Verschiedene Ansätze: Pauschal oder doch tatsächliche Kosten?

1%-Regelung | Fahrtenbuchmethode | geldwerter Vorteil

Wenn der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, damit dieser rein beruflich veranlasste Fahrten  unternehmen kann, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Es darf aber auch keine Erstattung von Fahrtkosten erfolgen – schließlich hat der Arbeitnehmer durch die Dienstwagengestellung keine eigenen Aufwendungen für die betrieblichen Fahrten.

Wenn der Arbeitnehmer mit Zustimmung des Arbeitgebers einen Dienstwagen auch für private Zwecke nutzen darf, liegt gem. § 8 Abs. 1 EStG eine steuerpflichtige Einnahme für ihn in Form eines geldwerten Vorteils vor. Dieser geldwerte Vorteil ist in seiner Gehaltsabrechnung sowohl der Lohnsteuer als auch der Sozialversicherung zu unterwerfen.

Doch wie ermittelt man den Wert der Privatnutzung bzw. den geldwerten Vorteil und was verbirgt sich genau hinter dem „pauschalen Wertansatz“ und dem Ansatz der tatsächlichen Kosten?

 

Das steckt hinter dem „pauschalen Wertansatz“

Der Wertansatz der betriebsfremden Nutzung von Kraftfahrzeugen – also wenn der Arbeitnehmer oder ein selbstständiger Unternehmer den Dienstwagen auch für Privatfahrten oder für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeits- bzw. Betriebsstätte nutzen kann – wird typisierend nach der sog. Listenpreismethode oder 1%-Regelung ermittelt. Er beträgt für jeden Kalendermonat  1 % des auf volle Hundert Euro abgerundeten inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zzgl. der Kosten für Sonderausstattungen inkl. USt.

Wenn das Fahrzeug also das ganze Kalenderjahr genutzt wird, sind 12 % des Listenpreises als Entnahme anzusetzen.

Wenn das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeits-/Betriebsstätte genutzt wird, dürfen die Aufwendungen in Höhe des positiven Unterschiedsbetrags zwischen 0,03 % des für die Anwendung der 1%-Regelung angesetzten inländischen Listenpreises pro Entfernungskilometer und Kalendermonat und der Entfernungspauschale nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Für Familienheimfahrten gilt das Gleiche. Hier wird eine Pauschale von 0,002 % pro Entfernungskilometer gegengerechnet (vgl. § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG).

Und wie sieht es bei Elektro-/Hybridelektrofahrzeugen aus?

Im Fall von Elektrofahrzeugen wird bei der Anwendung dieser pauschalierten Wertansätze Listenpreis um die in diesem enthaltenen Kosten für das Batteriesystem in pauschaler Höhe gemindert.

 

Ansatz der tatsächlichen Kosten

Die Entnahme für die Privatnutzung eines Kraftfahrzeugs ist nicht nach der 1%-Regelung zu bewerten, wenn der Steuerpflichtige die für das Fahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs nachweist (Fahrtenbuchmethode oder Einzelnachweis-Methode). Hier sind dann die Aufwendungen, die tatsächlich auf die private Nutzung des Kfz entfallen, als Entnahme zu erfassen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

Das heißt also: Anhand der Verhältnisse zwischen den betrieblichen und den privat veranlassten Fahrten wird kilometergenau der private Nutzungsanteil für den Dienstwagen ermittelt und versteuert.

Der Nachweis der tatsächlichen Kosten ist auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und für Familienheimfahrten zulässig (vgl. § 4 Abs. 5 Nr. 6 Satz 3 letzte drei Halbsätze EStG).

Und Wie sieht es bei Elektro-/Hybridelektrofahrzeugen aus?

Beim Ansatz der tatsächlichen Kosten werden – analog zur 1%-Regelung – bei Elektrofahrzeugen die Aufwendungen um die darin enthaltenen Kosten für das Batteriesystem in Höhe des pauschalen Minderungsbetrags gemindert.

 

Geldwerter Vorteil eines Arbeitnehmers

Wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seines Beschäftigungsverhältnisses verbilligt oder unentgeltlich Vorteile oder Sachleistungen gewährt bekommt, liegt für ihn ein geldwerter Vorteil vor. Dieser Vorteil ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein geldwerter Vorteil kann sowohl vom Arbeitgeber als auch von einem Dritten (z. B. einem Lieferant) an den Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses zugewendet werden.

Auch bei der Überlassung eines Dienstwagens für die private Nutzung durch den Arbeitnehmer liegt ein geldwerter Vorteil vor. Für dessen Bewertung gelten die Ausführungen zur 1%-Regelung und zur Fahrtenbuchmethode entsprechend.

Wird der geldwerte Vorteil nach der 1%-Regelung besteuert, so ist dieser um monatlich 0,03 % des inländischen Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu erhöhen, falls das Fahrzeug auch für diese Fahrten genutzt werden kann.

 

Welcher Ansatz ist der bessere?

Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Denn es kommt darauf an. Die gesetzliche Reihenfolge gibt der 1%-Methode den Vorrang: Sie kommt immer dann zur Anwendung, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich nicht ausdrücklich für den Einzelnachweis des privaten Nutzungsanteils durch die Fahrtenbuchmethode entscheiden. Ein Wahlrecht besteht damit ausschließlich hinsichtlich der Fahrtenbuchmethode.

Insbesondere in den Fällen, in denen eine geringe private Nutzung des Fahrzeugs durch den Arbeitnehmer vorliegt, ist die Ermittlung durch die Fahrtenbuchmethode zu bevorzugen, da sich dann für die Privatnutzung der niedrigste Wert ermittelt. In den Fällen, bei denen sich eine hohe private Nutzung ergibt, ist es sinnvoll, die 1%-Methode zugrunde zu legen, da sich hierbei ein typisierter Wert für die Privatnutzung ergibt, der ggf. noch unter einer hohen tatsächlichen Privatnutzung bleibt.

Problematisch sind die Fälle, bei denen weite Strecken für die Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte mit dem Dienstwagen zurückgelegt werden, da sich hier bei beiden Ermittlungsmethoden hohe geldwerte Vorteile ergeben. Bei der Fahrtenbuchmethode ist genauestens darauf zu achten, dass die Aufzeichnungen lückenlos, zeitnah und vollständig vorgenommen werden. Dies ist mühsam, aber die Gefahr, dass ein Fahrtenbuch bei einer steuerlichen Betriebsprüfung als nicht ordnungsgemäß verworfen wird, ist sehr hoch. In diesem Fall würde eine Versteuerung nach der 1%-Methode erfolgen.

Quellen: „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“, Bundeszentralamt für Steuern („Nachteilsausgleich für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge bei der Ermittlung des privaten Nutzungsvorteils“, Stand: 21.11.2017)

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