Exkurs: Elektronische Rechnungsstellung – Vorteile in der Buchhaltung

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Die Digitalisierung sorgt für die Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen – auch im Rechnungswesen. Die digitale Buchhaltung ist auf dem Vormarsch und soll nach den Plänen der EU-Kommission im Bereich der öffentlichen Hand in diesem Jahr zum europäischen Standard werden.

Hier erfahren Sie, wie Sie von digitaler Buchhaltung profitieren.

Vorteile elektronischer Rechnungen

Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Buchhaltung und stellen auf elektronische Rechnungen um. Aus gutem Grund – denn:

  • die Kosten sind geringer: Es müssen weder Papier, Porto noch Druckertinte bezahlt werden;
  • elektronische Rechnungen sind direkt und in Echtzeit in allen Unternehmensbereichen verfügbar und durch Indexierungssysteme schnell auffindbar. Dies bringt Vorteile bei Rückfragen oder wenn Sachverhalte recherchiert werden müssen;
  • elektronische Rechnungen können schneller versendet – und damit auch bezahlt – werden. Dies wiederum ergibt Vorteile bei der Liquidität und in puncto Zinsen;
  • Lagerfläche wird frei, da Belege und Rechnungen nicht mehr in Papierform archiviert werden müssen.

Standard in der öffentlichen Verwaltung: XRechnung und ZUGFeRD

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das aktuell als Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber etabliert wird. Die Standardisierung gewährleistet, dass elektronische Rechnungen bundesweit einheitlich versendet, verbucht und archiviert werden können. Spätestens bis November 2020 müssen alle elektronischen Rechnungen, die an öffentliche Stellen versandt werden, den Standard XRechnung erfüllen.


Tipp: Wie Sie diese Buchhaltungsprozesse sowohl rechtlich korrekt als auch effizient einsetzen, erfahren Sie in kompakter Form in unserer eintägigen Fachtagung Elektronische Buchhaltung: Sicher im Steuer- und Handelsrecht.

Oder besuchen Sie unser Seminar Digitalisierung im Rechnungswesenum Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.


Neben XRechnung bietet sich in Wirtschaftsunternehmen auch das ZUGFeRD-Format zur elektronischen Rechnungsstellung an. Dieses hybride Format geht über ein reines XML-Format hinaus, indem es die Rechnungsdaten in ein PDF-Dokument integriert.

Datensicherheit in der digitalen Buchführung gewährleisten

Eine besondere Herausforderung bei der digitalen Buchführung stellt die Datensicherheit dar. So muss jeder Steuerpflichtige sein Datenverarbeitungssystem gegen Datenverlust schützen sowie vor Manipulationen durch unerlaubten Zugriff schützen. Da der Steuerpflichtige verantwortlich für die Einhaltung der oben genannten Grundsätze ist, hat auch er die Konsequenzen – evtl. sogar strafrechtlicher Art – zu tragen.

Digitale Buchhaltung: Nur noch eine Frage der Zeit

Experten prognostizieren: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist nur noch eine Frage der Zeit, da sie Prozesse effizienter macht, Zeit und Kosten spart. Eine gute fachliche Vorbereitung auf digitale Prozesse ist unerlässlich, damit die rechtlichen Vorgaben eingehalten werden können.

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