Zeitmanagement-Methoden: Richtiges Priorisieren hilft, Stress abzubauen

Quantitative Überlastung im Arbeitsalltag ist eine entscheidende Ursache für Stress. Um diesen langfristig und effektiv zu reduzieren, müssen Gegenmaßnahmen unter anderem beim Zeitmanagement ansetzen. Dafür gibt es zahlreiche namhafte Strategien, von der ALPEN-Methode über Pareto- bis hin zum Eisenhower-Prinzip – doch welche Zeitmanagement-Methoden helfen wirklich beim Priorisieren der Aufgaben? Für die optimale Zeiteinteilung und effizientes Arbeiten gilt es, einige Grundsätze zu beachten. So spielen auf der Suche nach der für Sie individuell passenden Methode Ihr Arbeitsstil und Ihre Persönlichkeit eine übergeordnete Rolle – denn Selbst- und Zeitmanagement ist Typsache.

Arbeitsmenge bewältigen: Eine gute Zeiteinteilung hilft bei quantitativer Überlastung

Laut DGB-Report 2019 „Arbeiten am Limit“ mit dem Themenschwerpunkt Arbeitsintensität gaben gerade einmal 19 Prozent der 6.574 befragten Personen an, dass die Arbeitsmenge für die vorgesehene Arbeitszeit zu keiner Zeit zu hoch sei. Für 26 Prozent allerdings ist das Gegenteil der Fall: Für sie ist die Arbeitsmenge oft – wenn nicht sogar sehr häufig – zu hoch. In der Folge stellt sich langfristig eine dauerhafte Überlastung ein. Einige Anzeichen dafür sind, dass sie – im Vergleich zu nicht-überlasteten Personen – zum Beispiel

• weniger Pausen einlegen, um die ansonsten „verlorene Zeit“ zu nutzen
• sich schlechter erholen, selbst außerhalb der Arbeitszeit
• sich ausgebrannt(er) fühlen
• ihre eigene Gesundheit schlechter einschätzen
• stärker dazu neigen, auch krank zur Arbeit zu gehen (Präsentismus).

Diese Anzeichen lassen sich als Alarmsignale deuten und sollten Sie dazu veranlassen, die richtigen Schritte zu gehen. So bieten beispielsweise Zeitmanagement-Methoden und Ansätze zum Stress-Abbau eine wertvolle Verbesserungsmöglichkeit. Denn der DGB-Report 2019 zeigte ebenfalls auf, dass es einen positiven Effekt auf die Situation hatte, wenn die Mitarbeitenden aktiv wurden und etwa selbst Einfluss auf Ihre Aufgabenfelder nahmen.

Priorisieren ermöglicht, effizient zu arbeiten und Stress zu reduzieren

Eine gute Tagesplanung basiert auf einer Zeiteinteilung, die realistische Puffer berücksichtigt und Denkpausen zulässt. (Bild: © nd3000 / stock.adobe.com)

Dies betrifft neben der Arbeitsorganisation und dem Einbeziehen von KollegInnen insbesondere die persönliche Zeiteinteilung und das Priorisieren von Aufgaben. Als Einstiegshilfe kann man sich beim Thema bessere Zeiteinteilung am Motto „Ordnung ist das halbe Leben“ orientieren: Zunächst gilt es, den anstehenden Tätigkeiten die richtige Priorität zuzuordnen. Wenn es dann um das zeitliche Eintakten in die Wochen- oder Tagesplanung geht, sollten zwei elementare Grundsätze im Vordergrund stehen.

• Priorisierte Aufgaben der Reihe nach und fokussiert abarbeiten: Indem Sie eine Aufgabe nach der anderen erledigen, behalten Sie das Ziel vor Augen und verlieren sich nicht in womöglich unnötigen Details.
• Arbeitsblöcke, Pausenzeiten und gegebenenfalls variable Pufferzeiten berücksichtigen: Die persönliche Konzentrationsfähigkeit hängt auch davon ab, dass Sie sich einen realistischen Zeitplan zugestehen. Dabei sollten Sie auch Faktoren wie ausreichende Bewegung, Sauerstoff- und Nährstoffversorgung im Blick behalten.

Diese beiden Grundregeln sind insofern essenziell, als dass die richtige Zeiteinteilung und Stress in unmittelbarem Zusammenhang stehen. Unvorhergesehene Stressoren – vom Personalausfall über menschliche Fehler bis hin zum Arbeitsunfall – können jederzeit auftreten. Mit individuell passenden Zeitmanagement-Methoden allerdings haben Sie die Möglichkeit, einerseits den empfundenen Stress gezielt zu reduzieren, und andererseits sogar Stresssituationen durch Priorisieren, gute Zeiteinteilung und realistische Tagesplanung bereits im Voraus zu vermeiden.

