Zeitnahe Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs

1%-Regelung | Fahrtenbuch | elektronisches Fahrtenbuch

FahrtenbuchDie Niedersächsischen Finanzrichter haben Anfang des Jahres über einen Fall zu elektronischen Fahrtenbüchern entschieden (Urteil vom 23.01.2019). Darin ging es um das ordnungsgemäße Führen eines solchen bzw. um die Frage, ob der private Nutzungsanteil stattdessen nach der 1%-Regelung zu versteuern wäre.

Was ist also bei der Führung von (elektronischen) Fahrtenbüchern zu beachten?

Zum Urteil

Dem Kläger, der Geschäftsführer und einziger Gesellschafter der „A UG“ war, stand in den Streitjahren 2013–2015 ein geleaster Dienstwagen zur Verfügung, den er auch für Privatfahrten nutzen durfte (bis März 2014: BMW 535i; dann gab es einen Fahrzeugwechsel: BMW 550i). Dabei kam eine sog. Telematiklösung zum Einsatz, die u.a. über die Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“ verfügte und über auf den standardisierten Fahrzeug-Diagnosestecker aller Fahrzeugtypen (OBD-2 Stecker) des jeweiligen Fahrzeugs aufgesteckt werden konnte.

Wie funktioniert die Hardware?

Die Hardware, die über einen GPS-Empfänger verfügte, übermittelt über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position und zeichnet die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuchs auf. Der Erwerber, der einen Online-Zugang zu den Daten erhält, kann unter Verwendung der dazugehörigen Software mehrere Fahrzeuge anlegen, wiederkehrende Fahrziele definieren und wiederkehrende Strecken (wie Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte) vorbelegen. Der jeweilige Anwender kann später die aufgezeichnete Fahrt in der Software oder einem vordefinierten Fahrtzweck zuordnen oder einen individuellen Fahrzweck eintragen. Diese Zuordnungen lassen sich nach der Ersterfassung zunächst frei abändern. Es ist aber auch die Erzeugung einer Veränderungssperre im Programm möglich.

Dazu muss der Fahrer zwingend den tatsächlichen Kilometerstand des Fahrzeugs laut Fahrzeugtacho ablesen und in der Software eingeben. Diese vergleicht daraufhin den rechnerisch unter Verwendung der GPS-Funktion ermittelten Kilometerstand mit dem abgelesenen Kilometerstand des Fahrzeugs: Bei Abweichungen von mehr als 5 % erfasst die Software ggf. eine zusätzliche (private) Fahrt, die dann noch editiert werden kann. Ein Grund für Abweichungen zwischen den Kilometerständen können u.a. ein (technischer) Ausfall des Geräts oder das manuelle Abschalten des Steckmoduls sein. Das elektronisch geführte bzw. ergänzte Fahrtenbuch kann nach dem Abschluss in eine ebenfalls unveränderbare PDF-Datei übertragen werden.

Zurück zum Streitfall

Der Arbeitgeber unterwarf die Dienstwagenüberlassung auch zur privaten Mitbenutzung in den Streitjahren monatlich pauschal i.H.v. (überwiegend) 400,00 EUR als lohnsteuerpflichtiges Entgelt dem Lohnsteuerabzug.

Anlässlich einer Lohnsteueraußenprüfung wurde der Geschäftsführer aufgefordert, die Fahrtenbücher für seine Dienstwagen vorzulegen, was dieser auch durch Ausdrucke der PDF-Daten (mit Datum der Dateierstellung) tat. Allerdings stellten sich Mängel beim Fahrtenbuch für 2013 heraus: Denn das Fahrtenbuch wies beim Kilometerstand Abweichungen von den Kilometerständen laut Werkstattrechnungen auf. Zudem wies das Fahrtenbuch trotz des Fahrzeugwechsels im März 2014 nach der Übergabe des neuen Dienstwagens einen fortgeschriebenen Kilometerstand (ca. 146.000 km) aus.

Das führte dazu, dass die Lohnsteueraußenprüfung die Fahrtenbücher wegen der Abweichungen bei den Kilometerständen im Rahmen von Werkstattaufenthalten der Fahrzeuge als nicht ordnungsgemäß verwarf und den Bruttoarbeitslohn des Klägers unter Anwendung der 1%-Regelung für private Kfz-Nutzung um ca. 3.750 EUR (2013), 5.750 EUR (2014) und 6.320 EUR (2015) erhöhte.

Dagegen klagte der Geschäftsführer, allerdings ohne Erfolg.

Hintergrund

Der Beklagte hält daran fest, dass das vorgelegte Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß ist (wann ein Fahrtenbuch als ordnungsgemäß gilt, vgl. Beitrag „Welche formalen Anforderungen werden an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gestellt?“). Und damit sei der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzungsüberlassung des Dienstwagens nach der 1%-Regelung zu ermitteln.

Zur Urteilsbegründung

Das Finanzgericht Niedersachsen gab dem Finanzamt recht: Es durfte in den Streitjahren den Privatanteil für die Kfz-Nutzung nach der 1%-Regelung ermitteln.

