflusst wird.

Wir bedanken uns ganz herzlich bei allen Teilnehmerinnen und den Referentinnen für eine erfolgreiche Veranstaltung mit vielen neuen Ideen für das nächste Jahr.

Die Termine für die Assistenz-Tagung 2018 der AKADEMIE HERKERT stehen in Kürze online unter www.akademie-herkert.de/7134

Soziale Netzwerke boomen im Jahre 2014 – und das nicht nur bei den jüngeren Generationen.