Zahlreiche Zeitmanagement-Methoden stehen zur Verfügung

Der Weg zu einer verbesserten Zeiteinteilung ist allerdings nicht für alle gleich. Denn es gibt inzwischen eine ganze Bandbreite unterschiedlicher Ansätze dafür, wie Sie Aufgaben priorisieren und Ihr Zeitmanagement optimieren können – diese Ansätze können sich jedoch teilweise widersprechen. Insofern bewährt sich häufig der Fokus auf eine Haupt-Strategie, um diese lediglich zu ergänzen.

Beispiele für Zeitmanagement-Methoden kurz zusammengefasst

Auch prominente Beispiele für Zeitmanagement-Methoden bauen auf vollkommen unterschiedlichen Grundsätzen auf. Einige konzentrieren sich etwa darauf, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Dazu zählen beispielsweise

• die Eisenhower-Matrix: Einteilen aller Aufgaben in vier Kategorien, um diese effizient abzuarbeiten. Die gleichnamige Matrix ist das Herzstück des Eisenhower-Prinzips (dazu unten mehr).
• das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80-20-Regel: Priorisieren der wenigen, erfolgsentscheidenden Aufgaben, da diese wichtiger sind als viele nebensächliche Aufgaben.
• die ALPEN-Methode: Alle Aufgaben notieren und einschätzen im Hinblick auf Länge, Puffer und Priorität.

Vollkommen anders funktioniert hingegen die Pomodoro-Technik: Hier geht es mehr um die Dauer einer konzentrierten Arbeitsphase – circa 25 Minuten – mit einer anschließenden Pause von fünf Minuten.

Eine essenzielle Grundlage

So unterschiedlich die Ansätze hinter den Zeitmanagement-Methoden auch erscheinen, ein Grundsatz verbindet sie alle: um sie umzusetzen, ist es notwendig, „Nein“ sagen zu können. Diese Grundkompetenz des Selbstmanagements macht es erst möglich, geradlinig Prioritäten zu setzen und sich dabei nicht in Komplexität zu verlieren. Hinzu kommt, dass Sie mit einem klaren „Nein“ sowohl nervliche als auch Zeitressourcen einsparen können.

Insgesamt gibt es keine pauschal gültige Antwort, wann welcher Ansatz dieser Zeitmanagement-Methoden am besten passt. Schon allein aufgrund von

• individueller Persönlichkeit
• jeweiligem Arbeitsstil und
• unterschiedlichen Aufgabenfeldern

ist es sinnvoll, eine jeweils eigenständige Analyse durchzuführen und die Methoden aufgrund der individuellen Anforderungen anzupassen. Welche Zeitmanagement-Methoden für Sie in Ihrer jeweiligen Arbeitsorganisation und Zeiteinteilung am besten geeignet sind, können Sie beispielsweise beim zweitägigen Seminar Erfolgreiches Selbst- und Zeitmanagement ermitteln.

Anwendungsbeispiel: Die richtige Zeiteinteilung dank Eisenhower-Prinzip

Da jedem Menschen nur ein begrenztes Zeitkontingent zur Verfügung steht, gilt es immer wieder, richtig zu priorisieren und die für den anstehenden Tag wichtigsten Aufgaben zu identifizieren. Eine der beliebtesten Zeitmanagement-Methoden zu diesem Zweck ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip. Dabei geht es zentral um die Unterscheidung zwischen Dringlichkeit und Notwendigkeit – und damit auch der Zuständigkeit. Voraussetzung für diese objektivere Perspektive ist, die Methode konsequent und immer wieder anzuwenden.
Grundsätzlich funktioniert die Unterscheidung anhand von vier Kategorien, die sich in einer visuellen Matrix anordnen lassen. Insofern bestimmt das Eisenhower-Prinzip auch, wie Sie mit entsprechenden Aufgaben umgehen können:

• Wichtig und eilig: Erledigen (selbst und sofort)
• Unwichtig und eilig: Delegieren (nach Möglichkeit an Mitarbeitende abgeben)
• Wichtig und nicht eilig: Terminieren (selbst zu einem Termin erledigen)
• Unwichtig und nicht eilig: Ablegen (beziehungsweise in den Papierkorb verschieben).

