Die Abkürzung „GoBD“ bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das ist eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Dieses Schreiben ist seit dem Jahr 2015 in Kraft und wurde zuletzt am 01.01.2020 in neuer Fassung veröffentlicht.
Darin beschreibt das BMF grundlegende Anforderungen an die korrekte elektronische Buchführung von Unternehmen. Hierzu gehören z. B. Regelungen zur Umsetzung der Abgabenordnung (AO) und zur Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS).
Die Anforderungen der GoBD erläutern u. a. folgende Bereiche:
Zuvor mussten Unternehmer die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) beachten. Beide Anweisungen sind mit der Bekanntmachung der neuen GoBD am 01.01.2015 außer Kraft getreten.
Für wen gelten die GoBD und sind sie Pflicht?
Die GoBD gelten für alle, die regelmäßig Gewinneinkünfte erzielen. Dazu gehören Groß- und Kleinunternehmer, aber auch Selbstständige und freiberuflich Arbeitende. Sie unterliegen der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung ihrer steuerrelevanten Geschäftsunterlagen, auch wenn z. B. Kleinunternehmer die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nutzen.
► Ja, die GoBD ist für alle Unternehmer Pflicht.
Was bedeutet GoBD-konform?
Damit sein Betrieb GoBD-konform handelt, muss der Unternehmer dafür sorgen, dass er innerhalb der gültigen Aufbewahrungsfristen alle Vorgaben und Ordnungsvorschriften der GoBD befolgt. Von dieser Regelung sind alle steuerrelevanten Dokumente betroffen. Dabei ist es egal, ob sie elektronisch oder in Papierform vorliegen.
Besonderheit: Elektronisch eingegangene Rechnungen müssen auch elektronisch archiviert werden.
Wer prüft die GoBD?
Ob der Unternehmer seine Buchführung GoBD-konform ausführt, prüft das zuständige Finanzamt in umfangreichen Betriebsprüfungen. Dabei achtet es insbesondere auf eine GoBD-konforme Archivierung.
Wie kann man GoBD-konform archivieren?
Laut GoBD muss der Unternehmer alle Daten revisionssicher archivieren. Damit ist die Archivierung in einem elektronischen bzw. digitalen Archivsystemen gemeint.
Für die GoBD-konforme Archivierung muss der Betrieb die Dokumente wie folgt verbuchen und archivieren:
Selbst steuerrechtlich relevante E-Mails sind revisionssicher zu archivieren. Mit diesen Anforderungen sollen die GoBD sicherstellen, dass die Verarbeitung von Dokumenten von ihrer Entstehung bzw. ihrem Eingang bis zu ihrer Archivierung lückenlos nachvollzogen werden kann.
Gleichzeitig muss der Unternehmer ein vorschriftenkonformes und somit revisionssicheres Speichermedium zur elektrischen Buchführung bzw. Archivierung nutzen. Hier sind alle betrieblichen Dokumente digital aufzubewahren, etwa Rechnungen, Lieferscheine oder Geschäftsbriefe.
Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?
Im Rahmen der GoBD gelten folgende Aufbewahrungsfristen: Der Unternehmer darf aufbewahrungspflichtige Dokumente erst nach sechs bzw. zehn Jahren entsorgen. Sie ergeben sich aus den Regelungen der Abgabenordnung.
So gelten für folgende Dokumente folgende Aufbewahrungsfristen:
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