Nach ständiger BFH-Rechtsprechung führt die Überlassung eines Dienstwagens durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für dessen Privatnutzung zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers und damit zum Zufluss von Arbeitslohn i.S.v. § 19 EStG (vgl. BFH-Urteile vom 20.03.2014, Az. VI R 35/12; vom 13.12.2012, Az. VI R 51/11; vom 21.03.2013, Az. VI R 31/10 und Az. VI R 42/12; vom 06.10.2011, Az. VI R 56/10).

Steht der Vorteil dem Grund nach fest, ist dieser nach § 8 Abs. 2 Sätze 2–5 EStG i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG entweder mit der 1%-Regelung oder mit der Fahrtenbuchmethode zu bewerten (BFH-Urteile vom 18.12.2014, Az. VI R 75/13). Beide gesetzlich vorgegebenen Alternativen zur Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der Privatnutzung eines Dienstfahrzeugs regeln einheitlich und abschließend, welche Aufwendungen vom gefundenen Wertansatz erfasst und in welchem Umfang die dem Steuerpflichtigen hieraus zufließenden Sachbezüge abgegolten werden (BFH-Urteil vom 14.09.2005, Az. VI R 37/03). Sowohl die 1%-Regelung (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG) als auch die Fahrtenbuchmethode (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG) stellen nur unterschiedliche Wege zur Bewertung dieses Vorteils bereit (BFH-Urteil vom 07.06.2002, Az. VI R 145/99).

Gemäß § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG kann der Wert der privaten Nutzung eines betrieblichen Kfz zu Privatfahrten und für die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, mit dem auf die Privatnutzung und die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallenden Teil der gesamten Kfz-Aufwendungen angesetzt werden, wenn die Aufwendungen, die durch das Kfz entstehen, durch Belege und das Verhältnis der Privatfahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Der gesetzlich nicht weiter bestimmte Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs i.S.d. § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG hat der BFH so präzisiert, dass nach Wortlaut, Sinn und Zweck der Regelung die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen (vgl. BFH-Urteil vom 15.02.2017, Az. VI R 50/15) – vgl. „Welche formalen Anforderungen werden an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gestellt?“.

Bei inhaltlichen Unregelmäßigkeiten kann das Fahrtenbuch bzgl. der materiellen Richtigkeit der Kilometerangaben infrage gestellt werden (BFH-Urteil vom 16.03.2006, Az. VI R 87/04). Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Maßgeblich ist also, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Fahrzeugs möglich ist.

Im Streitfall hat der klagende Geschäftsführer lt. den Finanzrichter aber weder nachgewiesen, das Fahrtenbuch überhaupt zeitnah und ordnungsgemäß geführt zu haben, noch die Kilometerstände zum Ende der Privat- bzw. Dienstfahrten nachgewiesen. Den Anlass bzw. Zweck der Fahrten (Angaben zu den aufgesuchten Kunden, Geschäftspartnern etc.) hat er ebenfalls z.T. unzutreffend beschrieben und z.T. mögliche private Fahrtunterbrechungen (z.B. private Einkäufe) nicht als solche kenntlich gemacht.

Bereits die fehlenden Nachweise des ordnungsgemäßen und zeitnahen Führens und der korrekten Kilometerstände am Ende der Fahrten erforderten lt. dem Finanzgericht das Verwerfen der vorgelegten Fahrtenbücher. Die unzutreffenden Beschreibungen und die nicht kenntlich gemachten privaten Fahrtunterbrechungen erfordern in der Gesamtschau ebenfalls eigenständig das Verwerfen der Fahrtenbücher, da sie eben nicht nur geringfügig sind.

Es reicht also nicht aus, wenn nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet werden. Stattdessen sind alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch einzutragen.

Die Richter ließen offen, ob eine Telematiklösung mit der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“ wie im Streitfall, die nach mehreren Jahren eine nachträgliche Datenbearbeitung, die Nacherfassung oder Änderung von Fahrzeugdaten zulässt und die die Bildung von „Perioden“ zur Sicherung der Daten vor Veränderungen für Zeiträume von bis zu einem Jahr ermöglicht, sich überhaupt als elektronisches Fahrtenbuch eignen kann.

Im Streitfall kann auch dahinstehen, ob eine leicht nachvollziehbare Dokumentation des Datums des Abschlusses einer Periode (Erzeugung einer Veränderungssperre im Programm) in dem anschließend generierten Fahrtenbuch (PDF-Datei) notwendig ist. Das Gericht konnte schließlich dahinstehen lassen, ob bei der (zwingenden) Vorgabe des Programms von abzuschließenden Perioden von maximal einer Woche und einer entsprechenden Dokumentation eine zeitnahe Führung des Fahrtenbuchs regelmäßig angenommen werden könnte. Bei erheblichen nachträglichen Eingriffsmöglichkeiten in die Daten durch den Steuerpflichtigen könnten ernsthafte Zweifel bestehen, ob die Finanzämter und die Gerichte unter diesen Umständen überhaupt in der Lage sind, solche Fahrtenbücher mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit und die zeitnahe Führung der Fahrtenbücher hin zu überprüfen.

Das heißt also: Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines Firmenwagens durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuchs nicht aus. Denn neben dem Bewegungsprofil sind die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah zu erfassen. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

Das Verfahren ist unter Az. VI B 25/19 beim BFH anhängig.

Quellen: Finanzgericht Niedersachsen, Presseinformation vom 17.04.2019 und Urteil vom 23.01.2019 (Az. 3 K 107/18)

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