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Neuigkeiten & Fachwissen
29.08.2022 | ZOLL, EXPORT & FUHRPARK

Egal ob Dienstreisen, alltägliche Anfahrtsstrecken zur Arbeit oder Privatfahrten. Alle Strecken mit dem Dienstfahrzeug sollten durch ein Fahrtenbuch registriert werden. Dass seit einigen Jahren elektronische Fahrtenbücher immer populärer werden, stellt Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor weitere Herausforderungen: welche App oder Software kann verwendet werden? Wie kann ein digitales Fahrtenbuch so geführt werden, dass es den Anforderungen des Finanzamts entspricht?

Elektronisches Fahrtenbuch Forum Verlag Herkert GmbH 

© As13Sys – stock.adobe.com

Inhaltsverzeichnis

  1. Zeitnahe Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs
  2. Elektronisches Fahrtenbuch: Zuzahlung des Arbeitsnehmers
  3. Exkurs: Fahrtenbuchauflage

Zeitnahe Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs

Die Digitalisierung macht auch vor dem Fahrtenbuch keinen Halt. Dabei ist das ordnungsgemäße Führen oft gar nicht so einfach. Was gibt es bei der Führung von (elektronischen) Fahrtenbüchern zu beachten?

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?

Die Hardware, die über einen GPS-Empfänger verfügt, übermittelt über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position des Fahrzeugs und zeichnet die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server auf. Basierend darauf kann im nächsten Schritt ein elektronisches Fahrtenbuch erstellt werden.

Durch einen Online-Zugang können unter Verwendung der dazugehörigen Software mehrere Fahrzeuge angelegt, wiederkehrende Fahrziele definiert und wiederkehrende Strecken (wie Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte) belegt werden. 

Dazu muss der Fahrer zwingend den tatsächlichen Kilometerstand des Fahrzeugs laut Fahrzeugtacho ablesen und in der Software eingeben. Diese vergleicht daraufhin den rechnerisch unter Verwendung der GPS-Funktion ermittelten Kilometerstand mit dem abgelesenen Kilometerstand des Fahrzeugs: Bei Abweichungen von mehr als 5 % erfasst die Software ggf. eine zusätzliche (private) Fahrt, die dann noch editiert werden kann.

Ein Grund für Abweichungen zwischen den Kilometerständen können u.a. ein (technischer) Ausfall des Geräts oder das manuelle Abschalten des Steckmoduls sein. Das elektronisch geführte bzw. ergänzte Fahrtenbuch kann nach dem Abschluss in eine ebenfalls unveränderbare PDF-Datei übertragen werden.

Was ist wichtig beim Betrieb eines elektronischen Fahrtenbuchs?

Es reicht nicht aus, wenn nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet werden. Stattdessen sind alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch einzutragen. Bei erheblichen Nachträgen durch den Fahrer könnten ernsthafte Zweifel bestehen, ob solche Fahrtenbücher mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit und die zeitnahe Führung der Fahrtenbücher hin überprüft werden könnten.

Das heißt also: Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines Firmenwagens durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuchs nicht aus. Denn neben dem Bewegungsprofil sind die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah zu erfassen. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden. 

Elektronisches Fahrtenbuch 2 Forum Verlag Herkert GmbH

 © Moab Republic – stock.adobe.com

Elektronisches Fahrtenbuch: Zuzahlung des Arbeitnehmers

Wie sieht es im Hinblick auf Zuzahlungen des Arbeitnehmenden zu den vom Arbeitgebenden getragenen Leasingraten, die der Arbeitgebende bei Anwendung der 1%-Regelung im laufenden Jahr mindernd angesetzt hatte, aus: Sind diese im Rahmen der Einkommensteuererklärung bei der Versteuerung nach der Fahrtenbuchmethode mindernd zu berücksichtigen oder nicht?

Beispiel

Ein Mitarbeitender, der u.a. Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit erzielte, bekam von seiner Arbeitgeberin nacheinander zwei Dienstwagen auch zur Privatnutzung zur Verfügung gestellt. Die Arbeitgeberin übernahm im Rahmen der abgeschlossenen Fullservice-Leasingverträge die monatliche Leasingrate. Soweit allerdings die tatsächlichen Leasingraten diesen monatlichen Betrag überstiegen, musste der Fahrer laut Dienstwagenvereinbarung diese selbst tragen. Die Abrechnung erfolgte dann über die jeweiligen Entgeltabrechnungen.

