Sachbezugswerte 2019: Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten

Sachbezugswert | Essensgutscheine | Restaurantschecks

Am 21.01.2019 hat das Bundesfinanzministerium ein Schreiben vom 18.01.2019 (IV C 5 – S 2334/08/10006-01) zu den Sachbezugswerten für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten veröffentlicht. Darin geht es u.a. um Restaurantschecks und Essensgutscheine in Papierform.

Wie sehen dies aktuell die obersten Finanzbehörden der Länder?

Allgemeines

Um Arbeitnehmern die Möglichkeit einer verbilligten arbeitstäglichen Mahlzeit zu bieten, kann der Arbeitgeber ihnen Barzuschüsse zu den Mahlzeiten auch in Form von sog. Essensmarken oder Restaurantschecks ausgeben. Die Arbeitnehmer können diese dann in vorab bestimmten Geschäften, Gaststätten oder Restaurants gegen eine Mahlzeit einlösen. Dieses bietet sich z.B. v.a. für Unternehmen an, die über keine eigene Kantine verfügen.

Für arbeitstägliche Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer also außerhalb des Betriebs in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhält, gilt der amtlichen Sachbezugswert. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarungen mit dem Betreiber der Kantine oder Gaststätte Barzuschüsse oder Sachleistungen (z.B. in Form von verbilligter Überlassung von Räumen, Energie oder Einrichtungsgegenständen) zur Verbilligung der Mahlzeiten erbringt.

Allgemein handelt es bei arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten um einen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer, der steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn darstellt und i.d.R. mit dem Sachbezugswert zu bewerten.

Was sagt nun das BMF-Schreiben vom 18.01.2019 genau?

Punkt 1: Maßgebender amtlicher Sachbezugswert

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV anzusetzen – und nicht der Zuschuss! –, wenn bestimmte Voraussetzungen sichergestellt sind:

Voraussetzungen für den Ansatz mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert

  1. Es wird tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit in Form eines Frühstücks, Mittag- oder Abendessen durch den Arbeitnehmer erworben.
    Wichtig: Dabei sind Lebensmittel nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind.
  2. Für jede Mahlzeit kann nur ein Zuschuss arbeitstäglich beansprucht werden.
    Wichtig: Krankheits- und Urlaubstage sowie – vorbehaltlich Nr. 5 – die Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt, werden nicht berücksichtigt.
  3. Der Zuschuss übersteigt den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro.
  4. Der Zuschuss übersteigt den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht.
  5. Und der Zuschuss kann nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG) noch nicht abgelaufen sind (BMF-Schreiben vom 05.01.2015).

Dies gilt auch dann, wenn keine vertragliche Beziehungen zwischen Arbeitgeber und der Gaststätte oder einer vergleichbaren Einrichtung, die die bezuschusste Mahlzeit abgibt, vorliegt.

Die Regelungen von R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchstabe a Satz 3 und 4 (sog. 15er-Regelung) sowie Buchstabe b und c LStR sind entsprechend anzuwenden. Die 15er-Regelung gilt für max. 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten (insgesamt für Frühstück, Mittag- und Abendessen) im Kalendermonat.

Nachweispflicht des Arbeitgebers

Den Arbeitgeber trifft dabei eine Nachweispflicht bzgl. dieser Voraussetzungen. Dabei kann der Nachweis der Verwendung des Zuschusses ausschließlich zum Erwerb einer Mahlzeit i.S.d. ersten Voraussetzung (Nr. 1) auch durch Vorlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, und dem Arbeitgeber oder dem mit der Verwaltung der Zuschüsse beauftragten Unternehmen geführt werden.

Dem Arbeitgeber kann entweder die Einzelbelegnachweise, die der Arbeitnehmer ihm vorlegt, manuell überprüfen oder entsprechende elektronische Verfahren einsetzen (z.B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen). Die Belege oder die Abrechnung sind dabei zum Lohnkonto aufzubewahren.

Punkt 2: Pauschalierung der Lohnsteuer

Es bestehen bei Vorliegen der oben genannten Voraussetzungen keine Bedenken, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal erhebt, auch wenn keine vertraglichen Beziehungen zu dem Unternehmen bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt.

Punkt 3: Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten für Homeoffice-Mitarbeiter und für Teilzeitkräfte

Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind – wenn die Voraussetzungen vorliegen –  auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit im Homeoffice verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.

Punkt 4: Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit

Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind – wenn die Voraussetzungen vorliegen – auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Beschäftigte einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt.

Punkt 5: Einkauf auf Vorrat

Pro Arbeitstag und pro bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Beschäftige am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind dafür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Dies gilt auch für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.

Dieses BMF-Schreiben ersetzt das bisherige vom 24.02.2016 und ist in allen offenen Fällen anzuwenden.

Quellen: BMF-Schreiben vom 18.01.2019 (Az. IV C 5 – S 2334/08/10006-01) | Handbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“

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