Je nach Unternehmensstruktur kann das Delegieren aus verschiedenen Gründen schwerfallen, etwa weil die Auslastung der KollegInnen ebenfalls sehr hoch ist oder man eventuell nachkontrollieren muss. Das sollte Sie jedoch nicht davon abhalten, das Eisenhower-Prinzip konsequent anzuwenden und dementsprechend auch Aufgaben zu delegieren. Denn einerseits entlastet Sie dieses Vorgehen, sodass Ihre zeitlichen Kapazitäten wieder für wichtige und dringende Aufgaben freiwerden. Andererseits geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich selbst weiterzuentwickeln, was sich wiederum positiv auf die Motivation auswirken kann.

Individuellen Arbeitsstil abrunden: Das ideale Zeitmanagement ist Typsache

Wie bereits erwähnt ist die richtige Zeiteinteilung und Selbstorganisation vorrangig von der individuellen Persönlichkeit abhängig. Deshalb kann dieselbe Technik für einige hervorragend funktionieren, während sie für andere lediglich Frust erzeugt. Wie stark sich der Arbeitsstil unterscheiden kann, verdeutlicht die Unterscheidung in die vier DISG-Typen, denen sich auch einige beschreibende Adjektive zuordnen lassen:

• Dominante Personen sind eher energisch, selbstsicher, direkt und ungeduldig, und sie neigen womöglich dazu, andere zu unterbrechen.
• Initiative Personen sind häufig gesellig und gesprächig, begeistern sich schnell, dafür fehlen ihnen jedoch Struktur und Disziplin.
• Stetige Personen sind loyal, ausgleichend und gutmütig, sie trauen sich allerdings weniger zu und blockieren sich leicht selbst.
• Gewissenhafte Personen gehen gern gründlich, logisch und vorsichtig vor, dabei neigen sie zu Perfektionismus und hohen Erwartungshaltungen.

Durch ihre individuellen Eigenheiten haben diese Typen häufig mit unterschiedlichen „Zeitfressern“ zu kämpfen. Selbstverständlich können sich diese allgemeinen Stereotypen an der einen oder anderen Stelle überschneiden. Umso wichtiger ist es, den eigenen Persönlichkeits- und Arbeitsstil kennenzulernen und dementsprechend Optimierungspunkte für ein besseres Zeitmanagement zu identifizieren und zu nutzen.

3 Zeitmanagement-Tipps für den beruflichen Alltag

Neben diesen sehr spezifischen Ansatzpunkten geben wir Ihnen abschließend drei allgemeine Zeitmanagement-Tipps, die gerade bei einer quantitativen Überlastung allzu leicht aus dem Blick geraten. Dennoch können sie dazu beitragen, Zeit zu sparen und Ihre Tagesplanung und Zeiteinteilung zu verbessern:

1. Auf die Zeit achten: Erledigen Sie schwierige Aufgaben, die Konzentration und Sorgfalt erfordern, in den Stunden, in denen Sie am leistungsfähigsten sind. Dazu ein Anhaltspunkt: Viele Menschen haben in etwa von 9 bis 11 Uhr sowie von 15 bis 17 Uhr ihre beiden Leistungshochs am Tag.
2. Zeitfresser verschieben und/oder eliminieren: Unterbrechungen sorgen dafür, dass selbst eine sorgfältige Zeiteinteilung nicht aufgehen kann. Das Abrufen und Beantworten von hereinströmenden E-Mails ist daher für viele der Zeitfresser schlechthin. Deshalb kann es sich in Phasen, in denen Sie hochkonzentriert arbeiten, sehr lohnen, die Benachrichtigungen vorübergehend zu deaktivieren.
3. Zielsetzungen herunterbrechen: Langfristige Projektziele erscheinen auf dem Weg dorthin häufig zunächst unerreichbar – und sie lassen sich als großes Ganzes nicht planen. Setzen Sie sich daher Etappenziele, die Sie zwar fordern, dabei aber realistisch bleiben.

Fazit: Die Investition in Zeitmanagement und Selbstorganisation zahlt sich aus

Im Hinblick darauf, wie weit verbreitet dauerhafter Stress und Überlastungssymptome sind, lohnt es in jeder Hinsicht, das eigene Zeitmanagement im Blick zu behalten. Ob Sie nun mit dem Eisenhower-Prinzip oder anderen Zeitmanagement-Methoden priorisieren: Mit der richtigen Zeiteinteilung können Sie nicht nur alltäglichen Stress reduzieren. Vielmehr erzielen Sie auch bessere Ergebnisse und bringen (wieder) volle Leistung. Letztendlich betreiben Sie damit sogar Gesundheitsprävention, indem Sie Folgeerscheinungen wie Burn-out entgegenwirken.

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Augsburg, 22.04.2020
Online-Redaktion AKADEMIE HERKERT