Assistenz 4.0: Worauf müssen sich Assistentinnen und Assistenten ab heute vorbereiten?

Künstliche Intelligenzen, wie man sie eigentlich nur aus Science-Fiction-Romanen kennt, sind bereits heute Realität. Roboter werden in der Produktion seit Jahren eingesetzt. Alexa und Co. haben Einzug in den  privaten Alltag gefunden. Was bedeutet das für die Assistenz? Von Schreibmaschinen haben wir uns schon lange verabschiedet, bald wird das wohl auch vollständig mit dem Arbeiten auf Papier geschehen. Ohne  Internet, Handy und Computer kommt die Assistenz in ihrer täglichen Arbeit nicht mehr zurecht. Und auch künftig wird sich das Arbeiten der Assistentin noch weiter wandeln. Am 17.04.2018 geht Frau Romanic diesem spannenden Thema im Seminar „Assistenz 4.0“ gemeinsam mit den Teilnehmerinnen nach. 

Abbildung 1: Enisa Romanic

 Das Office der Zukunft

Das Office der Zukunft wird noch konsequenter digital, virtuell und international werden. Papierberge und handschriftliche Notizen verschwinden, Meetings werden nicht mehr face to face abgehalten, klassische Arbeits- und Arbeitszeitmodelle laufen aus und die Grenzen zwischen Privatleben und Arbeit verschwimmen.

Konsequenzen der Digitalisierung

Die kompetente Verwendung digitaler Tools ist deshalb umso wichtiger - und erleichtert gleichzeitig auch die tägliche Arbeit. Eine ganze Reihe solcher Tools stellt Frau Romanic im Seminar anhand praktischer Einblicke vor – Wie kann ich digitale To-do-Listen erstellen (auf die ein ganzes Team zugreifen kann)? Wie kann ich Projekte digital organisieren? Wie kann ich Informationen schnell und in Echtzeit mit anderen teilen und organisieren? Welche nützlichen Apps und Helfer gibt es, um Taxifahrten zu organisieren, Visitenkarten automatisch digital verfügbar zu machen oder gesprochene Texte in Schrifttexte zu überführen? OneNote, Wunderlist, Trello, Scannable oder Dragon Dictation sind nur einige der Tools, die die Referentin den Teilnehmerinnen im Seminar empfiehlt.

Weitere wichtige Schlüsselkompetenzen, die der Assistenz künftig mehr denn je abverlangt werden, sind unter anderem:

• Soziale Kompetenz: Maschinen und Roboter können unsere Arbeit zwar erleichtern, doch der menschliche Faktor wird auch in Zukunft wichtig bleiben. Mit Feingefühl gegenüber Mitarbeitern und Kunden auftreten, Konflikte bereits frühzeitig erkennen und gezielt darauf reagieren, eine vertrauensvolle Basis mit Ansprechpartnern etablieren und persönliche Netzwerke aufbauen – das muss die Assistenz beherrschen.
• Interkulturelle Kompetenz: Vor dem Hintergrund einer immer internationaler werdenden Arbeitswelt sind auch Kenntnisse im Umgang mit anderen Kulturkreisen und Ländern wichtig. Wie spreche ich Gesprächspartner richtig an und vermeide es, durch Unwissenheit einen Affront zu riskieren? Was sind die Standards bei der Begrüßung? Welche Kleidung ist angebracht? Wie verhält man sich bei Geschäftsessen angemessen? Alle diese Fragen bekommen mit dem internationalen Arbeiten eine immer größere Relevanz.
• Informationsmanagement und Organisation: Durch das Arbeiten in virtuellen Teams, die nicht direkt vor Ort zusammenarbeiten, wird das Teilen, Weitergeben und Selektieren von Informationen ebenfalls einen hohen Stellenwert bekommen. Wer braucht welche Informationen (und wer braucht manche Informationen nicht)? Wie kann ich Informationen für alle, die an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, verfügbar machen? Wie kann ich mit der Flut an Informationen umgehen, die täglich hereinbricht? Für all diese Fragen ist auch methodische Kompetenz gefragt, denn nur mit dem richtigen Handwerkszeug kann sich die Assistenz so organisieren, dass alle Informationen am richtigen Ort beim richtigen Ansprechpartner landen.

  
Abbildung 2: Ein Einblick in das Seminar - Ergebnisse der Gruppenarbeit

Vor dem Hintergrund all dieser Veränderungen ist die Flexibilität der Assistenz eine Grundvoraussetzung, eine Herausforderung, aber gleichzeitig auch eine Chance. In der schnellen digitalen Welt, die bereits heute  da ist, liegt es an der Assistenz die Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu finden. Mit flexiblen Arbeitszeiten haben aber v.a. auch Frauen die Möglichkeit, Kinder und Karriere unter einen Hut zu bringen. Es kommt also eine spannende Zeit auf uns zu.

Veränderungen für die Zukunft

Diese spannenden Zeiten, die bereits heute angefangen haben, sind für viele sicherlich auch beängstigend. Das berichten auch die Assistentinnen im Seminar: Für viele Mitarbeiter und Chefs sind die Veränderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, nur schwer anzunehmen. Die großen Möglichkeiten, die digitales Arbeiten bietet, werden oft als Bedrohung wahrgenommen.

Am Ende des Seminartages waren sich allerdings alle Assistentinnen einig: Für die tollen Vorteile, die die digitale Welt bieten kann, lohnt es sich „ein Terrier zu sein“ (Romanic) und Überzeugungsarbeit im Unternehmen zu leisten. Assistenz 4.0 kann kommen, die Teilnehmerinnen sind bereit!

Merching, den 01.03.2018

Denise Burba, Produktmanagement AKADEMIE HERKERT