Die Referentin: Die Steuerberaterin Claudia Auernhammer ist seit 2003 in der Erwachsenenbildung tätig. Im Seminar weist sie die Teilnehmer einerseits auf grundlegende Bestimmungen hin, welche auch langjährigen Mitarbeiterinnen der Reisekostenstelle nicht selbstverständlich sind. Andererseits bespricht sie alle wissenswerten neuen Vorschriften und Verordnungen, von denen Reisekostenabrechner in ihrer tagtäglichen Arbeit betroffen sind.
Die Seminarteilnehmer: Bei den Teilnehmern des Seminars handelt es sich an diesem Tag um eine reine Damenrunde. Allen gemeinsam ist die tägliche Beschäftigung mit Reisekosten – sei es als Sachbearbeiterin im Personalwesen, in der Buchhaltung oder als Teamleiterin der Reisekostenstelle. Einige unter ihnen blicken schon auf jahrelange Erfahrungen mit dem Reisekosten- und Bewirtungsrecht zurück. Sie erhoffen sich einen Überblick über neue Änderungen und Urteile zu erhalten. Teilweise bezeichnen sie sich selbst als „Wiederholungstäter“, da sie nicht zum ersten Mal ein Seminar bei Frau Auernhammer besuchen, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Andere Teilnehmerinnen sind noch relativ neu im Themenbereich und möchten sich bzgl. ihrer zukünftigen Arbeit rechtlich absichern, um sich nicht allein auf das Wissen ihrer Vorgänger verlassen zu müssen.
Die Risiken der fehlerhaften Reisekostenabrechnung
Zu Beginn der Veranstaltung weist Frau Auernhammer auf externe Prüfungen des Finanzamtes oder der Deutschen Rentenversicherung hin. Prüfer haben das Ziel, durch Fehlerfindung Geld zu generieren. Sie kontrollieren dabei nicht unbedingt die normale Gehaltsabrechnung, sondern konzentrieren sich auf Bereiche, wo leicht Fehler gemacht werden (z. B. Bruttolistenpreise von Fahrzeugen). Daher liegt es in der Verantwortung der Reisekostenabrechner, sich über den aktuellen Stand zu informieren und so vor anstehenden Prüfungen gewappnet zu sein.
Themenschwerpunkte und Problemstellungen aus der Praxis
1. Mischreisen entstehen dann, wenn Arbeitnehmer dienstlich veranlasste Reisen mit einem privaten Aufenthalt verbinden. Die Referentin geht zusammen mit den Teilnehmerinnen die verschiedensten Konstellationen durch, die bei Mischreisen möglich sind. Dabei werden die zeitliche Reihenfolge wie auch das zeitliche Verhältnis der privaten und geschäftlichen Anteile variiert. Anschließend ist allen Personen klar, wann eine gemischte Reise vorliegt und wie sie diese in Zukunft rechtlich einwandfrei abrechnen müssen.
2. Die richtige Abrechnung von Dienstwägen zeigt ebenfalls Unsicherheiten unter den Teilnehmerinnen. Verständlich erklärt Frau Auernhammer, wann bei betrieblichen PKWs Lohnvorteile zu berücksichtigen und wie sie zu bewerten sind.
3. Während Übernachtungen bei einer Dienstreise relativ eindeutig abzurechnen sind, führen Mahlzeiten zu Schwierigkeiten. Hier spielen Verpflegungsmehraufwendungen eine wichtige Rolle. Reisekostenabrechner müssen beachten, dass Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt werden, wenn Essen vom Arbeitgeber gestellt wird.
Das Fazit der VeranstaltungDie Veranstaltung lebt von regen Nachfragen der Teilnehmerinnen. Frau Auernhammer geht auf die alltäglichen Probleme der Zuhörerinnen ein und hilft ihnen mit praktischen Lösungsansätzen weiter. Außerdem verweist sie immer wieder auf ihr ausführliches Skript zum Nachlesen. Hier werden neben aktuellen Verordnungen auch sehr spezifische Themen behandelt, wie die doppelte Haushaltsführung oder Umzugskosten.Am Ende des Seminars wissen alle Teilnehmerinnen nicht nur über den aktuellen Rechtsstand Bescheid. Selbst sehr erfahrene Reisekostenabrechnerinnen konnten ihr Wissen erweitern, die Grundlagen auffrischen und wertvolle Tipps für ihre zukünftige Arbeit sammeln.
Weitere Informationen zum Seminar und alle Termine 2018 sind unter www.akademie-herkert.de/reisekosten zu finden.
Merching, den 07.11.2017
Theresa Baur, Produktmanagement, AKADEMIE HERKERT
