Zeit für ein Sommerfest!

Betriebsveranstaltungen | Freibetrag | Praxisbeispiel

SommerfestDer Sommer ist da – und damit auch die Zeit für Sommerfeste, die als Betriebsfeiern ein wichtiges Instrument zur Förderung des Betriebsklimas darstellen. Für geldwerte Vorteile, die einem Arbeitnehmer bei einer Betriebsveranstaltung vom Arbeitgeber gewährt werden, gilt seit dem 01.01.2015 ein Freibetrag von 110 EUR, der für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr gewährt wird und bei jeder Betriebsveranstaltung für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer zu prüfen ist.

Somit bleiben Zuwendungen unterhalb dieses Freibetrags beim Arbeitnehmer weiterhin steuer- und beitragsfrei – nur die übersteigenden Aufwendungen sind zu versteuern.

Alle Kosten, die der Arbeitgeber im Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet, sind in die Bemessungsgrundlage für die Prüfung der Grenze je Arbeitnehmer miteinzubeziehen, also z. B. Kosten für die Bewirtung, für Speisen aber auch für den sog. äußeren Rahmen (wie z. B. Kosten für Raummiete, Musik, künstlerische Darbietungen). Außerdem kommt hinzu, dass Arbeitnehmern – wie bisher auch – die anfallenden Kosten für eine Begleitperson als Zuwendungen angerechnet werden.

Mit der Umwandlung der bisherigen Freigrenze in einen Freibetrag bringt die Neuregelung wesentlich geringere Lohnsteuerbeträge mit sich, wenn bei Veranstaltungen Kosten über 110 Euro pro Teilnehmer anfallen. Allerdings hat sie nicht nur Vorteile, denn der Freibetrag wird in Zukunft deutlich schneller überschritten sein.

Dabei dürfen keine bestimmten Arbeitnehmergruppen bei der Teilnahme an der Veranstaltung bevorzugt werden – sie muss also allen Betriebsangehörigen offen stehen. Unschädlich ist dagegen, wenn eine Feier nur abteilungsbezogen oder nur für im Ruhestand befindliche frühere Mitarbeiter durchgeführt wird.

Für die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags ist auf die Anzahl der tatsächlich teilnehmenden Personen abzustellen. Damit Sie im Falle einer späteren Lohnsteuer-Außenprüfung die Teilnehmerzahl an der Betriebsveranstaltung nachweisen können, ist es empfehlenswert, Teilnehmerlisten zu erstellen und diese als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.

Insgesamt ist es bei Betriebsveranstaltungen also wichtig, alle relevanten Punkte im Vorfeld zu prüfen und damit einen unnötigen Steueranfall zu vermeiden.

 

Praxisbeispiel:

Eine Firma lädt ihre Arbeitnehmer einschließlich der Ehepartner (50 Beschäftigte und 30 zugehörige Begleitpersonen) zu einem gemeinsamen Abendessen ein. Die Gesamtaufwendungen betragen 8.000 EUR.

Hierbei handelt es sich um eine übliche Betriebsveranstaltung. Für die Frage, ob die gewährte Zuwendung noch im Rahmen der 110-EUR-Grenze liegt, ist nicht auf die Anzahl der Teilnehmer, sondern auf den einzelnen Arbeitnehmer abzustellen. Auf den einzelnen Teilnehmer entfallen jeweils 100 EUR (= 8.000 EUR ÷ 80 Teilnehmer). Danach ist die Betriebsveranstaltung für diejenigen Arbeitnehmer steuerfrei, die ohne Begleitperson an der Veranstaltung teilgenommen haben. Für alle übrigen Arbeitnehmer berechnet sich die Zuwendung zzgl. der Aufwendungen für die Begleitpersonen auf 200 EUR. Sie liegen damit über dem Freibetrag von 100 EUR. Lohnsteuerpflichtig ist jedoch nach der Neuregelung nur noch der übersteigende Betrag von jeweils 90 EUR.

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