Neue Sachbezugswerte: Tabelle mit Kennzahlen zu Verpflegung, Unterkunft und weiteren Änderungen

Die voraussichtlichen Sachbezugswerte für 2023 sind da – und steigen deutlich im Vergleich zum Vorjahr. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) veröffentlichte nun einen entsprechenden Entwurf. Damit werden wie jedes Jahr die bisherigen Regelungen für Sachbezugswerte und Pauschalen zur Lohn- und Reisekostenabrechnung angepasst.

Worauf müssen Arbeitgeber/-innen und Personalverantwortliche in 2022 und 2023 besonders achten?

(Bild: © lovelyday12 – stock.adobe.com)

Inhaltsverzeichnis

1. Ausblick: Wie hoch sind die Sachbezugswerte 2023?
2. Wie hoch sind die Sachbezugswerte 2022?
3. Was versteht man unter Sachbezugswert und Sachbezug?
4. Was sind Sachbezüge? – Beispiele 

Ausblick: Wie hoch sind die Sachbezugswerte 2023?

Da im Jahr 2022 das allgemeine Preisniveau stark anstieg, erhöhen sich auch die Sachbezugswerte 2023 erkennbar. Sie werden jährlich an die Entwicklung der aktuellen Verbraucherpreise angepasst und basieren auf der Sozialversicherungsentgeltverordnung (Sachbezugsverordnung).

So sind derzeit folgende Sachbezugswerte für 2023 geplant:

Sachbezugswerte 2023: Verpflegung

Unabhängig davon sind Mahlzeiten, die von Arbeitgeber/-innen kostenlos oder verbilligt gestellt werden, generell bis zu einem Wert von 60 Euro mit dem Sachbezugswert zu besteuern – denn dies zählt grundsätzlich als geldwerter Vorteil. Dadurch ist die Mahlzeit Teil des steuerpflichtigen Arbeitslohns. Hier sind die Sachbezugswerte für das entsprechende Jahr anzusetzen, ggf. abzüglich eventueller Eigenanteile des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin bei der Verpflegung.

Sachbezugswerte 2023: Unterkunft

Für eine freie Unterkunft sind in 2023 folgende amtliche Sachbezugswerte zu beachten:

Erhalten Beschäftigte eine Unterkunft im Haushalt des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin oder in einer Gemeinschaftsunterkunft, gelten diese Werte:

Die geänderten Sachbezugswerte ab 2023 zeigen, dass sich Unternehmen regelmäßig mit rechtlichten Änderungen zur Reisekostenabrechnung und Bewirtung auseinandersetzen müssen. Um hier keine wichtigen Neuerungen zu verpassen, gibt es das Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“.

Dort erfahren Arbeitgeber/-innen, Beschäftigte in Personal- oder Lohnbüros sowie Selbstständige und Berater/-innen, wo in ihrem Betrieb konkreter Handlungsbedarf besteht, damit sie die gesetzlichen Vorschriften für ihr Unternehmen vorteilhaft und für ihre Beschäftigten gerecht umsetzen.

Darüber hinaus sollten Unternehmen ihre internen Prozesse zur Lohn- und Reisekostenabrechnung jetzt prüfen und anpassen, um auf die geänderten steuerlichen Vorgaben reagieren zu können. Unterstützung dabei erhalten sie vom digitalen Handbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Es zeigt anhand von Rechenbeispielen und Handlungsanweisungen, wie Arbeitgeber/-innen alle Reise- und Verpflegungskosten rechtskonform abrechnen. Auch Sonderposten wie die Sachbezugswerte werden hier berücksichtigt und stets aktuell gehalten.

Während die neuen Sachbezugswerte voraussichtlich ab dem 01.01.2023 gelten, sind bis dahin noch die derzeitigen Werte von 2022 anzuwenden. Diese werden im folgenden Abschnitt zusammengefasst.

Wie hoch ist der Sachbezugswert 2022?

