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Referentin Claudia Auernhammer: Ihre langjährige Erfahrung als Dozentin, aber auch die berufliche Tätigkeit als Steuerberaterin, machen sie zur Garantin für Praxisbezug und fachlich fundiertem Wissenstransfer.

Teilnehmerkreis: Mitarbeiter aus Buchhaltung und Personalabteilung

Am 11.05.2017 fand das Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“ das 17. Jahr in Folge in München statt. Die Teilnehmer erfahren hier, welche Neuerungen sie bei ihren Abrechnungen berücksichtigen müssen, wie sie steuerliche Vorteile optimal nutzen und Steuerprüfungen gelassen gegenüberstehen.
Gleich zu Beginn betont Frau Auernhammer, wie wichtig die korrekte Abrechnung von Reisekosten ist – vor allem in Hinblick auf die Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Die Prüfer konzentrieren sich dabei immer mehr auf das Thema Reisekosten. Ein Grund dafür ist, dass hier die Fehleranfälligkeit besonders hoch ist. Denn, während die Lohnsteuer über spezielle EDV-Programme wie SAP abgerechnet werden kann, ist das bei den Reisekosten oft nicht oder nur in begrenztem Rahmen möglich.

Damit die Prüfungen reibungslos ablaufen, gibt Frau Auernhammer den Teilnehmern folgende Tipps:

1. „Beschaffen Sie sich vorab alle notwendigen Informationen, die Sie für Ihre Abrechnung benötigen.“
Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise längerfristig auswärts tätig ist, erhält er für diesen Zeitraum Verpflegungsmehraufwand. Es sei denn, ein Zeitraum von drei Monaten wird überschritten. Dann steht ihm kein Verpflegungsmehraufwand zu. Reisekostenabrechner sollten sich in solchen Fällen immer vorab, z. B. bei der Personalabteilung, informieren, wie lange Mitarbeiter auswärts tätig sind, damit sie die Kosten von Anfang an korrekt erstatten.

2. „Dokumentieren Sie alle Fälle.“
Vor allem bei Dienstreisen sollten Reisekostenabrechner dokumentieren, ob und warum es sich um eine gemischte oder beruflich veranlasste Reise gehandelt hat. Mit den schriftlich festgehaltenen Dokumentationen fällt es später leichter, den Prüfer zu überzeugen, warum welche Kosten erstattet wurden. Außerdem gilt für die Unternehmen grundsätzlich der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Dieser betrifft auch Vorsysteme zu denen die Reisekostenabrechnung gehört.

3. „Holen Sie sich eine schriftliche Bestätigung der Mitarbeiter ein.“
Verpflegungsmehraufwand – ja oder nein? Reisekostenabrechner können in den meisten Fällen nicht nachvollziehen, ob reisenden Mitarbeitern eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Der Tipp der Referentin lautet daher, die Arbeitnehmer bei ihren Reisekostenabrechnungen aktiv danach zu fragen, ob sie eine Mahlzeit erhalten haben. Der Arbeitgeber muss seinen Arbeitnehmern in diesem Fall vertrauen können. Wenn der Prüfer später an der Aussage zweifelt, kann der Arbeitgeber ihn an den entsprechenden Mitarbeiter verweisen.

Mit diesen Tipps, praxisrelevanten Urteilen und Beispielfälle der Teilnehmer wurde der Seminartag abwechslungsreich und spannend gestaltet. Das Fazit des Tages lautet: Viel Neues gelernt und altes Wissen aufgefrischt!

Merching, den 23.06.2017
Andrea Braun, Produktmanagement Präsenzlernen, AKADEMIE HERKERT