Soweit die Arbeitgeberin für die Berechnung des geldwerten Vorteils den bescheinigten Bruttoarbeitslohn bereits um die Zuzahlungen des Mitarbeitenden gemindert hat, ist dieser durch das Finanzamt auch nur um diese Differenz zu vermindern.

Denn nur in Höhe dieser Differenz wurde der Bruttoarbeitslohn des Arbeitnehmenden bei Anwendung der 1%-Regelung und der 0,03%-Regelung durch die Arbeitgeberin erhöht – damit ist auch nur in diesem Umfang eine Minderung des Bruttoarbeitslohns aufgrund des Wegfalls der Besteuerung nach der 1%- und nach der 0,03%-Regelung gerechtfertigt. Um diesen Betrag ist der Bruttoarbeitslohn des Mitarbeitenden folglich bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode zu vermindern.

Die nach der Fahrtenbuchmethode (nachvollziehbar) zu berechnenden Nutzungsvorteile sind als Arbeitslohn anzusetzen und um die Zuzahlungen des Mitarbeitenden zu den Leasingraten bis zu einem Betrag von 0 EUR zu mindern.

Eine doppelte Berücksichtigung der Zuzahlungen des Arbeitnehmenden ergibt sich bei dieser Berechnung dagegen nicht.

Das heißt also: Die Bemessung des geldwerten Vorteils, der sich aus der Überlassung eines Dienstwagens nach der Fahrtenbuchmethode ergibt, erfordert tatsächliche Feststellungen zur Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs. Wenn diese nicht vorliegen, darf der Vorteil aus der Nutzungsüberlassung nicht nach der Fahrtenbuchmethode bewertet werden. Der Eigenanteil, der vom Arbeitnehmenden an den Arbeitgebenden für die Dienstwagenüberlassung gezahlt wird, mindert den Wert des geldwerten Vorteils aus der Dienstwagenüberlassung bis zu einem Betrag von 0 EUR. Der Ansatz eines geldwerten Nachteils – also eines negativen geldwerten Vorteils – aus der Dienstwagenüberlassung scheidet aus.

Exkurs: Fahrtenbuchauflage für 12 Monate bei Geschwindigkeitsüberschreitung

Wurde mit einem Firmenfahrzeug die zulässige Höchstgeschwindigkeit auf der Autobahn um 41 km/h überschritten und wirkt der Haltende bei der Ermittlung des Fahrenden nicht ausreichend mit, kann ihm für die Dauer von 12 Monaten eine Fahrtenbuchauflage auferlegt werden. Die festgestellte Geschwindigkeitsüberschreitung um 41 km/h stellt einen Verkehrsverstoß von einigem Gewicht dar, der zu einem Punkteintrag und zu einem Fahrverbot von einem Monat geführt hätte. Eine weitere Voraussetzung zur Anordnung einer Fahrtenbuchauflage kann sein, dass der verantwortliche Fahrzeugführende im Zeitpunkt der Begehung des Verkehrsverstoßes nicht ermittelt werden konnte.

 
In der Rechtsprechung ist anerkannt, dass bei unaufgeklärt gebliebenen Verkehrsverstößen mit verschiedenen auf einen Halter zugelassenen Firmenfahrzeugen die Anordnung einer Fahrtenbuchauflage bezogen auf den gesamten Fahrzeugpark gerechtfertigt ist. Sei der Adressat einer Fahrtenbuchauflage gleichzeitig Haltender mehrerer Fahrzeuge, so dürften diese im Rahmen der ordnungsgemäßen Ermessensausübung der Behörde mit in die Fahrtenbuchauflage einbezogen werden, wenn aufgrund der Nutzungsgepflogenheiten des Halters auch mit anderen Fahrzeugen einschlägige Zuwiderhandlungen naheliegend und zu erwarten seien.

Bei einem Fuhrpark von Firmenfahrzeugen, die unterschiedlichen Personen überlassen werden, muss die Geschäftsleitung aber zumindest in der Lage sein, der Bußgeldbehörde die Firmenangehörigen zu nennen, denen das betreffende Fahrzeug zugerechnet wird.

Quellen: juris, BFH-Urteil vom 15.02.2017 (VI R 50/15),  Finanzgericht Niedersachsen, Presseinformation vom 17.04.2019 und Urteil vom 23.01.2019 (Az. 3 K 107/18), Pressemitteilung – Verwaltungsgericht Neustadt, Beschluss

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