Virtuelles Vorstellungsgespräch: Tipps für Arbeitgeber/innen und Bewerber/innen

Egal ob die Corona-Pandemie oder der allgemeine digitale Wandel: Die Arbeitswelt entwickelt sich langsam aber stetig weiter. So werden z. B. Bewerbungsgespräche immer häufiger digital abgehalten. Allerdings ergeben sich hier einige Besonderheiten, die sowohl Bewerber/-innen als auch Arbeitgeber/-innen bei virtuellen Vorstellungsgesprächen beachten sollten. Welche Kleidung sollte ich tragen, welcher Hintergrund ist geeignet und auf welche arbeitsrechtlichen Vorgaben müssen Unternehmen im Recruitingprozess achten?

Digitalisierung auch im Recruiting – Bewerbungsgespräche finden immer häufiger über digitale Kanäle statt. Das ermöglicht neue Chancen, erfodert jedoch auch besondere Vorbereitung. (Bild: © fizkes – stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

1. Bedeutung: Was ist ein virtuelles Vorstellungsgespräch?
2. Wie bereite ich mich auf ein virtuelles Vorstellungsgespräch vor?
3. Ablauf eines digitalen Vorstellungsgesprächs
4. Welche Fragen sollten Arbeitgeber in einem Videointerview stellen?
5. Nach dem Gespräch: Wie geht es weiter?

Bedeutung: Was ist ein virtuelles Vorstellungsgespräch?

Ein virtuelles Vorstellungsgespräch ist ein digitales Treffen, bei dem Recruiter/-innen und Bewerber/-innen über digitale Kanäle zusammenkommen. Genauso wie bei „klassischen“ Bewerbungsgesprächen geht es bei einem Online-Bewerbungsgespräch darum herauszufinden, ob eine Person für eine ausgeschriebene Stellenbeschreibung geeignet ist. Das Gespräch findet dabei meist über Videokonferenzsysteme wie Microsoft Teams, Skype oder Zoom statt. Aber auch andere Kommunikationsplattformen oder das Telefon sind möglich.

Die Herausforderung bei virtuellen Vorstellungsgesprächen: Mimik und Gestik der anderen Person einzuschätzen. Das ist über digitale Kanäle meist schwieriger als bei einem persönlichen Treffen im Unternehmen. Gleichzeitig spielen sie eine wichtige Rolle in der Kommunikation und letztlich in der Entscheidungsfindung des Unternehmens. Daher ist eine ausreichende Vorbereitung von beiden Seiten essenziell für die erfolgreiche Durchführung eines Videointerviews.

Wie bereite ich mich auf ein virtuelles Vorstellungsgespräch vor?

Sowohl Arbeitgeber/-innen als auch Bewerber/-innen sollten sich ausreichend auf ein digitales Bewerbungsgespräch vorbereiten. Dabei gelten grundsätzlich die gleichen Vorgaben wie bei Gesprächen in Präsenz, etwa bzgl. des Inhalts, Gesprächsablaufs oder Dresscodes. Der folgende Abschnitt gibt Arbeitgeber/-innen und Bewerber/-innen einige Tipps zur Vorbereitung auf ein Video-Vorstellungsgespräch. Entsprechend sollten sie bereits vor Beginn des Termins berücksichtigt werden.

Einige Themen stellen Teilnehmende eines virtuellen Vorstellungsgesprächs besonders häufig vor Herausforderungen. Hierzu gehört z. B. die Wahl der passenden Kleidung oder des Hintergrunds in der Kamera.

Kleidung: Was zieht man bei einem Online-Vorstellungsgespräch an?

Bzgl. der Kleidung beim virtuellen Vorstellungsgespräch gilt: Bewerber/-innen und Recruiter/-innen sollten sich genauso kleiden, wie sie es bei einem Gespräch im Unternehmen vor Ort tun würden. Das kann je nach Unternehmen anders ausfallen: So ist z. B. in einer Bank ein Anzug oder andere formelle Kleidung empfehlenswert. In einem kleinem Start-Up kann hingegen etwa ein lockeres Hemd oder eine Bluse mit Jeans völlig ausreichend sein.

