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12.06.2024 | Personal, Ausbildung & Recht

Der Austritt von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kann für alle Beteiligten eine Herausforderung sein. Umso wichtiger ist ein ausreichend durchdachter Offboarding-Prozess, der den Übergang reibungslos gestaltet und negative Auswirkungen minimiert. Welche Bedeutung das Offboarding für die Arbeitswelt hat, warum es genauso wichtig wie das Onboarding ist und welche Maßnahmen bei einem Offboarding nicht fehlen dürfen, zeigt dieser Beitrag.

Offboarding AH Forum Verlag Herkert GmbH

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist Offboarding? – Definition
  2. Warum Offboarding wichtig ist
  3. Wie lange dauert Offboarding?
  4. Was gehört zum Offboarding? – Checkliste

Was ist Offboarding? – Definition

Der Begriff „Offboarding“ (auch „Trennungsmanagement“) beschreibt einen strukturierten Prozess, der Beschäftigte beim Austritt aus einem Unternehmen begleitet. Dazu gehört beispielsweise die Übergabe von Aufgaben, das Ausstellen wichtiger Dokumente (Kündigung, Arbeitszeugnis etc.) und das Führen eines abschließenden Offboarding-Gesprächs. All diese Punkte sorgen für ein reibungsloses und professionelles Ausscheiden aus dem Betrieb.

Beim Offboarding von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sollten verschiedene Arten der Trennung berücksichtigt werden:

  • Ordentliche/fristgerechte Kündigung
  • Außerordentliche/fristlose Kündigung
  • Aufhebungsvertrag
  • Outplacement
  • Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch Arbeitsgericht
  • Ende einer Befristung
  • Anfechtung des Arbeitsverhältnisses
  • Tod des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin

Je nach Trennungshintergrund gelten andere Anforderungen an das Offboarding. So gestaltet sich z. B. das Trennungsmanagement im Rahmen eines Aufhebungsvertrags anders als bei einer verhaltensbedingten Kündigung (etwa wegen des Konsums von Alkohol am Arbeitsplatz).

Fest steht allerdings, dass das Offboarding genauso zentraler Bestandteil des Personalmanagements ist wie das Onboarding.

Was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Offboarding?

Onboarding ist das Gegenstück zum Offboarding. Dahinter steckt ebenfalls ein systematischer Prozess, bei dem es jedoch um die Einführung und Integration neuer Beschäftigter in ein Unternehmen geht. Ziel ist es, ihnen den Einstieg zu erleichtern und sie möglichst langfristig an das Unternehmen zu binden. Dazu gehört das Kennenlernen der Unternehmensrichtlinien, der Unternehmenskultur, der neuen Kolleginnen und Kollegen sowie der spezifischen Aufgaben der neuen Position.

Zusammengefasst zielen On- und Offboarding darauf ab, den Übergang von Angestellten in und aus dem Unternehmen so effektiv und positiv wie möglich zu gestalten. Die damit verbundenen Prozesse und Maßnahmen unterscheiden sich je nach Phase des Employee Life Cycles.

Warum Offboarding wichtig ist

Eine bewusste Offboarding-Strategie gehört ebenso zum Personalmanagement wie das Recruiting und Einstellen neuer Beschäftigter. Denn Kündigungen und Austritte wird es immer geben. Daher ist es umso wichtiger, die Bedürfnisse der Angestellten auch beim Ausscheiden zu berücksichtigen und die arbeitsrechtlichen Vorgaben im Blick zu behalten.

Insgesamt können nur durch ein professionelles Offboarding folgende Ziele erreicht werden:

  • Einvernehmliche Trennung
  • Sicherung der Kontinuität und Produktivität des Unternehmens (auch in Krisenzeiten)
  • Stärkung des Vertrauens der verbleibenden Angestellten (Employer Branding)
  • Schutz sensibler Daten und Unternehmensinformationen (Geschäftsgeheimnisse etc.)
  • Senkung der Trennungs- und Fluktuationskosten (z. B. durch vermeidbare Anfechtung der Kündigung)

Neben dem administrativen Aufwand entstehen dem Unternehmen beim Ausscheiden von Beschäftigten verschiedene Kosten – seien es rechtliche Beratungskosten, Kosten für einen Sozialplan, ein Arbeitsgericht oder eine Abfindung. Hinzu kommen verdeckte Kosten, die oft nicht direkt mit dem Offboarding in Verbindung gebracht werden, wie Gerüchte innerhalb der Belegschaft, ein möglicher Vertrauens- und Imageverlust, Fehlzeiten, Vertretungskosten und Kosten für die Einarbeitung neuer Angestellter.

