Firmenwagen Privatnutzung: Firmenwagenüberlassung an Arbeitnehmer/-innen

Planen Unternehmen ihren Arbeitnehmer/-innen einen Firmenwagen auch für private Zwecke zur Verfügung zu stellen, müssen beide Parteien einige steuerrechtliche Vorgaben beachten. Darüber ist oftmals unklar, welche Regelungen für bestimmte Fahrzeuge gelten – etwa für Taxis, für die eine private Nutzung angedacht ist. Was besagt die aktuelle Gesetzgebung?

(Bild: © luckybusiness – stock.adobe.com)

Firmenwagen Privatnutzung: Was ist erlaubt?

Am 22.03.2018 berieten sich die Spitzenverbände der Sozialversicherung (GKV-Spitzenverband, Deutsche Rentenversicherung Bund, Bundesagentur für Arbeit) über die Berücksichtigung von Arbeitnehmer/-innen getragener Aufwendungen. Dabei wurde u. a. über das Thema Firmenwagengestellung und die Firmenwagen-Privatnutzung. Die Experten/-innen bestätigten: Die Firmenwagenüberlassung zur Privatnutzung als Sachbezug kann ein Arbeitsentgelt sein. Hier müssen Unternehmen und Beschäftigte auf die steuerrechtlichen Ansatzwerte zurückzugreifen. Dies gilt auch bei der Berücksichtigung der von den Angestellten getragenen Aufwendungen.

Firmenwagen Privatnutzung: Steuerrechtliche Vorgaben

Nach § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV gehören alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung zum Arbeitsentgelt im sozialversicherungsrechtlichen Sinn. Dieser Grundsatz gilt unabhängig von folgenden Faktoren:

• Besteht ein Rechtsanspruch auf diese Einnahmen?
• Unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form werden die Einnahmen geleistet?
• Werden die Einnahmen unmittelbar oder im Zusammenhang mit ihr erzielt?

Auch die Firmenwagenüberlassung an Arbeitnehmer/-innen zur Privatnutzung kann als Sachbezug Arbeitsentgelt i. S. d. § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV gelten. Für die (sozialversicherungsrechtliche) Bewertung dieser Art von Sachbezug müssen Arbeitgeber/-innen die steuerlichen Regelungen aus § 8 Abs. 2 Satz 2 und 3 Einkommenssteuergesetz (EStG) anwenden (§ 3 Abs. 1 Satz 3 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV)). Diese lauten wie folgt:

Für die Firmenwagen-Privatnutzung gilt § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG.

Der Wert der Einnahmen erhöht sich für jeden Kalendermonat um 0,03 % des Bruttolistenpreises (0,03%-Regelung) für jeden Kilometer Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Fahrten nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 3. Hierfür muss eine der folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Das Kraftfahrzeug kann für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden.
• Ein/-e Arbeitnehmer/-in hat keine erste Tätigkeitsstätte, er/sie muss nach Absprache mit dem/der Arbeitgeber/-in jedoch dauerhaft denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise arbeitstäglich aufsuchen.
  → Es gelten die gleichen Regelungen wie bei Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Abs. 2).

⇒ Sie nutzen ein Elektroauto als Firmenwagen und wollen es privat nutzen? Welche steuerrechtlichen Vorgaben hierbei gelten, beschreibt der Beitrag „Elektroauto (E-Auto) als Firmenwagen: 1%-Regelung, geldwerter Vorteil und private Nutzung“.

Urteile zur Firmenwagen Privatnutzung

Die Spitzenverbände der Sozialversicherung nutzten in ihrer Niederschrift vom 22.03.2018 die beiden BFH-Urteile vom 30.11.2016 (Az. VI R 49/14 und VI R 2/15). Damals entschieden die Bundesfinanzrichter/-innen, dass ein Nutzungsentgelt, welches der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber zahlt, grundsätzlich den vom Arbeitnehmer zu versteuernden Nutzungswert mindert. Allerdings beschlossen sie auch, dass ein Betrag, der den Nutzungswert übersteigt, weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten führt. Außerdem vertritt der Bundesfinanzhof (BFH) entgegen seiner früheren Rechtsprechung den Standpunkt, dass im Rahmen der privaten Nutzung von Arbeitnehmer/-innen selbst getragene Kfz-Kosten den pauschal ermittelten Nutzungswert (1%- bzw. 0,03%-Regelung) mindern, wenn der/die Arbeitnehmer/-in diesen Aufwand darlegt und nachweist.

Diesen BFH-Entscheidungen folgte die Finanzverwaltung mit dem BMF-Schreiben vom 21.09.2017 – sowohl für die pauschale Methode als auch für die Fahrtenbuch-Methode zur Nutzungswertermittlung.

Ermittlung des Nutzungswerts

Der/die Arbeitgeber/-in ist im Lohnsteuerabzugsverfahren zur Anrechnung der individuellen Fahrzeugkosten der Beschäftigten bei der Nutzungswertermittlung verpflichtet, wenn sich aus der arbeitsvertraglichen oder einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage nichts anderes ergibt. Hierfür müssen die Beschäftigten, die die Firmenwagen-Privatnutzung verfolgen, dem Unternehmen jedes Jahr  fahrzeugbezogen die Höhe der individuellen Kfz-Kosten und die Kfz-Gesamtfahrleistung schriftlich übermitteln. Im Einzelnen müssen sie diese Zahlen ggf. umfassend darlegen und belastbar nachweisen.

