Sorgenfreie Weihnachtsfeiern – auch für Reisekostenabrechner

Betriebliche Weihnachtsfeiern | Bewirtungskosten | Claudia Auernhammer

Weihnachtsfeier
Nicht nur Weihnachten, sondern auch die Weihnachtsfeiern im Betrieb stehen vor der Tür!

Selbst bei den moderen E-Commerce- oder Internetbetrieben gibt es meistens noch eine gute alte Tradition: Eine betriebliche Weihnachtsfeier wird veranstaltet. Da uns diese Festivitäten demnächst zumindest abrechnungstechnisch ins “Büro“ stehen, gibt es dazu ein paar Dinge zu wissen.

Grundsätzlich sieht der Gesetzgeber für Veranstaltungen dieser Art den Begriff der Betriebsveranstaltung vor. Eine Betriebsveranstaltung erfordert ein überwiegendes betriebliches Interesse des Arbeitgebers. Richtet der Arbeitgeber zur Begrüßung oder Verabschiedung eines Mitarbeiter einen kleinen üblichen Umtrunk mit Imbiss aus, so ist hier ein überwiegendes betriebliches Interesse zu unterstellen. Es handelt sich dabei zwar grundsätzlich um eine Betriebsveranstaltung, aber diese Arten von Veranstaltungen sind nicht bei den „Zählveranstaltungen“ mitzuzählen.

Dagegen ist eine Weihnachtsfeier grundsätzlich eine Betriebsveranstaltung, die mitgezählt wird. Warum ist der Unterschied so wichtig? Weil für diese Arten von Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr nur zwei Veranstaltungen als lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Veranstaltungen vorgesehen sind.  Der klassische Fall in den Betrieben ist daher eine Weihnachtsfeier und ein Sommerfest. Damit sind die beiden Möglichkeiten ausgeschöpft. Jede weitere Veranstaltung ist dann nicht mehr lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei möglich. Aber auch wenn die Anzahl der Veranstaltungen nicht überschritten wird, gibt es Weiteres zu beachten, damit der Fiskus bei Ihrer Veranstaltung nicht mit am Tisch sitzt.

Eine Betriebsveranstaltung liegt nur dann vor, wenn die Veranstaltung grundsätzlich allen Mitarbeitern offen steht. Diese theoretisch so einfach formulierte Forderung kann aber in der Praxis ein unlösbares Problem darstellen. Stellen Sie sich vor, ein großer Produktionsbetrieb mit mehrerern tausend Mitarbeitern müsste alle Mitarbeiter gleichzeitig einladen. Für diese Fälle ist es auch ausreichend, wenn Abteilungseinheiten gemeinsam feiern. Wichtig für diese Thematik ist, dass die Gesamtheit der Mitarbeiter die Möglichkeit einer Teilnahme hat. Werden nur Vorgesetze oder ausgewählte Mitarbeiter eingeladen, ist der Grundcharakter einer Betriebsveranstaltung nicht mehr gegeben.

Neben der Anzahl der Veranstaltungen ist auch noch eine Betragshöhe zu beachten. Je Veranstaltung dürfen je Mitarbeiter 110 € an Ausgaben nicht überschritten werden. Wichtig ist hier zu wissen, dass es sich beim Betrag von 110 € um den Bruttobetrag der Ausgaben handelt. Ein eventueller Vorsteuerabzug ist hinsichtliche der 110 € Grenze nicht zu berücksichtigen. Im Betrag von 110 € müssen sämtliche Ausgaben berücksichtigt werden, also Essen, Getränke, Saalmiete oder Musikkapelle.

.. nächste Woche noch mehr zur Weihnachtsfeier…

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