Seit dem 01.01.2022 gibt es erhöhte Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft. Rechtliche Grundlage sind Änderungen in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) und der Unfallversicherungsobergrenzenverordnung (UVOGrV). Konkret haben sich die amtlichen Sachbezugswerte wie folgt geändert:

Sachbezugswerte 2022: Verpflegung

Mahlzeiten, die von Arbeitgeber/-innen kostenlos oder verbilligt gestellt werden, sind generell bis zu einem Wert von 60 Euro mit dem Sachbezugswert zu besteuern – denn dies zählt grundsätzlich als geldwerter Vorteil. Dadurch ist die Mahlzeit Teil des steuerpflichtigen Arbeitslohns. Hier kommen – wie bereits erwähnt – die Sachbezugswerte ins Spiel: Sie sind für das entsprechende Jahr anzusetzen, ggf. abzüglich eventueller Eigenanteile des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin bei der Verpflegung.

Folgende Werte gelten für das Jahr 2022:

¹ Bzgl. der Vollverpflegung (Verpflegung inkl. Unterkunft) gilt ab 2022 ein neuer monatlicher Gesamtsachbezugswert von 511 Euro (270,00 Euro Verpflegung + 241,00 Euro Unterkunft).

Sachbezugswerte 2022: Unterkunft

Für von Beschäftigten kostenlos gewährte Unterkünfte gibt es für 2022 diese amtlichen Sachbezugswerte:

Für die Unterbringung im Haushalt des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin oder in einer Gemeinschaftsunterkunft sind folgende neue Werte zu beachten:

Neben den angepassten Sachbezugswerten müssen Unternehmen in 2022 noch andere Neuerungen bzgl. der Reisekosten- und Lohnabrechnung beachten.

Weitere Änderungen durch die Sachbezugswerte 2022

Zu den wichtigsten Änderungen ab dem 01.01.2022 gehören:

• Die monatliche Sachbezugsfreigrenze wurde von 44 auf 50 Euro angehoben. Sachzuwendungen an Arbeitnehmer/-innen müssen bis zu diesem Betrag nicht lohnversteuert werden.
• Beträge des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin, die er/sie auf Geldkarten oder Gutscheine einzahlt und die nicht die Kriterien aus § 2 Abs. 1 Nr. 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen, gelten jetzt als Barlohn.
• Auslandspauschalen für berufliche Reisen ins Ausland bleiben identisch zu den Beiträgen aus dem Jahr 2021.

⇒ Wie Unternehmen die geänderten rechtlichen Vorgaben in ihrem Betrieb umsetzen, erfahren Sie im 1-tägigen Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Zusätzlich unterstützt das gleichnamige digitale Handbuch bei der rechtssicheren Abrechnung im Unternehmen.

Was versteht man unter Sachbezugswert und Sachbezug?

Sachbezüge sind entgeltliche Leistungen, die das Unternehmen seinen Beschäftigten als Teil des Arbeitslohns übermittelt, jedoch nicht in Form einer baren Geldleistung – also alle nicht in Geld gezahlten Vorteile. Das können z. B. Zulagen zur Verpflegung oder eine Dienstwohnung sein. Kann der/die Arbeitnehmer/-in stattdessen auch eine Geldleistung verlangen, handelt es sich nicht mehr um einen Sachbezug.

Amtliche Sachbezugswerte sind festgelegte Kennzahlen, die Arbeitgeber/-innen ansetzen, wenn sie Beschäftigte kostenlose Verpflegung und Unterkunft gewähren. Sie stellen die Grundlage für die Besteuerung der geldwerten Vorteile an den/die Arbeitnehmer/-in dar. Daneben können Sachbezugswerte z. B. auch bei Freiflügen von Luftfahrtunternehmen genutzt werden oder bei Beköstigungen in der Schifffahrt und der Fischerei.

Wie werden die Sachbezugswerte berechnet?

Rechtliche Grundlage zur Bewertung der Bezüge ist die grundsätzliche Bewertungsvorschrift aus § 8 Abs. 2 und 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Demnach müssen Arbeitgeber/-innen die Sachbezugswerte mit den üblichen Endpreisen am Abgabeort ansetzen, jedoch unter Berücksichtigung der regulären Preisnachlässe. Als „üblicher Endpreis“ zählt der Preis, den Endverbraucher/-innen im allgemeinen Geschäftsverkehr zahlen – inklusive Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile (= brutto).