Daher sollten sich insbesondere Bewerber/-innen vor jedem Videointerview noch einmal darüber informieren, in welcher Branche der Betrieb tätig ist und welche Kleidung dort üblicherweise getragen wird. Gleichzeitig kann das eigene Bauchgefühl oder der Austausch mit Kollegen/-innen und Bekannten hilfreich sein, den geeigneten Kleidungsstil für das Gespräch zu finden.

In jedem Fall sorgt die passende Kleidung für ein professionelles Auftreten. Außerdem macht es der Person gegenüber deutlich, dass ernsthaftes Interesse an einer gemeinsamen Zusammenarbeit besteht. Zudem kann formelle Kleidung die Selbstsicherheit steigern.

Welchen Hintergrund beim Vorstellungsgespräch?

Da viele virtuelle Vorstellungsgespräche im Homeoffice abgehalten werden, ist es besonders wichtig, auf den Hintergrund zu achten, der im Video zu erkennen ist.

Der Raum sollte möglichst schlicht und professionell wirken. Idealerweise gibt es ein eigenes Büro oder Arbeitszimmer. Aber auch z. B. das Schlaf- oder Wohnzimmer eignet sich, sofern es aufgeräumt ist. Allerdings sollte, falls z. B. ein Laptop genutzt wird, dieser auf einem Tisch und nicht im Schoß liegen. Das würde sonst zu einem wackeligen und unruhigen Bild führen. Auch bei Aufenthalten in einem Besprechungsraum o. Ä. sollte der Hintergrund ordentlich aussehen und möglichst wenig ablenken.

Zusätzlich bieten einige Softwares an, den Hintergrund unscharf einzustellen. Damit liegt der Fokus beim virtuellen Vorstellungsgespräch noch stärker auf der Person im Vordergrund. Alternativ können Arbeitgeber/-innen und Bewerber/-innen auf virtuelle Hintergründe zurückgreifen. Für Beschäftigte des Unternehmens bietet es sich beispielsweise an, ein Bild mit dem Logo der Firma zu nutzen.

Checkliste mit Tipps zur Vorbereitung auf ein Videointerview

Die nachfolgende Checkliste gibt eine Zusammenfassung über die wichtigsten Punkte zur Vorbereitung und Durchführung eines virtuellen Vorstellungsgesprächs. Sie kann sowohl von Arbeitgeber/-innen als auch von Bewerber/-innen genutzt werden.

Zudem müssen sich Unternehmen auch beim virtuellen Vorstellungsgespräch mit den arbeitsrechtlichen Regelungen im Recruitingprozess auseinandersetzen. Dazu gehört es z. B., die Arbeitsbedingungen so zu gestalten, dass sie möglichst ansprechend für den Bewerber sind, aber gleichzeitig auch dem Arbeitgeber Flexibilität und Sicherheit bewahren. In Zeiten des Fachkräftemangels spielt zudem das Anwerben potenzieller Beschäftigter aus dem Ausland eine größere Rolle. Auch hier ist es wichtig, dass sich Arbeitgeber/-innen mit den arbeitsrechtlichen Anforderungen befassen.

Einen Überblick über die wichtigsten Vorgaben gibt die Online-Kurz-Schulung „Arbeitsrecht im Recruitingprozess – Mitarbeiter finden und binden“. Sie vermittelt Personalverantwortlichen und Führungskräften in nur zwei Stunden relevante Grundlagen zur rechtssicheren Personalgewinnung. Neben einem Update zu aktuellen gesetzlichen Neuerungen ist ein individueller Austausch mit Fachkolleg/-innen und dem Dozenten möglich – ortsunabhängig und flexibel.