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Wie lange dauert Offboarding?

Die Dauer des Offboardings hängt zunächst von der Kündigungsfrist der Beschäftigten ab. Je länger diese ist, desto mehr Zeit steht grundsätzlich für das Offboarding zur Verfügung. Hinzu kommen Faktoren wie der Umfang des Resturlaubs und interne Unternehmensprozesse, die ebenfalls die Dauer des Offboarding-Prozesses beeinflussen können. So kann sich das Offboarding auf wenige Tage beschränken oder über mehrere Wochen strecken.

Meist beginnt das Offboarding mit Einreichung bzw. Aussprache der Kündigung und endet mit dem letzten Arbeitstag. Der Offboarding-Prozess kann jedoch auch nach Ausscheiden der Person noch Auswirkungen haben, etwa auf die verbleibende Belegschaft. Dies zeigt bereits, dass das Trennungsmanagement ein vielschichtiger Prozess ist.

Was gehört zum Offboarding? – Checkliste

Zu einem gelungenen Offboarding-Prozess gehören, neben einem Offboarding-Gespräch, auch Punkte wie der Wissenstransfer an andere Beschäftigte und die Rückgabe von Firmenmaterialien (z. B. Schlüsselkarten, firmeneigene Smartphones). Darüber hinaus ergeben sich für das Unternehmen administrative Aufgaben wie das Aktualisieren von Personalunterlagen oder das Entziehen von Zugriffsrechten auf betriebsinterne Daten.

In der Praxis beeinflussen insbesondere folgende Themen das Offboarding von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen:

  • Art der Trennung (ordentliche Kündigung, außerordentliche Kündigung etc.)
  • Arbeitsvertrag
  • Kündigungsfristen
  • Kündigungsschutz und -verbote
  • Mitwirkungsrechte
  • Pflicht zur Abmahnung
  • Arbeitszeugnis

So unterschiedlich die Rahmenbedingungen für den Ausstieg sein können, so unterschiedlich sind auch die Anforderungen an das Offboarding. Daher ist es wichtig, den Überblick über alle relevanten Aspekte zu behalten. Dabei hilft diese Checkliste für den Offboarding-Prozess:

Offboarding: Checkliste für Personalverantwortliche und Arbeitnehmende
1. Kündigungsbestätigung
Schriftliche Bestätigung des Erhalts der Kündigung (Arbeitgeber)
Ggf. Informieren der Bundesagentur für Arbeit (Arbeitsuchendmeldung)
Erstellung eines Arbeitszeugnisses
2. Kommunikation des Austritts
Informieren relevanter Abteilungen (IT, Finanzbuchhaltung, Personalabteilung etc.)
Informieren des betroffenen Teams des ausscheidenden Kollegen/der ausscheidenden Kollegin
3. Planung der fachlichen Übergabe
Erstellung einer detaillierten Übergabeliste
Dokumentation laufender Projekte und Aufgaben
Terminierung von Übergabegesprächen mit Teammitgliedern oder Nachfolgern
4. Rückgabe von Firmenmaterialien
Auflistung der zurückzugebenden Gegenstände (Laptop, Handy, Schlüsselkarte, etc.)
Vereinbarung eines Rückgabezeitpunkts
5. Offboarding-Gespräch
Terminierung und Durchführung eines Abschlussgesprächs
Dokumentation des Feedbacks und der Verbesserungsvorschläge
6. Technisches Offboarding
Deaktivierung von Zugangsdaten und Berechtigungen
Sicherung und Archivierung von E-Mails und Daten
6. Sonstige administrative Aufgaben
Überprüfung und Abrechnung offener Urlaubstage und Gehälter
Organisation einer Verabschiedung (optional)

 

Bei all diesen Offboarding-Maßnahmen ist es wichtig, die arbeitsrechtlichen Vorgaben einzuhalten, um das Offboarding möglichst reibungslos zu gestalten. Daher sollten sich insbesondere Personalverantwortliche regelmäßig über die aktuellen Anforderungen an das betriebliche Trennungsmanagement informieren.

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Augsburg, 12.06.2024
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT

Quelle: Seminarunterlagen zu „Trennungsmanagement aus Arbeitgebersicht“

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