Digitalisierung im Rechnungswesen umsetzen - Veranstaltungsbericht

Am 25.07.2019 fand das Seminar „Digitalisierung im Rechnungswesen umsetzen“ in München statt. Auch wenn die Teilnehmer vor verschiedenen aktuellen Fragestellungen stehen, so hatten sie eines gemeinsam: Sie stehen vor der großen Herausforderung, wie sie erfolgreich die digitale Transformation umsetzen und begleiten können.

Anfangs werden zahlreiche rechtliche Fragen geklärt: Beispielsweise ob und inwiefern das „Recht auf Vergessenwerden“ aus dem Löschkonzept der DSGVO greift. Hier wurde insbesondere die Schwierigkeit angesprochen, dass zunächst geklärt werden muss, ob personenbezogene Daten enthalten sind. Darüber hinaus muss geprüft werden, ob unter Umständen andere gesetzliche Aufbewahrungsfristen greifen könnten. Handelt es sich beispielsweise um Zoll-Dokumente ist eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vorgeschrieben.

Eine weitere Fragestellung war das Thema, welche Punkte in einer Verfahrensdokumentation aufgenommen werden müssen. Neben der Technischen Dokumentation, einer Ablaufdokumentation und einem IT-Notfallkonzept muss u. a. auch eine Scananweisung enthalten sein. Beispiele für Verfahrensdokumentationen finden die Teilnehmer im Weiterbildungs- und Serviceportal.

Neben vielen Best Practices, wie das Thema in der Praxis konkret angegangen werden kann, werden im weiteren Verlauf des Seminartages technische Belange thematisiert. Viele Teilnehmer stehen vor der Herausforderung, welche Technischen Optionen sie bei der Softwareauswahl beachten müssen. Hierbei ist es hilfreich, den Workflow zu skizzieren, rät Referent Jürgen Schwestka.

Durch die Visualisierung der eigenen Prozesse lassen sich nicht nur Optimierungspotentiale identifizieren sondern auch feststellen, was die Software über die gesetzlichen Anforderungen hinaus im Unternehmen leisten muss, wie beispielsweise zusätzliche Reportings oder Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen.

Die Implementierung von Insellösungen vs. ganzheitlicher Ansätze war ein weiterer Punkt, der zum Nachdenken anregt. Eine sogenannte Insellösung, also eine auf einen bestimmten Unternehmensbereich zugeschnittene Lösung, kann viele Vorteile haben. So ermöglicht sie häufig eine vergleichsweise einfachere Implementierung, erklärt der Herr Schwestka. Nachteilig kann es werden, wenn Fehlerkosten auf Grund redundanter oder fehlender Datensätze entstehen, oder wenn Anpassungen in einem System Auswirkungen auf Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen haben können. Somit kann die Wartung beispielsweise bei Updates herausfordernder sein.

Die Teilnehmer waren sich einig, dass es hilfreich gewesen wäre, einen Kollegen aus der IT-Abteilung aufs Seminar mitzunehmen – so sind beide Fachbereiche, die an der Umsetzung des Digitalisierungsprojekts beteiligt sind über Faktoren wie gesetzlichen Anforderungen oder Auswahlkriterien an Software im Bilde. Eine umfassende Planung sowie die Einbindung verschiedener Stellen im Unternehmen tragen somit zum Projekterfolg bei.

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Merching, 29.07.2019
Julia Blome