Drei Tipps für reibungslose Betriebsprüfungen in Sachen Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung | Dokumentation | Mitarbeiter

Mit diesem Beitrag melden wir uns zurück aus der Sommerpause.

Los geht es mit drei Tipps von unserer Expertin Frau Auernhammer, damit die Betriebsprüfungen bei Ihnen in Sachen Reisekosten reibungslos ablaufen.

 1. „Beschaffen Sie sich vorab alle notwendigen Informationen, die Sie für Ihre Abrechnung benötigen.“

Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise längerfristig auswärts tätig ist, erhält er für diesen Zeitraum Verpflegungsmehraufwand – es sei denn, ein Zeitraum von drei Monaten wird überschritten. In diesem Fall steht ihm kein Verpflegungsmehraufwand zu.

Reisekostenabrechner sollten sich daher in solchen Fällen immer vorab informieren (z. B. bei der Personalabteilung), wie lange Mitarbeiter auswärts tätig sind, damit die Kosten von Beginn an korrekt erstattet werden.

2. „Dokumentieren Sie alle Fälle.“
Gerade bei Dienstreisen sollten Reisekostenabrechner dokumentieren, ob und warum es sich um eine gemischte oder um eine beruflich veranlasste Reise gehandelt hat. Mit den schriftlich festgehaltenen Dokumentationen fällt es später leichter, den Prüfer zu überzeugen, warum welche Kosten erstattet worden sind. Außerdem gilt für die Unternehmen grundsätzlich der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Dieser betrifft auch Vorsysteme, zu denen die Reisekostenabrechnung gehört.

3. „Holen Sie sich eine schriftliche Bestätigung der Mitarbeiter ein.“
Verpflegungsmehraufwand: ja oder nein? Reisekostenabrechner können in den meisten Fällen nicht nachvollziehen, ob reisenden Mitarbeitern eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt worden ist oder nicht.

Der Tipp unserer Expertin lautet daher: Fragen Sie die Arbeitnehmer bei ihren Reisekostenabrechnungen aktiv danach, ob sie eine Mahlzeit erhalten haben. Der Arbeitgeber muss seinen Arbeitnehmern in diesem Fall vertrauen können. Wenn der Prüfer später an der Aussage zweifelt, kann der Arbeitgeber ihn an den entsprechenden Mitarbeiter verweisen.

Tipp: Weitere Tipps zur einwandfreien Abrechnung erhalten Reisekostenabrechner auf dem Intensivseminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“ mit unseren beiden langjährigen Experten Claudia Auernhammer und Christian Ziesel.

Quelle: www.akademie-herkert.de

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