Auf Grundlage dieser Erklärungen und Belege, die der/die Arbeitgeber/-in im Original zum Lohnkonto nehmen muss, hat er/sie den Lohnsteuerabzug durchzuführen, sofern die Arbeitnehmer/-innen nicht erkennbar unrichtige Angaben machen. Ermittlungspflichten ergeben sich für Arbeitgeber/-innen hierdurch nicht. Aus Vereinfachungsgründen ist es nicht zu beanstanden, wenn für den Lohnsteuerabzug zunächst vorläufig fahrzeugbezogen die Erklärung des Vorjahres zugrunde gelegt wird. Nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach Beendigung des Dienstverhältnisses ist der tatsächlich zu versteuernde Nutzwert zu ermitteln und eine etwaige Lohnsteuerdifferenz bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung auszugleichen. Danach kann der/die Arbeitnehmer/-in eine Minderung des Nutzungswerts nur noch im Einkommenssteuerveranlagungsverfahren geltend machen.

Die steuerrechtliche Minderung des Nutzungswerts durch den/die Arbeitgeber/-in ist beitragsrechtlich zu berücksichtigen (Verweis in § 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV auf § 8 Abs. 2 Satz 2 und 3 EStG). Das gilt auch dann, wenn die steuerrechtliche Minderung des Nutzungswerts rückwirkend erfolgt. Allerdings begrenzt sich diese Regelung bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung für das vorangegangene Kalenderjahr oder im Laufe des Kalenderjahres wegen Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

Eine steuerrechtliche Minderung des Nutzungswerts im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung führt unter Berücksichtigung des Grundsatzes, der in § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV verankert ist, nicht zur nachträglichen Beitragsfreiheit der Minderung des Nutzungswerts.

Doch wie steht es eigentlich um Beschäftigte, die ihr Fahrzeug nicht nur für den Weg zur Arbeit benutzen, sondern hauptberuflich benötigen, wie z. B. bei Taxifahrer/-innen?

Taxi: Private Nutzung

Möchte ein/-e Taxifahrer/-in das Taxi auch außerhalb der Arbeit nutzen, kommt es immer wieder zu Rechtsstreitigkeiten, die sogar bis vor Gericht reichen können. Das unterstreicht ein Revisionsurteil des BFH vom 08.11.2018 (Az. III R 13/16). Dort erklärte er, welche steuerrechtlichen Vorgaben bei der Privatnutzung von Taxis wichtig sind und wie der Listenpreis bei Anwendung der 1%-Regelung zu definieren ist.

Ermittlung des Listenpreises für Taxis

Laut den obersten Finanzrichtern aus dem o. g. Urteil erfolgt die Besteuerung der Privatnutzung von Taxis auf Basis des allgemeinen Listenpreises – nicht nach besonderen Herstellerpreislisten für Taxis und Mietwagen. Für die 1%-Regelung ist damit der Listenpreis maßgeblich, zu dem ein Steuerpflichtiger das Fahrzeug als Privatkunde erwerben könnte. Denn der im EStG erwähnte Listenpreis soll nicht die Neuanschaffungskosten und auch nicht den gegenwärtigen Wert des Fahrzeugs abbilden. Es handelt sich vielmehr um eine generalisierende Bemessungsgrundlage für die Bewertung der Firmenwagen-Privatnutzung. Damit unterliegt die private Nutzung von Taxis ebenfalls dem Anwendungsbereich des § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG. Es gelten also die gleichen Regelungen wie bei der Privatnutzung eines regulären betrieblichen Kraftfahrzeugs zu privaten Fahrten.

Der tatsächliche geldwerte Vorteil entspricht dem Betrag, der von dem/der Steuerpflichtigen als Privatperson für eine vergleichbare Nutzung aufgewandt werden müsste und den er/sie sich durch die Nutzung des Dienstwagens spart (Senatsurteil in BFHE 260, 113, BStBl. II 2018, 278, Rz. 15). Der Ansatz des Listenpreises statt der Anschaffungskosten entspricht dem Erfordernis, die Entnahme des/der Steuerpflichtigen für die private Lebensführung nach dem Nutzungsvorteil zu bemessen, der dem/der Steuerpflichtigen zukommt (BFH, Urteile vom 24.02.2000, Az. III R 59/98). Daher kann auch nur die Preisempfehlung des Herstellers für die Beurteilung als Bruttolistenneupreis maßgeblich sein, die wiederum für den/die Steuerpflichtigen als Privatperson gelten würde.

Entsprechend dieser Auslegung wird nicht zwischen Neu- und Gebrauchtwagen unterschieden. Stattdessen ist auch bei Gebrauchtwagen der Bruttolistenneupreis im Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs maßgeblich (BFH-Urteil vom 01.03.2001, Az. IV R 27/00) – unabhängig davon, ob das Fahrzeug ursprünglich von einem Taxiunternehmen oder von einer Privatperson gekauft wurde.

Quellen: „Niederschrift der Besprechung der Spitzenverbände der Sozialversicherung über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs am 22.03.2018“ (Punkt 2), BFH: Pressemitteilung Nr. 10 vom 06.03.2019, Urteil vom 08.11.2018 (Az. III R 13/16)

Augsburg, 29.08.2022
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT