Betriebliche Weihnachtsfeiern: angemeldete vs. tatsächliche Teilnehmerzahl

Weihnachtsfeiern | Bewirtungskosten | Claudia Auernhammer

Weihnachtsfeiern…wie versprochen geht es weiter mit der Weihnachtsfeier…

Wie Sie wissen gibt es für Veranstaltungen eine Freigrenze von 110 €. Was müssen Sie in diesen Betrag alles einrechnen?  Dazu gehören Essen und Trinken, Kosten für Taxianfahrten,  aber auch Übernachtungen, wenn diese notwendig werden. Und natürlich gehören dazu auch Saalmieten, Musik und eventuell ein Geschenk im Rahmen der Feier. Wird im Rahmen der Weihnachtsfeier dem Mitarbeiter ein Geschenk  überreicht, ist dieses grundsätzlich in die 110 € miteinzurechnen. Aber auch hier müssen Sie aufpassen, denn nur Geschenke bis 40 € gelten als übliche Geschenke im Rahmen der Weihnachtsfeier. Wichtig ist bei den Geschenken, dass diese im Rahmen der Betriebsveranstaltung überreicht werden. Ein Weihnachtsgeschenk des Arbeitsgebers außerhalb des Rahmens der Weihnachtsfeier erfüllt diese Voraussetzungen nicht.  Als Toleranzgrenze dürfte dabei akzeptiert werden, dass die Geschenke für abwesenden Mitarbeiter am nächsten Tag verteilt werden.Spannend ist das auch noch das Thema der angemeldeten und tatsächlichen Gäste: denn der Gesamtaufwand der Weihnachtsfeier wird durch die angemeldeten Teilnehmer geteilt.Beispiel: Die Gesamtkosten einer Betriebsfeier belaufen sich auf 3.000 €. Angemeldet sind 30 Mitarbeiter. Somit ergibt sich ein durchschnittlicher Aufwand je angemeldeten Teilnehmer von 100 €. Kommen tatsächlich nur 27 Mitarbeiter ergäbe es einen Betrag von 111 €. Somit wäre die Betriebsveranstaltung nicht mehr grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Hierzu gibt es eine Entscheidung des BFH mit folgender Aussage: der Arbeitgeber darf auf die angemeldeten Arbeitnehmer abstellen.

Tipp dazu: Lassen Sie sich die Anmeldungen schriftlich geben, damit Sie auf der sicheren Seite sind.

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