Steuerliche Behandlung von Arbeitsessen, Annehmlichkeiten und Belohnungsessen

Bewirtungskosten | Arbeitsessen | Annehmlichkeiten | Belohnungsessen

Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, gehören als Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn. Dasselbe gilt für Speisen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 60 Euro nicht überschreitet (LStÄR R 19.6 Abs. 2).

Das entscheidende Abgrenzungskriterium zwischen Bewirtung und Aufmerksamkeit ist dabei nicht etwa der Preis, sondern Art und Umfang der Verpflegung: Während eine Packung Kekse und Pralinen noch als Aufmerksamkeit durchgehen, fallen Currywurst oder Pizza schon unter Bewirtung. Das gilt selbst dann, wenn der Imbiss unterm Strich billiger ist als Kaffee und Kekse oder die Flasche Sekt zum Begießen des Vertragsabschlusses: Der Sekt bleibt auch dann noch eine Aufmerksamkeit, wenn die Flasche z. B. 30 Euro kostet.

Bewertung bei unüblichen Mahlzeiten (§ 8 Abs. 2 Satz 8 und 9 EStG)

Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 Euro dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Bei einer solchen Mahlzeit wird typisierend unterstellt, dass es sich um ein „Belohnungsessen“ (R 8.1 Abs. 6 Nr 3 LStR) handelt. Belohnungsessen sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG) anzusetzen.

Das Gleiche gilt für sog. Arbeitsessen, die den Wert von 60 Euro überschreiten. Für die Prüfung der 60-Euro-Grenze kommt es auf den Preis (inkl. USt.) an, den der Dritte dem Arbeitgeber in Rechnung stellt. Ist der Preis der Mahlzeit in der Rechnung eines Dritten nicht beziffert, weil die Mahlzeit im Rahmen eines Gesamtpreises z. B. mit einer Fortbildungsveranstaltung berechnet wird, ist nach dem Gesamtbild der Verhältnisse im Einzelfall zu beurteilen, ob es sich um eine „übliche“ Beköstigung i. S. d. § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG gehandelt hat oder ob ein höherer Wert der Mahlzeit als 60 Euro anzunehmen ist. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60-Euro-Grenze nicht zu berücksichtigen.

In Fällen, in denen sich Arbeitnehmer nur aufgrund einer Bewirtung durch den Arbeitgeber außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhalten, liegt i. d. R. keine Auswärtstätigkeit vor (BFH-Urteil vom 04.08.1994, Az. VI R 61/92, BStBI 1995 II S. 59).

 

Zum besseren Verständnis hier einige Beispiele zur steuerlichen Erfassung von Mahlzeiten im Lohn-Abrechnungsverfahren:

Beispiel 1: Verpflegung auf einem Seminar

Ein Arbeitnehmer wird anlässlich eines Seminars, das der Arbeitgeber vereinbart und bezahlt hat, vom Seminarveranstalter verköstigt. Der Arbeitnehmer erhält steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen, da er über acht Stunden unterwegs ist. Der Seminarveranstalter verköstigt den Arbeitnehmer mit einem Frühstück und einem Mittagessen.

Lösung:

Die Verpflegung gilt durch den Arbeitgeber veranlasst. Damit muss die Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro um 4,80 Euro für das Frühstück und 9,60 Euro für das Mittagessen gekürzt werden.

Da dieser Betrag 14,40 Euro betragen würde, die Verpflegungspauschale aber „nur“ 12 Euro, erhält der Arbeitnehmer für diesen Tag keine steuerfreien Verpflegungspauschalen.

Beispiel 2: Veranstaltung mit hochwertigeren Mahlzeiten durch den Veranstalter

Ein Arbeitnehmer nimmt im Auftrag seines Arbeitgebers an einer eintägigen Podiumsdiskussion mit anschließender Abendveranstaltung teil. Die auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung des Veranstalters hat der Arbeitgeber unmittelbar bezahlt. Darin enthalten sind u. a. die Kosten für ein Galadinner, das mit 80 Euro separat ausgewiesen ist. Der Arbeitnehmer ist mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend.

Lösung:

Der Arbeitnehmer erhält das Galadinner vom Veranstalter der Podiumsdiskussion auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Angesichts der Kosten von mehr als 60 Euro ist von einem steuerlichen Belohnungsessen auszugehen (unübliche Beköstigung gem. § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG), so dass die dafür berechneten 80 Euro als Arbeitslohn anzusetzen sind. Der Arbeitnehmer kann deshalb allerdings die ungekürzte Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro erhalten.

Beispiel 3: Arbeitsessen bei außergewöhnlichem Arbeitseinsatz

Aufgrund eines größeren Auftrags, der noch bis Ende des Monats termingerecht abgewickelt werden muss, ist es erforderlich, dass mehrere Arbeitnehmer einer Abteilung, die im Team arbeiten, an vier Tagen hintereinander Überstunden machen. An allen vier Tagen wird bis ca. 23 Uhr gearbeitet.

Die Arbeitnehmer gehen an beiden Tagen gegen 18 Uhr in die nächstgelegene Gaststätte und nehmen dort ein bereits im Voraus bestelltes Abendessen zu sich. Gegen 18:45 Uhr sind sie wieder im Betrieb. Der Arbeitgeber trägt die Kosten für die Bewirtung (15 Euro pro Arbeitnehmer).

Lösung:

Die Arbeitnehmer erhalten anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes eine Mahlzeit, deren Wert 60 Euro nicht überschreitet. Der Arbeitgeber hat ein nicht unerhebliches Interesse daran, dass die im Team tätig werdenden Arbeitnehmer wieder gleichzeitig am Arbeitsplatz ihre unterbrochene Tätigkeit aufnehmen können. Es handelt sich hierbei um ein steuerfreies Arbeitsessen.

Beispiel 4: Einsatz beim Kunden

Ein Arbeitnehmer muss bei einem Kunden Wartungsarbeiten vornehmen und dort beim Kunden in einem Hotel übernachten. Der Mitarbeiter bekommt neben den Übernachtungskosten auch die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen vom Arbeitgeber ersetzt. Die Voraussetzungen einer arbeitgeberveranlassten Mahlzeitengestellung sind erfüllt.

Lösung:

Hier müssen die steuerfreien Verpflegungspauschalen wieder gekürzt werden, und zwar in dieser Konstellation: Frühstück 4,80 Euro, Mittag- und Abendessen jeweils 9,60 Euro.

Beispiel 5: Geschäftlich veranlasste Bewirtung

Der Geschäftsführer und vier seiner leitenden Angestellten treffen sich monatlich mit den wichtigsten Kunden des Unternehmens zum Mittagessen in einem Lokal. Die Firma trägt die Kosten der Bewirtung.

Lösung:

Bei der Bewirtung handelt es sich um eine geschäftlich veranlasste Bewirtung nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, die bei den Teilnehmern keinen Arbeitslohn begründet und ist deshalb beim Geschäftsführer und den leitenden Angestellten steuerfrei (Betriebsausgabenabzug allerdings nur 70 %).

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