Wer noch mehr über aktuelle Entwicklungen im Personalwesen wissen möchte, sollte unbedingt die Live-Online-Seminar-Reihe „Rechtliche Brennpunktthemen in der Personalpraxis“ besuchen. Neben der o. g. Schulung zum Arbeitsrecht im Recruitingprozess erfahren die Teilnehmenden dort in regelmäßigen Abständen alle aktuellen Neuerungen im Arbeitsrecht und hilfreiche Informationen zu aktuellen Themen im Bereich HR. Dazu gehören z. B. die Themen Arbeitszeit und Arbeitsvertragsgestaltung. Informieren sie sich jetzt!

Sobald sich alle Beteiligten auf das Videointerview vorbereitet haben und der Termin unmittelbar bevorsteht, geht es an den tatsächlichen Ablauf des Gesprächs.

Ablauf eines virtuellen Vorstellungsgesprächs

Selbstverständlich kann jedes Vorstellungsgespräch anders verlaufen und muss nicht zwingend einem starren Muster folgen. In der Praxis hat sich dennoch ein bestimmter Ablauf etabliert, auf den sich sowohl Bewerber/-innen als auch Arbeitgeber/-innen einstellen sollten.

Zum Ablauf des Gesprächs gehören, wie oben genannt, allgemeine und spezifische Fragen an den/-die Bewerber/-in. Während die Detailfragen je nach Beruf und Branche unterschiedlich ausfallen, gibt es bei den grundlegenden Fragen einige Themen, die Unternehmen immer wieder im (virtuellen) Vorstellungsgespräch nutzen.

Welche Fragen sollten Arbeitgeber in einem virtuellen Vorstellungsgespräch stellen?

Mit einem Bewerbungsgespräch versucht das Unternehmen einen persönlichen Eindruck zu erhalten, ob eine Person für eine ausgeschriebene Position geeignet ist. Hierzu gehören nicht nur Fragen zu den Fachkenntnissen, sondern auch zu den Softskills und bisherigen Erfahrungen. Die folgende Auflistung zeigt einige der gängigsten Fragen, die Arbeitgeber/-innen sowohl im analogen als auch im virtuellen Vorstellungsgespräch stellen.

• Welche Kompetenzen und Erfahrungen qualifizieren Sie für diesen Job?
• Was waren Ihre bisherigen Aufgaben?
• Hatten Sie bereits eine Aufgabe, die Sie nicht sofort lösen konnten? Falls ja, wie sind Sie damit umgegangen?
• Wie gehen Sie mit Konflikten im Team um?
• Welche Ziele haben Sie (z. B. in den nächsten fünf Jahren) und wie wollen Sie diese erreichen?
• Was erwarten Sie von einem Arbeitgeber?

Wurden im Dialog alle Fragen beantwortet, ist zu klären, wie der weitere Bewerbungsprozess abläuft.

Nach dem Gespräch: Wie geht es weiter?

Das Unternehmen sollte bereits am Ende des virtuellen Vorstellungsgesprächs vermitteln, wie es mit dem Bewerbungsverfahren weitergehen soll. Dazu gehört z. B. eine Auskunft, wann es den/die Bewerber/-in über ihre Entscheidung zur Einstellung informiert oder ob es weitere Bewerbungsrunden geben wird. Auch mögliche Eignungstest oder andere Auswahlverfahren sollten spätestens hier erläutert werden. In jedem Fall sollte das Unternehmen einen möglichst konkreten Zeitraum nennen, wann es sich mit einer Antwort meldet.

Anschließend besprechen sich alle Beschäftigten des Betriebs, die am Gespräch beteiligt waren und tauschen ihre Eindrücke zum/-r Bewerber/-in aus. Je nachdem, wie das Ergebnis ausfällt, wird der/die Bewerber/-in kontaktiert und ggf. das weitere Vorgehen abgestimmt. Gleichzeitig kann sich der/die Bewerber/-in Gedanken darübermachen, ob die Stelle und das Unternehmen nach wie vor attraktiv ist.

Kommt es zu einer positiven Einigung, können der Arbeitsvertrag und darin die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen festgelegt werden. Auch hier müssen Arbeitgeber/-innen die wesentlichen arbeitsrechtlichen Grundlagen beachten.

Quelle: „Das GmbH-Recht“

Augsburg, 18.07.2022
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT