Grundlage jeder Buchung ist der Beleg: „Keine Buchung ohne Beleg!“
Im Einzelfall kann auch ein Eigenbeleg erstellt werden, wenn keine andere Rechnung, Quittung oder kein Vertrag vorhanden ist. Dies kann z. B. für Parkgebühren oder Telefonate zutreffen. Auch der Eigenbeleg muss das Datum, den Anlass, den Betrag, den Ort und die Unterschrift enthalten. Bei Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten sein:
• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers• Das für diesen leistenden Unternehmer zuständige Finanzamt und die Steuernummer des leistenden Unternehmers (seit dem 01.07.2002)• Name und Anschrift des Leistungsempfängers• Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandsder Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung• Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung• (Netto-)Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 UStG)• Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag und der Steuersatz
Fehlen einzelne Angaben oder sind sie unvollständig, kann dies zur Versagung des Vorsteuerabzugs beim Leistungsempfänger führen.
Bei Rechnungen über Kleinbeträge (bis 150 Euro) kann auf die Angabe des Empfängers verzichtet werden. Die Angabe des Bruttoentgelts und des Steuersatzes reicht in diesem Fall aus. Der Nettobetrag und die Umsatzsteuer müssen also nicht gesondert ausgewiesen werden. Wichtig für die steuerliche Anerkennung ist, dass die Belege keine allgemeinen Bezeichnungen enthalten. So reicht ein Beleg mit der Angabe „Fachbuch“ nicht aus. Für Bewirtungsbelege gilt nur noch die gedruckte Form.
Rechnungen können auch wirksam per Telefax, Datenfernübertragung oder Datenträgeraustausch übermittelt werden. Belege sind vollständig und systematisch zu sammeln.