Um sich das Berechnen der ortsüblichen Endpreise zu vereinfachen, können Unternehmen 4 % vom Angebotspreis abziehen, ausgehend vom Angebotspreis, mit dem die Ware/Dienstleistung fremden Letztverbraucher/-innen im allgemeinen Geschäftsverkehr angeboten wird. Die restlichen 96 % lassen sich in der Lohnabrechnung ansetzen. Dieser Aufschlag wird auch als „96-%-Regelung“ bezeichnet. Daneben gibt es die sog. 50-Euro-Freigrenze (auch „Bagatellgrenze“ genannt). Sie greift, wenn der geldwerte Vorteil in einem Monat insgesamt nicht über 50 Euro (inkl. Umsatzsteuer) liegt. In diesem Fall muss der Betrieb den geldwerten Vorteil nicht versteuern.

Grundsätzlich gilt: Wenn für eine Leistung amtliche Sachbezugswerte vorgeschrieben sind, muss das Unternehmen die Bewertung zwingend anhand dieser Werte vornehmen. Es darf nicht die 96-%-Regelung mit dem Endpreis am Abgabeort ansetzen. Das gilt selbst dann, wenn der ortsübliche Endpreis geringer ausfällt als der amtliche Sachbezug. Außerdem gilt hier keine Freigrenze von 50 Euro.

Ist der Sachbezugswert brutto oder netto?

Bezugswerte sind Teil des beitragspflichtigen Entgelts der Beschäftigten und gelten deshalb als steuer- und sozialversicherungspflichtig. Sie müssen als geldwerter Vorteil mit dem Barlohn addiert werden und ergeben zusammen den Bruttolohn. Hat der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin den Sachbezug verbilligt gewährt, gilt nur die Differenz aus Sachbezugswert und Zuzahlung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin als beitragspflichtig.

Wer legt die Sachbezugswerte fest?

Alle Sachbezugswerte werden jährlich vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) festgelegt. Hierfür ändert es die dazugehörige Sozialversicherungsentgeltverordnung. Anschließend wird deren Neufassung für das darauffolgende Jahr verkündet. Damit können sich Unternehmen über die kommenden Neuerungen in der Reisekosten- und Lohnabrechnung informieren.

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Was sind Sachbezüge? – Beispiele

Arbeitgeber/-innen können Sachbezüge bzw. Sachbezugswerte für verschiedene Anlässe vergeben. So nennt die Gesetzgebung im BMF-Schreiben vom 13.04.2021 einige Beispiele, welche Leistungen nach EStG als Sachbezugswert gelten.

Darunter fallen u. a.:

• Kranken-, Krankentagegeld- oder Pflegeversicherungsschutz, wenn der/die Arbeitgeber/-in die Versicherung abschließt und die Beiträge zahlt.
• Unfallversicherungsschutz, wenn
  • das Unternehmen eine freiwillige Unfallversicherung abschließt,
  • der/die Beschäftigte den Versicherungsanspruch geltend machen kann und
  • die Beiträge nicht pauschal besteuert werden (§ 40b Abs. 3 EStG).
• Papier-Essensmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks etc.) und arbeitstägliche Zuschüsse zur Verpflegung
• Gutscheine oder Geldkarten, mit denen ausschließlich Waren/Dienstleistungen des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin oder eines Dritten in Anspruch genommen werden können, z. B.:
  • Wiederaufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel
  • Tankgutscheine für einen einzelnen Tankstellenbetreiber oder für eine bestimmte Tankstellenkette
  • Karten eines Online-Händlers, mit denen sich Waren/Dienstleistungen aus dem eigenen Produktangebot des Händlers kaufen lassen.
  • Kundenkarten von Einkaufszentren
  • Stadtgutscheine

Nicht im Schreiben des BMF genannt, aber trotzdem erwähnenswert sind:

• Kosten für Berufskleidung
• Betriebsveranstaltungen
• Umzugskosten von Beschäftigten (Pauschale)
• Verpflegungsmehraufwand für Auslandsreisen (Pauschale)

Die Auslandspauschalen sind wichtiger Bestandteil der dazugehörigen Reisekostenabrechnung. Worauf Arbeitgeber hierbei besonders achten müssen, zeigt das Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Dort informieren sich die Teilnehmenden an einem Tag über alle anstehenden Neuerungen.

Quellen: Handbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“, BMF-Schreiben vom 13.04.2021

Augsburg, 13.09.2022
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT