Anwendung der Dreimonatsregelung bei Verpflegungspauschalen

Verpflegungspauschalen I Tätigkeitsstätte I Janina Lievenbrück

Allgemeine Grundsätze

Verpflegungsmehraufwendungen zählen zu den Reisekosten, soweit diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen (vgl. R 9.4 Satz 1 LStR).

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn der Mitarbeiter außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird (vgl. § 9 Abs. 4a Satz 2 EStG).

Befindet sich der Mitarbeiter hiernach auf einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, kann er im Inland

  • für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung mit einer Abwesenheit von der Wohnung und von der ersten Tätigkeitsstätte von mehr als 8 Stunden 12 Euro,
  • für mehrtägige Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung für jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden 24 Euro und
  • für den An- und Abreisetag ohne Mindestabwesenheitszeit 12 Euro

im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen bzw. von seinem Arbeitgeber steuer- und beitragsfrei erstattet bekommen (§ 3 Nr. 16 i.V.m. § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1–3 EStG).

Für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten im Ausland sind für 2018 die im BMF-Schreiben vom 08.11.2017 (BStBl. I S. 1457) aufgeführten Pauschalen je nach Reiseziel anzusetzen.

Hinweis: Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitengestellung

Erhält der Mitarbeiter allerdings anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine übliche Mahlzeit (d. h., der Preis inkl. Getränke pro Mahlzeit darf 60 Euro nicht übersteigen) von seinem Arbeitgeber oder von seinem Arbeitgeber beauftragten Dritten, erfolgt keine Versteuerung der Mahlzeit, sofern der Mitarbeiter nach den o.g. Grundsätzen einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat. Die Pauschalen sind allerdings um 20 % für ein Frühstück und um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden Tagespauschale zu kürzen. Das entspricht für Auswärtstätigkeiten im Inland einer Kürzung um 4,80 Euro für ein Frühstück und jeweils 9,60 Eurp für ein Mittag- und Abendessen. Ein vom Mitarbeiter für die Mahlzeit gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. Die Kürzung gilt sowohl bei einem steuerfreien Arbeitgeberersatz als auch für einen Werbungskostenabzug der Verpflegungspauschale.

Dreimonatsregelung

Der Abzug der Verpflegungspauschalen als Werbungskosten bzw. die steuerfreie Zahlung durch den Arbeitgeber ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt (vgl. § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen wie z. B. Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen findet die Dreimonatsregelung keine Anwendung (vgl. BFH-Urteil vom 24.02.2011, BStBl. 2012 II S. 27). Entsprechendes gilt für eine Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet.

Die Dreimonatsfrist beginnt zu laufen, wenn der Mitarbeiter an derselben Tätigkeitsstätte in einer Woche mindestens an drei Tagen tätig wird.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert (vgl. § 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Unerheblich ist der Grund der Unterbrechung (z. B. Krankheit, Urlaub etc.).

Die Überprüfung der Dreimonatsfrist und des Unterbrechungszeitraums erfolgt stets im Nachhinein nach den tatsächlichen Verhältnissen (z. B. durch Führen eines Arbeits- und Reisekalenders).

Bei einem Wechsel der auswärtigen Tätigkeitsstätte kommt es unabhängig von der jeweiligen Entfernung und auswärtigen Unterkunft stets zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist.

Unbeachtlich ist die Dreimonatsfrist, wenn die Tätigkeit des Mitarbeiters dadurch gekennzeichnet ist, dass er mehrmals am Tag den Tätigkeitsort wechselt. Dies ist z.B. bei einem Vertreter oder Kundendiensttechniker der Fall. Es fehlt an dem Kriterium, dass der Mitarbeiter an derselben Tätigkeitsstätte tätig wird  (vgl. BMF-Schreiben vom 24.10.2014, BStBI. S. 1412, Rn. 52–57).

Beispiel 1:

Der angestellte Architekt A hat seine erste Tätigkeitsstätte in Düsseldorf und wird im Rahmen von beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten ab dem 01.04.2018 zwei Tage wöchentlich in Köln und drei Tage wöchentlich in München tätig. Ab dem 15.04.2018 muss er für zwei Wochen nach Stuttgart und dann erst wieder im August 2018 für ein paar Tage. Ab 01.05.2018 ist A dann bis auf Weiteres drei Tage wöchentlich in Köln und zwei Tage in München tätig.

Für die Tätigkeit auf dem Projekt in München beginnt die Dreimonatsfrist bereits am 01.04.2018 (da A ab diesem Tag an drei Tagen in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte tätig wird) und endet am 30.06.2018. Eine Unterbrechung von vier Wochen liegt nicht vor (lediglich zwei Wochen und dann nur dreitägige Unterbrechung). Ab dem 01.07.2018 hat A für dieses Projekt in München keinen Anspruch mehr auf eine steuerfreie Zahlung der Pauschalen. Erst wenn eine Unterbrechung von 4 Wochen eingetreten ist, beginnt die Dreimonatsfrist erneut.

Für die Tätigkeit des Projekts in Köln beginnt die Dreimonatsfrist hingegen erst am 01.05.2018 (A wird erst ab diesem Tag an drei Tagen in der Woche an der Tätigkeitsstätte in Köln tätig) und endet am 30.07.2018.

Für die zweiwöchige Tätigkeit in Stuttgart ist die Dreimonatsfrist nicht relevant. Sie beginnt zwar am 15.04.2018 zu laufen, es erfolgt aber eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen, da er erst wieder im August 2018 in Stuttgart tätig wird.

Beispiel 2:

Der Mitarbeiter war für drei Monate an der gleichen Tätigkeitsstätte tätig. Danach ist er nur noch höchstens zwei Tage in der Woche am Tätigkeitsort.

Die Dreimonatsfrist beginnt an dem Tag, an dem der Mitarbeiter an mindestens drei Tagen in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte tätig wird. War der Beginn an derselben Tätigkeitsstätte z.B. der 01.03.2018 und hat es keine vierwöchige Unterbrechung gegeben, endete die Dreimonatsfrist am 31.05.2018. Ist der Mitarbeiter ab dem 01.06.2018 weiterhin an derselben Tätigkeitsstätte nur noch an zwei Tagen wöchentlich dort tätig, können ab diesem Zeitpunkt die Pauschalen nicht mehr steuerfrei ausgezahlt werden.

Beispiel 3:

Ein Mitarbeiter soll voraussichtlich für eine Dauer von über drei Monaten im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit in Berlin tätig werden. Es ist aktuell noch unklar, ob der Mitarbeiter an zwei, drei oder fünf Tagen pro Woche dort tätig werden soll. Eine vertragliche Vereinbarung über die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage in Berlin ist zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter nicht geschlossen worden.

Ist der Mitarbeiter mindestens an drei Tagen vor Ort in Berlin tätig, beginnt die Dreimonatsfrist ab diesem Tag zu laufen und zwar unabhängig davon, ob er in der Folgewoche nur einen Tag, zwei Tage oder auch gar nicht vor Ort tätig ist. Erst dann, wenn eine zeitliche Unterbrechung von vier Wochen eingetreten ist, beginnt die Dreimonatsfrist erneut.

Eine Betrachtung im Vorhinein erfolgt nicht. Die Prüfung der Dreimonatsfrist und des Unterbrechungszeitraums erfolgt immer erst im Nachhinein. Daher ist eine im Vorhinein zu schließende arbeitsvertragliche Vereinbarung über die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage im Bezug auf die Prüfung der Dreimonatsfrist nicht relevant.

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